La boite à outil des agences augmentées par l’IA, par Marie Robin (Fleet Forward)

Avec l’IA, il est très facile de cumuler les abonnements. Un outil testé pour un pitch, un autre recommandé par un créatif, un troisième pris pour une fonctionnalité que le premier a ajoutée entre-temps… Et à la fin du trimestre, personne ne sait plus qui paie quoi, ni pourquoi. Sans parler des fonctionnalités sous-utilisées.

Chez Fleet Forward, dans le cadre de nos activités de conseil en transformation IA pour les agences de communication de 10 à 200 personnes, on a beau se vouloir agnostiques des outils, on a une checklist mentale de ceux qui nous semblent incontournables pour bien travailler avec ses agents IA.

Mon critère pour garder un outil est simple : soit il alimente la mémoire de l’agence, soit un agent IA peut s’y connecter pour agir à la place de quelqu’un qui a mieux à faire. Voici donc le top 10 !

1. Claude, ChatGPT, Dust : la suite IA de l’agence

Ici, je donne trois options, parce que le bon choix dépend de l’agence. Claude Team ou ChatGPT, selon les usages, accompagné de la suite bureautique déjà en place.

Dust est une bonne option quand un client demande de privilégier un éditeur français, car il laisse aux utilisateurs la possibilité de passer d’un modèle à l’autre et présente des options natives intéressantes pour cadrer l’usage de chacun, et faire circuler les bonnes informations d’une équipe à l’autre.

Ce qui compte, c’est d’avoir une seule suite IA partagée que les gens utilisent vraiment plutôt que dix comptes personnels non sécurisés, avec des projets par client, des instructions par expertise métier, des connecteurs vers les autres outils de cette liste.

Sans le contexte propre à votre agence, la meilleure suite du marché produira des réponses génériques : chasser en permanence le dernier modèle est contre-productif.

2. Notion : là où l’agence range ce qu’elle sait

To-do, informations projet, bases de veille, liste des prestataires… Notion sert au knowledge management de l’équipe et il a un avantage décisif en 2026 : ses bases se consultent et se mettent à jour directement depuis ChatGPT ou Claude.

C’est le premier étage de ce qu’on appelle, chez Fleet Forward, l’Intelligence Factory, la mémoire vivante de l’agence.

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3. Fireflies : les réunions qui laissent une trace

Un brief client, un retour sur une recommandation, une décision prise en point d’équipe : en agence, l’essentiel se dit à l’oral et se perd dans la semaine. Fireflies enregistre et transcrit les réunions, et ces transcriptions deviennent la matière que la suite IA peut interroger ensuite (« qu’est-ce que le client a dit sur le budget en septembre ? »). Ils ont des fonctions IA sympa et viennent de dévoiler une option de dictée vocale hors réunions : bye bye Wispr Flow !

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4. Slack : parce que WhatsApp, c’est un casse-tête !

Beaucoup d’agences pilotent encore leurs projets dans des groupes WhatsApp à côté du chat où ils bitchent sur leur boss ou discutent avec leurs copines ! Les informations restent alors dans les téléphones personnels et il est délicat d’y brancher une IA (pas impossible, juste difficilement acceptable chez tous les collaborateurs qui ont leur mot à dire).

Slack, avec un canal par client ou par projet, se branche facilement à la suite IA et aux automatisations. Un compte-rendu de réunion peut y arriver tout seul, une alerte pour vérifier un rendu X ou Y aussi.

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5. Folk : le CRM pour suivre l’effort de prospection

Pour le new business, j’utilise Folk : un CRM léger, agréable, qui convient bien à une équipe commerciale de petite taille et au suivi des relances. L’extension Chrome est pratique pour l’alimenter depuis LinkedIn, et il permet d’envoyer des messages à une liste de contact sans passer par un outil externe. Son API reste limitée, mais ils ont un MCP tout neuf.

Les agences qui veulent aller plus loin sur ce terrain peuvent regarder HubSpot ou Attio pour comparer. Une petite automatisation, du genre « après chaque rendez-vous de prospection, mets à jour mon CRM avec ce qu’il s’est dit durant l’appel », devient aisée, si un outil de transcription était bien présent !

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6. Make : les automatisations simples

Un formulaire rempli qui crée une fiche dans Notion et prévient l’équipe dans Slack : ce genre de scénario se monte dans Make sans développeur. Depuis qu’on peut le relier à Claude, c’est même l’IA qui prépare une bonne partie du scénario. Zapier fait le même travail si vous y êtes déjà.

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7. Tally : collecter le contexte et les feedbacks

Les agents IA ont besoin de contexte, et ce contexte est dans la tête des gens. Tally me sert à le collecter proprement et il est RGPD compliant : je m’en sers pour obtenir des feedbacks après un projet ou une formation, mener un diagnostic light au sein d’une équipe chez un client, faire parler leurs collaborateurs… Simple, rapide à mettre en forme, et les réponses s’insèrent où vous le souhaitez grâce à une automatisation Make.

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8. Brevo : la newsletter de l’agence

Brevo gère la newsletter de l’agence et son offre gratuite suffit pour bien démarrer. Je le garde parce qu’une agence qui partage régulièrement ses convictions et ses actualités travaille sa présence à l’esprit et aménage des opportunités de prise de contact. Il peut aussi être utilisé pour automatiser l’envoi d’emails à la suite du téléchargement d’une ressource, à la participation à un webinaire…

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9. Magnific : le hub créa

Vous pouvez opter pour un seul abonnement créatif plutôt que cinq. Magnific donne accès à plusieurs modèles et réunit les fonctionnalités dont un studio a besoin : génération d’image, de vidéo et de son, upscaling, inpainting, images de référence, entraînement d’un style, moodboard, workflows nodaux. Je le retiens aussi pour ses conditions d’utilisation, un point que trop d’équipes regardent après coup.

Certaines fonctions utiles manquent, comme la possibilité de suivre les dépenses en tokens par projet client.

Attention, si l’outil présente de multiples fonctionnalités, il ne remplace ni l’œil d’un directeur artistique, ni un bon brief. Et pour les marques qui veulent s’équiper : le meilleur résultat vient quand vous produisez avec votre agence, sur des règles de marque partagées.

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10. Canva ou Figma : produire à la charte

Une fois les templates posés à la charte, tout le monde peut décliner sans repasser par le studio : Canva pour les équipes qui ne sont pas designers, Figma quand le studio veut garder la main sur le système.

Le MCP Canva n’est pas parfait, l’édition de documents depuis Claude ou ChatGPT est encore laborieuse à ce stade.

Je sais qu’on n’a dit que 10 outils, mais si une marque me lit, regardez aussi ce que propose Pletor : leurs templates prêts à l’emploi et workflows qui vont se brancher à des données externes (ex: Meta Ads) seront utiles pour vos déclinaisons simples qui demandent du volume !

L’abonnement que je ne paie pas

Je n’ai pas d’application de montage dédiée, ne faisant que des montages simples. Couper, assembler, sous-titrer une vidéo courte : Claude et ChatGPT s’en chargent désormais correctement. Je garde un monteur humain pour tout ce qui demande du rythme et du goût.

Et j’utilise mon abonnement Tella pour produire des petites vidéos explicatives en partage d’écran (en contenu ou pour collaborer en asynchrone), leur MCP est pratique.

Je n’ai pas non plus d’abonnement pour générer des slides IA : en briefant correctement Claude ou ChatGPT, avec éventuellement Figma si vous avez un template précis à suivre, vous avez tout ce qu’il vous faut !

Ce que je retiens

Dix outils, c’est déjà beaucoup, et j’ai eu du mal à m’y tenir. Ceux que j’ai gardés ont un point commun : chacun alimente ou utilise ce que l’agence sait de ses clients, de ses projets et de sa façon de travailler.

Tant que ce savoir n’est écrit nulle part, les abonnements s’empilent et les résultats restent moyens.

Le jour où il est structuré, vos outils trouvent leur place dans votre Agency OS : une suite d’agents métier qui lisent et écrivent dans vos outils et communiquent entre eux. Gardez toujours dans la boucle un humain exigeant, capable de valider ou de challenger une direction. Ses retours alimentent votre Intelligence Factory, la mémoire vivante de l’agence, unique et incopiable.

Marie Robin, Fondatrice et Chief Strategy Officer, Fleet Forward

Marie Robin est la fondatrice de Fleet Forward, un cabinet de conseil et collectif de freelances spécialisé dans la transformation IA des agences créatives et des équipes marketing. En 18 mois, elle a mené plus de 50 entretiens avec des dirigeants d’agences créatives françaises, formé plus de 800 professionnels (Buzzman, Campari Group, EssilorLuxottica, Auditoire…) et accompagné une quarantaine d’agences dans leur stratégie de transformation IA et l’implémentation de solutions custom (Steve, ZComme, La Netscouade, Mouton Noir, Just Happiness…). Elle partage ses analyses entre Paris et San Diego.