Notes de frais

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Un logiciel de notes de frais permet de gérer toutes les notes de frais associées aux dépenses des salariés dans un cadre professionnel : déplacements, frais kilométriques, repas, voyages d’affaires, logements…. Une note de frais fait office de justificatif et peut être présentée sous la forme d’un document papier ou au format numérique. L’objectif est de centraliser l’ensemble des dépenses professionnelles avancées par le salarié et qui doivent être remboursées par l’employeur.

Les outils de notes de frais regroupent les dépenses au sein d’une même plateforme, et facilitent leur remboursement, tout en assurant un gain de temps et une liaison avec les logiciels de comptabilité. Dans la plupart des cas, les logiciels de notes de frais sont accessibles depuis un smartphone, afin de permettre aux salariés d’enregistrer leurs notes de frais lors de leurs déplacements.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais ?

Les solutions de notes de frais offrent plusieurs fonctionnalités :

• Dématérialisation des notes de frais : les logiciels permettent de numériser les notes de frais, en prenant en photo les différents justificatifs de dépenses (factures, reçus, etc.). Ainsi, tous les documents sont accessibles en ligne par le salarié et les équipes RH, depuis tous les appareils.
• Remboursement des frais : lorsqu’une note de frais est approuvée par le service RH ou financier, les salariés sont directement remboursés sur leur compte, via virement SEPA.
• Suivi des dépenses : il est possible de suivre les frais en temps réel, et d’identifier les sources de dépenses les plus conséquentes ainsi que leurs impacts sur le budget global.
• Calcul des kilomètres : la plupart des solutions de notes de frais proposent de calculer les frais kilométriques lors de déplacements professionnels, ce qui facilite les remboursements.
• Carte de paiement : il est possible d’ajouter des cartes de paiement, physiques ou virtuelles, afin d’unifier les transactions et de proposer un budget prédéfini aux salariés.
• Archivage : certains outils proposent une fonction d’archivage à valeur probante, qui permet de conserver les notes de frais dématérialisées et d’assurer leur valeur légale.

Les différents types de frais indemnisés via une note de frais

Il existe différents types de frais qui doivent être remboursés par l’entreprise lorsque la dépense est effectuée dans un cadre professionnel :

• Frais de déplacement : les trajets en transports (voiture, train, avion, autres types de transports en commun…) ainsi que les frais de carburant (frais kilométriques), les péages et les frais de parking sont des dépenses prises en charge par l’employeur.
• Frais d’hébergement : dans le cadre d’un grand déplacement, loin du domicile du salarié (plus de 50 kilomètres), l’employeur doit prendre en charge les frais d’hôtel engendrés.
• Frais de nourriture : les frais de repas font partie des dépenses remboursées par l’entreprise. Le salarié devra justifier les dépenses à l’aide de l’addition, qui indique le nom du restaurant et la date exacte de la transaction.
• Achat de matériel : le matériel acheté dans un cadre professionnel peut être remboursé par l’entreprise.

À noter que l’entreprise peut proposer 2 types de remboursement, à savoir le remboursement des frais réels (tous les frais engendrés sont entièrement dédommagés), et le remboursement des frais forfaitaires (un montant fixe remboursé chaque mois, déterminé via le barème de l’URSSAF, et qui ne nécessite pas de justificatifs). L’entreprise peut ensuite récupérer la TVA liées aux notes de frais des employés.

Les mentions légales d’une note de frais

Pour qu’une note de frais soit validée par le service comptabilité de l’entreprise, celle-ci doit contenir plusieurs mentions, à savoir : la date de la note de frais, le motif de la dépense, le lieu et la description des frais (raison de la dépense).

Il est important de savoir qu’aucune forme n’est clairement définie pour effectuer une note de frais. Mais la dématérialisation des notes de frais, via un logiciel, permet de faciliter nettement la gestion des frais engagés et les remboursements associés.

Quels outils pour gérer vos notes de frais ?

Selon les besoins, vous pouvez vous tourner vers des solutions telles que Wallester, Cleemy Notes de frais, Neo, Spendesk ou Rydoo. La plupart des outils de notes de frais sont payants, mais il est souvent possible de bénéficier d’une période d’essai pour tester le logiciel. Jenji propose également une version gratuite, mais avec des fonctions limitées.