Visioconférences : conseils et bonnes pratiques pour les équipes B2B et commerciales

Afin d’en savoir plus sur le sujet, nous avons interrogé Enola Vedovotto, responsable marketing et communication chez Verticalls, une solution française qui propose une application pour Microsoft Teams de visioconférence spécifiquement conçue pour les équipes commerciales.

Vous avez déployé une plateforme de visioconférence dédiée aux équipes B2B et commerciales. Quels sont leurs besoins particuliers ? Et pourquoi les outils classiques ne sont pas toujours adaptés ?

Les équipes B2B, eux, ont besoin d’outils performants qui correspondent à leurs missions. Plus les outils sont adaptés, plus les équipes gagnent du temps. Ce temps libéré permet ainsi à l’équipe de se concentrer sur les tâches essentielles et à forte valeur ajoutée.

Pour prendre un exemple concret, un commercial perd énormément de temps à effectuer des tâches administratives et redondantes, telles que la mise à jour du CRM. Avec l’automatisation de cette tâche, celui-ci peut se concentrer sur la vente.

Autre sujet important, pour les équipes commerciale et marketing : la nécessité d’avoir des données chiffrées et qualifiées. Le but de ces données est simple : créer les audiences cibles à prioriser et donc améliorer les résultats des campagnes et générer plus de leads.  Pour construire ces audiences, les équipes marketing se basent souvent sur les données CRM. Mais ce dernier est souvent trop peu qualitatif, parce que justement mal rempli par les équipes commerciales.

Les différents outils utilisés par les équipes commerciales et marketing doivent donc impérativement être connectés au CRM et partager le maximum de données pertinentes.

Plus globalement, les équipes ont besoin d’outils communs afin de gagner du temps et d’avoir des données cohérentes, qui fluidifient la communication et le partage d’informations. Plus les équipes gagnent du temps, plus elles peuvent se concentrer sur les tâches majeures de leur métier, comme la vente pour les commerciaux.

Est-ce qu’une visio ratée peut aujourd’hui faire perdre des clients ou des opportunités commerciales aux entreprises ?

Les objectifs d’une visioconférence sont multiples : organiser des réunions, des conférences, des rendez-vous client, générer des ventes ou encore faire des formations à distance.

Plusieurs points sont à respecter pour vraiment donner de la valeur à une réunion :

• Avoir un leader : c’est celui qui amène le sujet et surtout recentre les conversations pour atteindre le but de la réunion.
• Définir au préalable l’objectif de la réunion.
• Savoir qui est votre interlocuteur et pourquoi il vient à cette réunion, ce qu’il en attend et ce que vous pouvez lui apporter.
• Avoir tous vos documents à jour et disponibles, pour éviter les pertes de temps et les partages ratés de PowerPoint.
• Préparer un compte-rendu et partager les documents après la réunion : il est essentiel de fournir les documents montrés lors de la réunion à l’interlocuteur ainsi qu’un compte-rendu. Cela augmente l’expérience client et prouve que vous avez écouté et compris votre invité.

Si une visioconférence ne possède pas ces principaux points, elle ne fonctionnera pas, tout comme un rendez-vous physique qui n’est pas préparé. Votre interlocuteur et votre projet, ou votre prospection commerciale, en pâtira.

Quels sont vos conseils concrets pour des visios « business » et commerciales réussies ?

Il faut avant tout bien connaître son invité et son entreprise dans le détail : fonctionnement, types de produits ou services vendus, qui est décisionnaire…  Vous devrez aussi bien connaître les attentes du client. Pour cela, ne monopolisez pas la parole, au contraire ! Posez autant de questions que nécessaire pour savoir comment diriger le meeting et vers quel sujet vous devez axer votre discours.

Si vous ne faites que lire votre argumentaire commercial sans vous préoccuper de votre interlocuteur, vous perdrez la vente.  On ne le répétera jamais assez, mais une bonne préparation de réunions est la clé d’un meeting réussi.

C’est pourquoi il est essentiel d’avoir des documents à jour et une connaissance parfaite de vos concurrents et de votre marché. Cela vous permettra d’être vu comme un expert par votre prospect.

Avec la généralisation de la visio, y a-t-il encore de la place pour les rendez-vous de « terrain » ?

Bien sûr, rendre visite à une personne en direct et toujours appréciable ! Cela rajoute de l’humanité et un vrai moment d’échange, de rencontre et de partage.
La visioconférence, elle, permet avant tout de gagner du temps pour des rendez-vous qui ne nécessitent pas un déplacement. Cela permet notamment de gagner du temps sur des prospects dont vous considérez que les chances de signature sont faibles.

Grâce à la visioconférence, vous pouvez facilement qualifier des rendez-vous et gagner du temps.

Vous avez justement créé Verticalls pour les équipes commerciales et B2B. En quoi la solution permet-elle d’être plus efficace ?

Verticalls est une application pour Microsoft Teams. Elle a justement été pensée pour augmenter la productivité des équipes.

L’outil permet d’abord de s’organiser en amont des réunions. Nous avons en effet remarqué que de nombreuses personnes ne préparent pas assez leur meeting.  Verticalls aident, dans un premier temps, à organiser les réunions en visioconférences en proposant des outils adaptés en fonction des sujets à aborder.

L’outil permet notamment de créer des questionnaires afin de qualifier votre interlocuteur dès les premiers instants du rendez-vous, grâce à une liste de questions. Nous permettons aussi l’intégration d’un script de vente pour structurer votre meeting par étapes minutées. Nous intégrons aussi des outils de veille concurrentielle et un argumentaire qui sert « d’anti-sèche » et contre chaque objection.

Et pour faire gagner un maximum de temps aux équipes, nous proposons aussi la retranscription automatique des réunions, ainsi qu’une connexion au CRM.

Tous ces outils sont évidemment utiles pendant l’échange et permettent de créer des meetings rythmés, et d’avoir toutes les données nécessaires pour appuyer les discours commerciaux.

Enfin, à la fin du meeting, les comptes-rendus sont directement générés et envoyés à l’invité et à l’organisateur, ce qui permet encore une fois de gagner du temps et de se concentrer sur les tâches essentielles.

Verticalls analyse aussi la totalité de vos rendez-vous et retranscrit les paroles de chaque interlocuteur. Grâce à ces analyses, il est beaucoup plus simple de comprendre les besoins des clients, les performances des équipes, mais aussi d’améliorer vos supports et documents de communication et marketing.

Est-ce que ces échanges commerciaux sont en train de devenir de plus en plus techniques et « data centric » (synchronisation avec CRM, analyse date des échanges… ) ?

Avec les nouvelles technologies et les nouveaux processus, de plus en plus de logiciels sont à même de calculer les performances d’une entreprise et donc d’avoir des objectifs beaucoup plus précis et atteignables rapidement.

Pour remplir ces différents objectifs, les commerciaux doivent être beaucoup plus structurés et commencer à travailler de plus en plus avec les équipes marketing pour avoir des données chiffrées.

Ces nouveaux processus peuvent se montrer déroutants pour les équipes commerciales, mais ils ne sont pas compliqués à mettre en place. En alignant les équipes marketing et commerciales, vous réussirez à gagner en temps et en productivité, et cela aura un impact fort sur les performances de l’entreprise.