Comment recevoir des fichiers volumineux avec TransferNow
Recevoir des fichiers volumineux se révèle souvent plus laborieux que de les envoyer. Tour d’horizon des méthodes proposées par TransferNow pour collecter des fichiers lourds auprès de clients et de prestataires.
Pièces jointes éparpillées, liens morts, problèmes de confidentialité… En entreprise, recevoir des fichiers peut se révéler plus chaotique que d’en envoyer. Pour éviter les frictions quotidiennes, TransferNow a tout simplement « inversé la logique de l’envoi ». Le service, créé en 2013, fournit aux clients comme aux prestataires un espace de dépôt, où ils peuvent téléverser leurs fichiers en toute sécurité. Et ce, sans créer de compte. On vous explique.
Pourquoi est-il plus compliqué de recevoir des fichiers volumineux que de les envoyer ?
Lorsqu’on transmet un fichier volumineux, la marche à suivre est familière, presque automatique : on sélectionne un outil, on crée un lien et on précise le destinataire. La réception d’un fichier, en revanche, peut s’avérer bien plus chaotique. « C’est une galère universelle et sous-documentée », estime l’éditeur français. L’interlocuteur peut hésiter sur le service à utiliser, les fichiers peuvent arriver par différents canaux, la boîte de réception peut être saturée et les versions peuvent se mélanger. De quoi générer, immanquablement, une série de relances qu’on aurait pu s’épargner.
La friction peut surprendre, tant la situation est banale. « Le problème inverse de l’envoi n’est presque jamais traité, alors qu’il fait partie du quotidien des professionnels du digital », renchérit l’un des acteurs de référence du transfert de fichier. En effet, les cas de figure ne manquent pas : des assets à récupérer en début de mission, des rushs de plusieurs contributeurs à rassembler pour un montage, des photos d’un événement éparpillées entre WhatsApp, Gmail et Google Drive…
Les trois méthodes de TransferNow pour collecter des fichiers volumineux auprès d’un client ou d’un prestataire
Pour remédier au problème, TransferNow propose trois approches, répondant à différents besoins. Elles sont toutes accessibles depuis son interface dédiée à la réception de fichiers volumineux.
La demande de fichiers par email, pour un besoin ponctuel
La fonctionnalité génère un lien d’upload unique, qui peut être transmis par email à plusieurs interlocuteurs. Ces derniers pourront y déposer des fichiers pouvant atteindre 5 Go. Chaque dépôt est ainsi tracé et rattaché à la bonne personne, ce qui évite d’avoir à deviner qui a envoyé quoi. Une notification par email vous prévient dès qu’un fichier est déposé. Cette méthode répond davantage aux besoins ponctuels, selon TransferNow.
Le lien de dépôt sécurisé, pour une collecte récurrente
TransferNow génère un lien de dépôt sécurisé, que vous pouvez ensuite intégrer à votre site, glisser dans votre signature email ou partager par message. Vos interlocuteurs, identifiés via un formulaire de collecte, peuvent y déposer des fichiers dont la taille maximale dépend de votre abonnement : jusqu’à 250 Go si vous disposez de l’offre Premium, 500 Go avec le forfait Team. Chaque dépôt déclenche une notification. Cette méthode est à privilégier lorsque la réception de fichiers est récurrente.
Le widget intégré au site, pour une méthode installée
Le pionnier français du transfert de fichiers depuis 2013 permet aussi d’intégrer le formulaire de réception directement sur le site de l’entreprise, sous forme de widget. Compatible avec la plupart des sites et des CMS, il s’installe via une simple ligne de code HTML et se personnalise entièrement. Les champs comme l’apparence se configurent depuis l’espace de l’utilisateur. Les clients ou prestataires déposent alors un fichier sans quitter votre site, et l’ensemble est centralisé dans votre tableau de bord.
Les fonctionnalités de création d’un lien d’upload ou d’un lien de dépôt sécurisé sont totalement gratuites. La personne qui dépose les fichiers n’a, elle, aucun compte à créer sur la plateforme. Pour les exploiter, n’hésitez pas à consulter notre tutoriel, qui vous accompagnera étape par étape tout au long du processus.
Les avantages des méthodes de collecte proposées par TransferNow
Les différentes méthodes de TransferNow apportent plusieurs garanties qui simplifient le quotidien des professionnels du digital recevant beaucoup de fichiers :
- Un accès sans compte ni installation côté expéditeur : votre interlocuteur dépose ses fichiers en quelques clics, sans étape préalable.
- Un point de collecte unique : tous les fichiers volumineux sont automatiquement acheminés vers un espace centralisé.
- Une notification à chaque dépôt : dès qu’un fichier est déposé, vous recevez une alerte immédiate, éliminant ainsi la nécessité de vérifier manuellement.
Une analyse antivirus automatique
Chaque fichier téléversé passe par une analyse antivirus automatique avant d’être mis à disposition. Cela protège à la fois la personne qui collecte et l’expéditeur. Les dépôts peuvent également être protégés par un mot de passe.
Un canal de réception permanent et personnalisable
Contrairement à la plupart de ses concurrents, TransferNow offre à ses utilisateurs disposant d’un compte un canal de réception permanent. Un lien de dépôt sécurisé, qui peut s’intégrer à une signature email, ou un widget, qui s’installe directement sur le site. Dans les deux cas, les formulaires de dépôt sont entièrement configurables, des champs texte aux listes déroulantes en passant par les cases à cocher. Avec ces deux méthodes, « on ne collecte plus seulement des fichiers, mais des dépôts qualifiés », rappelle l’éditeur.
L’avantage, c’est que chaque dépôt est contextualisé : il intègre le nom du projet, la référence client ou le type de livrable. Pour une équipe qui reçoit des dizaines de fichiers volumineux chaque jour, le gain de temps se mesure vite, entre le tri manuel évité et les allers-retours en moins pour réclamer une information manquante.
Les garanties de TransferNow en matière de sécurité et d'hébergement
- Chiffrement TLS 1.3 et AES-256.
- Hébergement en Europe avec choix du pays, dont la France.
- Les fichiers et données ne sont jamais utilisés pour entraîner les modèles d’IA.
- Les données ne sont pas cédées ou revendues à des tiers.
Les questions fréquentes sur la réception de fichiers volumineux avec TransferNow
Comment demander des fichiers à un client ?
Il suffit de lui transmettre par email un lien de dépôt unique, ou de lui partager un lien de dépôt permanent et sécurisé, via le canal de votre choix. Dans les deux cas, le client accède à ce lien et y dépose ses fichiers.
La personne qui envoie des fichiers doit-elle créer un compte ?
Non. Le dépôt s’effectue sans inscription ni installation. Seule la personne qui collecte a besoin d’un compte pour accéder aux fonctionnalités avancées de la plateforme.
Comment intégrer un formulaire de dépôt sur son site ?
Le widget s’installe sur le site de l’entreprise et peut être aligné sur son identité visuelle. Il s’ajoute via une simple ligne de code HTML, ce qui le rend compatible avec la plupart des sites et des CMS.
Peut-on demander des informations en même temps que les fichiers ?
Oui, grâce au formulaire personnalisable. En ajoutant des champs texte ou des cases à cocher, chaque dépôt intègre toutes les informations utiles, comme le nom du projet ou le type de livrable. Le fichier arrive ainsi déjà rattaché à son contexte.
