Workspace Intelligence : Google connecte Gemini à Gmail, Drive, Chat et Calendar en temps réel

Google Workspace franchit une nouvelle étape dans l’intégration de l’IA. À l’occasion de l’événement Google Cloud Next, organisé ce 22 avril, la firme a dévoilé Workspace Intelligence, une couche système qui connecte Gemini à l’ensemble des données de sa suite : Gmail, Chat, Calendar, Drive, ainsi que les applications associées comme Docs, Sheets et Slides. L’objectif affiché est d’éliminer la répétition de contexte à chaque requête. Voici comment se présente la nouveauté.

Ask Gemini in Chat : une interface de commande centralisée

Au centre de ce déploiement, on retrouve Ask Gemini in Chat. Intégrée directement dans Google Chat, cette option correspond à un point d’entrée unique pour interagir avec Gemini sur l’ensemble du périmètre Workspace. L’utilisateur y formule une intention en langage naturel, et Gemini prend en charge l’exécution en s’appuyant sur les données disponibles dans la suite.

Concrètement, Ask Gemini in Chat couvre plusieurs types d’actions : un briefing quotidien qui remonte les tâches prioritaires et les fils non lus, la planification de réunions en tenant compte des disponibilités de l’agenda, la recherche de fichiers par description, la génération de documents et de présentations, ainsi que des connexions à des outils tiers via des connecteurs élargis (Asana, Jira, Salesforce). Le tout sans quitter l’interface de messagerie.

Ce que Workspace Intelligence change dans les autres applications

Au-delà de Google Chat, la couche Workspace Intelligence alimente plusieurs évolutions dans les applications de la suite.

• Google Docs : Gemini peut désormais générer des infographies à partir des données métier de l’organisation, éditer plusieurs images simultanément pour harmoniser le visuel d’un document, et appliquer directement les corrections suggérées dans les commentaires.
• Google Sheets : Gemini est en mesure de construire une feuille de calcul complète à partir d’un prompt et remplit automatiquement des colonnes entières en inférant les données attendues.
• Google Slides : l’IA pourra générer une présentation complète en une seule requête, en appliquant les gabarits et codes visuels de l’organisation (fonctionnalité à venir).
• Gmail : Gemini trie la boîte de réception par priorité et produit une synthèse des informations clés à partir de plusieurs fils de discussion lors d’une recherche.
• Google Drive : l’IA a la capacité d’exploiter les Drive Projects pour accéder au contexte complet d’un projet (fichiers et emails regroupés) et de répondre aux questions sur les fichiers stockés via Ask Gemini.

Google explique :

Souvent, le principal obstacle au démarrage d’un projet réside dans le travail préparatoire manuel : rassembler des notes et fouiller dans les e-mails pour obtenir une première ébauche. Workspace Intelligence récupère vos e-mails, conversations, fichiers et informations pertinentes sur le web afin de transformer vos idées en ébauches professionnelles qui reflètent fidèlement votre style, votre marque et les modèles de votre entreprise.

Des mesures de sécurité strictes

Google a conçu Workspace Intelligence dans le cadre sécurisé de l’infrastructure Workspace existante. L’entreprise détaille plusieurs mesures destinées aux organisations soumises à des contraintes réglementaires ou soucieuses de contrôler l’accès de l’IA à leurs données.

• Les données des utilisateurs ne sont ni utilisées pour entraîner les modèles de Google, ni exploitées à des fins publicitaires.
• Gemini respecte les droits d’accès existants : chaque utilisateur ne reçoit que des réponses fondées sur les contenus auxquels il a déjà accès.
• Le traitement et le stockage des données peuvent être verrouillés géographiquement. Vous pouvez, par exemple, choisir que vos données soient traitées et stockées exclusivement en Europe.
• Le chiffrement côté client permet aux organisations de contrôler l’accès à leurs données les plus sensibles, y compris pour les agents IA et pour Google.
• Les administrateurs peuvent désactiver l’accès de Workspace Intelligence à certaines sources (Gmail, Drive, Chat, Calendar) depuis la console d’administration, au niveau du domaine, d’une unité organisationnelle ou d’un groupe.

Workspace Intelligence est activé par défaut sur les éditions Business (Starter, Standard, Plus), Enterprise (Starter, Standard, Plus), Education Plus, ainsi que sur plusieurs formules Frontline et Essentials. Les modules complémentaires AI Expanded Access, AI Ultra Access et Google AI Pro for Education sont également couverts.