DocuWare passe sa GED à l’IA : ce que change le « nouveau DocuWare »

Les entreprises accumulent des documents souvent plus vite qu’elles ne les organisent. Factures, contrats et pièces RH s’empilent dans des outils de gestion électronique de documents conçus pour stocker et retrouver, à condition de connaître le bon mot clé ou la bonne arborescence. L’entrée en vigueur de la facturation électronique ajoute une contrainte de conformité à cet inventaire.

DocuWare déploie une nouvelle version de sa plateforme, annoncée lors de sa conférence partenaires DocuWorld EMEA à Berlin par Michael Bochmann, son directeur des produits et de la technologie. Deux briques d’IA arrivent avec cette refonte, un assistant conversationnel baptisé Aura et des évolutions de son module IDP avec extraction de données qui fonctionne sans entraînement préalable.

Découvrir le nouveau DocuWare

Aura, un assistant branché sur les archives de l’entreprise

Aura répond aux questions posées en en langage naturel sur les documents stockés dans la plateforme. L’utilisateur demande les dossiers clients auxquels il manque une pièce, ou la dernière facture d’un fournisseur donné, sans construire de requête. L’assistant retrouve l’information, la résume, compare deux documents entre eux et indique les sources sur lesquelles il s’appuie.

L’interface propose des points de départ pour ceux qui ne savent pas quoi demander : résumer un document, comparer deux pièces et lister leurs différences, expliquer une notion ou restituer les étapes d’un processus sous forme de tableau. Les tâches de vérification, de suivi de dossier ou de préparation d’audit constituent la cible première de l’assistant, là où le temps passe surtout à retrouver et recouper des pièces.

DocuWare décrit Aura comme un système de RAG agentique. L’assistant va chercher les passages utiles dans les documents du client, puis formule sa réponse à partir de ce seul corpus, sans puiser dans des connaissances extérieures. L’interface invite malgré tout à vérifier les informations importantes. Aura sera accessible aux clients DocuWare Cloud dans la nouvelle version de la plateforme, intégré au produit plutôt que vendu comme un service à part.

Deux modes d’extraction pour les documents entrants

Le module IDP, pour Intelligent Document Processing, reconnaît la nature d’un document reçu, sépare les liasses, extrait les données clés, classe la pièce dans le bon dossier et déclenche le workflow associé. Un devis, une facture ou un bon de livraison sont ainsi identifiés dès leur réception, puis routés vers le service concerné sans intervention de saisie. Sa nouvelle version propose deux méthodes d’extraction, que l’utilisateur choisit selon le flux à traiter :

• L’extraction classique repose sur des modèles entraînés, avec un contrôle complet du paramétrage et des résultats prévisibles sur les formats récurrents,
• L’extraction Zero Shot s’appuie sur l’IA générative et produit un résultat sans apprentissage préalable, puis s’ajuste à partir des corrections des utilisateurs.

Le second mode vise les flux peu standardisés, ceux pour lesquels créer puis entretenir un modèle d’extraction coûte plus de temps que le traitement à la main. La reconnaissance de caractères couvre désormais 20 langues. Une fonction de rapprochement, Master Data Matching, confronte les données extraites aux référentiels de l’entreprise, dans un ERP par exemple, pour les valider ou les compléter avant leur enregistrement.

Une interface refondue et une application mobile

La refonte de l’interface (voir image de une) accompagne ces deux briques. DocuWare l’a construite en visant la conformité aux WCAG, le référentiel international d’accessibilité numérique. L’éditeur annonce une capture de documents simplifiée et un traitement plus rapide au quotidien.

Une application mobile dédiée complète le dispositif. Elle affiche les tâches en attente et permet de traiter la validation d’une facture depuis un téléphone, avec le détail de la tâche, le document et son historique consultables côte à côte. Un collaborateur en déplacement approuve ou rejette une pièce sans repasser par un poste fixe.

Une solution innovante, qui va au-delà de la GED classique

Le chantier de ce nouveau DocuWare situe l’éditeur au-delà de la logique de stockage et de recherche qui a longtemps défini la GED. Le terrain visé est celui de l’automatisation des processus, où la valeur se déplace vers la circulation de la donnée entre les applications, notamment les ERP. Pour les équipes qui traitent des volumes de factures, de contrats ou de dossiers de personnel, cette nouvelle mouture dispose de nombreux points forts.