Facturation électronique : les réponses aux questions des freelances

La réforme de la facturation électronique concerne aussi les indépendants, avec deux échéances distinctes : la réception des factures électroniques dès aujourd’hui, et leur émission à partir de septembre 2027. Pour éclairer les principales questions qui remontent du terrain, Sébastien Delenclos, Head of Tax chez Malt, détaille les obligations concrètes qui attendent les freelances.

Tous les freelances sont-ils concernés par la réforme ?

Oui, absolument tous les freelances sont concernés, même s’ils sont en franchise de TVA. Dès lors qu’il y a une activité économique, la réforme s’applique.

Envoyer une facture en PDF par email, est-ce encore possible ?

Pour une facture à une entreprise française (B2B domestique), le simple PDF envoyé depuis une boîte mail ne constituera plus une facture originale valable sur le plan légal et fiscal. L’original devra impérativement être un fichier électronique structuré, ou mixte comme Factur-X, qui transite par une plateforme.

L’administration fiscale a toutefois précisé qu’il reste possible d’envoyer un PDF classique par email à son client, à titre de duplicata ou de copie de courtoisie. Cela peut être utile pour faciliter la lecture humaine de la facture, ou pour pallier un problème technique temporaire du partenaire commercial. Seul le document transitant par la plateforme fera foi en cas de contrôle.

Pour une facture à un particulier (B2C) ou à un client étranger, l’e-invoicing ne s’applique pas. Le freelance pourra donc continuer d’envoyer sa facture en PDF par email de manière légale.

Que doit faire un freelance dès septembre 2026, et qu’est-ce qui n’interviendra qu’en 2027 ?

Le calendrier prévoit deux dates butoirs :

• Au plus tard le 1er septembre 2026 : le freelance a l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques. Il devra donc avoir choisi et ouvert un compte sur une plateforme partenaire agréée (PA, ex-PDP) pour réceptionner les factures de ses propres fournisseurs (logiciels, abonnements pros, etc.).
• Au plus tard le 1er septembre 2027 : l’obligation d’émettre des factures au nouveau format entre en vigueur pour les micro-entreprises et les TPE, ainsi que les obligations d’e-reporting.

E-invoicing et e-reporting : quelle différence concrète pour un freelance ?

L’e-invoicing (facturation électronique) concerne les transactions entre deux entreprises assujetties à la TVA en France (B2B domestique). La facture transite numériquement de la plateforme du freelance vers celle du client.

L’e-reporting (transmission de données) vise deux obligations distinctes. D’une part, la déclaration des transactions quand le freelance facture un client ou reçoit une facture d’un fournisseur établi à l’étranger (B2B international), ou lorsqu’il facture un particulier (B2C). Il n’envoie pas la facture via la plateforme de l’État à son client, mais il doit transmettre à l’administration fiscale un récapitulatif des données de ces transactions. D’autre part, la déclaration des données de paiement : le freelance doit déclarer l’encaissement de ses factures émises. Chaque type d’e-reporting répond à un calendrier propre, dépendant du statut déclaratif du freelance au regard de la TVA.

Un freelance qui ne facture pas de TVA est-il tout de même concerné ?

Oui. Le fait de bénéficier de la franchise en base de TVA (mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ») dispense de collecter la TVA, mais ne dispense absolument pas de l’obligation de facturation électronique.

Seuls les freelances exerçant une activité exonérée de TVA n’auront pas l’obligation d’émettre de facture électronique ni de procéder à l’e-reporting. En revanche, ils resteront soumis à l’obligation de recevoir des factures au format électronique.

Qu’en est-il d’un freelance qui ne facture que des particuliers ?

Il ne fera pas d’e-invoicing, mais il sera soumis à l’e-reporting. Il pourra continuer à remettre une facture de manière classique à son client particulier, mais il devra déclarer les montants encaissés et les données de ces transactions à l’administration fiscale via sa plateforme, selon une fréquence définie.

Comment choisir sa plateforme de facturation ?

Il est impératif de se tourner vers une plateforme agréée (PA) certifiée par l’État. En tant que freelance, le choix doit se porter sur des critères de simplicité d’usage, de gratuité ou de faible coût, et de synchronisation avec son compte bancaire. Le choix devra aussi reposer sur la capacité de l’outil à gérer ses cas d’usage spécifiques, notamment l’autofacturation (ou mandat de facturation).

Les meilleures PA pour la facturation électronique

C’est un enjeu majeur. Par exemple, lorsqu’un freelance réalise une mission via Malt, c’est nous qui émettons la facture en son nom et pour son compte (autofacturation). Il est donc crucial que la solution choisie par le freelance soit capable de s’interfacer avec ce mode de fonctionnement, afin d’intégrer automatiquement ces factures sans exiger de saisie manuelle ni créer de doublons avec ses autres clients. Chez Malt, nous anticipons évidemment ce besoin technique pour que nos freelances bénéficient d’un parcours fluide et 100 % conforme à la réforme, sans charge administrative supplémentaire.

Que se passe-t-il si mon client utilise une autre plateforme que la mienne ?

Cela ne posera aucun problème grâce au principe d’interopérabilité. L’État a mis en place un annuaire central de la facturation électronique. Lorsque le freelance enverra sa facture, sa plateforme interrogera l’annuaire via le numéro SIREN du client et routera automatiquement le document vers la plateforme choisie par ce dernier.

C’est au client d’indiquer au fournisseur son adresse électronique de réception pour les factures électroniques. Par défaut, le fournisseur pourra utiliser celle publiée sur l’annuaire, en général le numéro SIREN.

Qu’est-ce que la réforme change dans la relation avec ses clients ?

C’est l’un des grands bénéfices pour les indépendants : la transparence. La réforme impose un suivi du cycle de vie de la facture. Le freelance sera notifié en temps réel des statuts de traitement : « déposée », « rejetée », « approuvée », jusqu’à « payée ». Cela mettra fin au syndrome de la facture perdue dans les limbes de la comptabilité client et simplifiera grandement les relances.

Que risque un freelance qui ne serait pas prêt à temps ?

Le premier risque est commercial : un client, notamment un grand compte, pourrait bloquer le paiement ou refuser de travailler avec un freelance incapable de lui adresser une facture conforme, car son propre système comptable ne l’acceptera plus.

Le second risque est légal : des amendes sont prévues (500 € en cas d’absence de désignation d’une plateforme agréée, 50 € par facture non conforme ou des pénalités fixes par e-reporting manquant, avec un plafond de 15 000 € par an), même si l’administration a promis d’appliquer un droit à l’erreur au début du déploiement.

Sébastien Delenclos, Head of Tax, Malt

Sébastien Delenclos est International Head of Tax chez Malt, fort de plus de 15 ans d’expérience en fiscalité internationale. Avocat de formation, il a notamment exercé chez PwC en France et à New York ainsi que chez De Gaulle Fleurance & Associés. Sébastien apporte son expertise des enjeux fiscaux liés au développement et à la structuration des entreprises à l’international, en conciliant stratégie globale et mise en œuvre opérationnelle.