Paie

Choisir un logiciel Paie

Un logiciel de gestion de la paie permet de gérer et d’automatiser des processus liés aux ressources humaines. Ce type d’outils aide à la gestion administrative du personnel en facilitant l’édition et l’envoi des bulletins de paie, notamment grâce à la dématérialisation des fiches de paie. Ils permettent également au service RH de gérer les déclarations obligatoires.

Ces outils répondent aux besoins des entreprises qui souhaitent opter pour un gestionnaire de paie interne, contrairement à l’externalisation de la paie qui implique de déléguer la gestion des salaires à un prestataire externe tel qu’un expert-comptable. Certaines solutions de gestion de la paie proposent cependant les deux options. Il existe des logiciels de paie pour répondre aux différents besoins des entreprises, selon leur taille (TPE, PME, ETI ou grande entreprise) et leurs effectifs.

Les logiciels de paie, comment ça fonctionne ?

Un logiciel de paie centralise l’ensemble des informations d’une entreprise et des salariés. Ce type de solution permet ainsi de collecter les éléments variables de paie et vérifier leur prise en compte. À partir de ces éléments, l’outil peut ainsi gérer la paie en générant des bulletins de salaires, des déclarations sociales nominatives (DSN) ou encore prendre en charge le prélèvement à la source. La plupart de ces logiciels permettent également le suivi et la gestion du temps, en comptabilisant les heures travaillées et heures supplémentaires, en répertoriant les congés et les absences en général. Ils facilitent également la gestion des contrats de travail.

On identifie deux types de logiciels de paie :

• On-premise ou monoposte : il s’agit de gestionnaires de paie qui sont physiquement installés sur les serveurs d’une entreprise. Dans ce cas, l’utilisateur acquiert une licence auprès de l’éditeur du logiciel.
• En mode SaaS : le logiciel est installé sur les serveurs de l’hébergeur et accessible à distance via n’importe quel navigateur web. Dans ce cas, l’utilisateur souscrit un abonnement.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie ?

Des outils tels que PayFit, Agipaie, ADP, Bestpaye ou encore OnPay proposent des fonctionnalités similaires. Celles-ci concernent :

• Gestion des salariés : ces logiciels permettent de créer des fiches répertoriant les principales informations des salariés (nom, prénom, civilité, rémunération, convention collective, etc.) et de l’intégrer à des plannings composés de grilles horaires hebdomadaires.
• Gestion sociale : un tableau de bord regroupe les absences, les congés payés, les RTT, les CDD/CDI, les titres de transport, les contrats de mutuelle, les conventions collectives, les cotisations sociales, etc. Des indicateurs qui permettent également d’analyser votre masse salariale.
• Création et distribution d’un bulletin de paie : le traitement de la paie est possible depuis l’interface de l’outil en reprenant les informations nécessaires (heures de travail, primes, absences, notes de frais, prélèvement à la source, etc.). Il est ensuite possible d’envoyer automatiquement aux employés leurs bulletins de salaire dématérialisés. Les logiciels de paie proposent également un archivage sécurisé des fiches de paies, la saisie et modification des variables de paie ou encore l’intégration automatique des écritures de paies dans la comptabilité.
• Espace salarié : ce type de solution permet aux employés de consulter leur bulletin de paie, leurs congés ou RTT acquis et en cours d’acquisition, de demander leurs congés et d’obtenir la validation de leurs managers, d’ajouter des notes de frais ou encore saisir leur temps de travail.
• Analyses et reportings : il est possible d’accéder à des graphiques et exports sur vos activités (exports comptables, rapports personnalisables, etc.).

Les logiciels de gestion de la paie gratuits

La plupart des logiciels de paye tels que PayFit, OnPay ou encore EBP ne sont pas gratuits. Cependant des solutions comme OpenPaye ou Agiepaie proposent des versions d’essai gratuites. À noter que la souscription à ce type de services se fait souvent sur devis car les fonctionnalités sont entièrement modulables en fonction des besoins des entreprises. À savoir que des éditeurs de logiciels comme Sage ou encore Cegid disposent également de plusieurs progiciels qui s’adaptent aux besoins spécifiques d’une organisation.