GED

Choisir un logiciel GED

Un logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) est essentiel pour les entreprises en pleine transformation digitale. Cet outil de gestion de contenu permet la dématérialisation et l’archivage numérique de l’ensemble des documents (physiques ou non) d’une structure tels que des bons de commande, des notes de frais, des devis, des factures ou encore des fiches de paie. Il permet ainsi la numérisation de ces documents et assure leur traçabilité.

Une solution GED va prendre en charge le cycle de vie d’un document, de son acquisition (créer, enregistrer, classer, indexer le document) à sa diffusion auprès de son ou ses destinataires, en passant par son traitement et son stockage. Ces logiciels sont utilisés par tous les types d’entreprise qui souhaitent se digitaliser (TPE, PME, ETI ou grands groupes), et dans différents services : comptabilité, finances, ressources humaines, ventes, etc.

Hormis une dématérialisation et une meilleure gestion de vos documents, un logiciel GED vous permet également un gain de place (via la numérisation des documents papier), une sécurisation des documents (moins de risques liés à la  perte de fichiers),  ou encore une communication améliorée (pour vos collaborateurs et vos clients).

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

Des logiciels de GED tels que Zeendoc, Youdoc ou encore DocuWare proposent des fonctionnalités similaires :

• Intégration des documents : de nombreux types et formats de documents (PDF, Word, Excel, image, vidéo…) peuvent être intégrés à votre logiciel de gestion électronique de documents, à partir de différentes sources (fichier scanné et dématérialisé, applications métiers, Microsoft Office, serveur de messagerie, etc.). Souvent, les logiciels de GED permettent à vos collaborateurs d’ajouter des documents, mais également aux parties prenantes externes à l’entreprise (clients, fournisseurs, etc.)
• Gestion des flux de documents : l’ensemble de vos documents sont centralisés au même endroit. Les fichiers sont indexés automatiquement au sein de votre référentiel, et il est aussi possible de retrouver facilement vos documents grâce à la saisie de mots clés dans le moteur de recherche interne. Les solutions de gestion électronique de documents sont adaptées au travail collaboratif, elles vous permettent notamment de paramétrer des droits d’accès en fonction des utilisateurs, et de les partager avec vos contacts internes et externes.
• Annotations : les logiciels GED vous permettent d’ajouter des annotations et corrections aux documents partagés. Certains logiciels vous offrent également la possibilité d’ajouter une signature électronique. Vous bénéficiez d’une traçabilité précise qui indique toutes les modifications et différentes versions existantes d’un même document.
• Dématérialisation de vos formulaires : vous pouvez convertir vos formulaires papier au format numérique. Vous pouvez également créer vos formulaires, en insérant tous types de champs. Une solution GED traite le cycle de vie des documents de votre entreprise de A à Z (acquisition, validation, indexation).
• Automatisation des processus : vous pouvez créer des workflows afin d’accélérer les processus de validation et de traitement des documents, pour gagner en productivité. Concevez des circuits linéaires ou conditionnels d’approbation à destination de vos collaborateurs ou encore assignez des tâches aux membres de votre équipe avec des délais associés.

Quel logiciel GED utiliser ?

Si vous souhaitez dématérialiser les documents de votre entreprise pour bénéficier d’une gestion électronique de vos fichiers, vous pouvez vous appuyer sur des solutions telles que Zeendoc, DocuWare, OpenBee ou Youdoc. Si vous prévoyez un volume important de fichiers et d’interlocuteurs, vous pouvez également vous tourner vers le logiciel GED Daryus.

À noter que la plupart des logiciels GED sont payants, mais proposent une démo gratuite et s’adaptent à vos besoins (nombre de documents, d’utilisateurs, etc.).