Visioconférence

Choisir un logiciel Visioconférence

Un outil de visioconférence organise des réunions virtuelles pour collaborer à distance avec ses équipes, à défaut de réunions physiques. Avec un outil de visio, concrètement, la connexion se fait en quelques clics : une salle de visioconférence accessible en ligne devient un espace de travail virtuel. Le lancement d’une réunion passe par le partage d’un simple lien aux collaborateurs, qui rejoignent la conférence via un navigateur ou via un logiciel de visioconférence déjà installé sur leur ordinateur. Des appels de groupe audio et vidéo HD s’organisent de façon professionnelle avec un grand nombre de participants grâce à ces outils de vidéoconférence.

Une solution de visioconférence s’avère utile que ce soit pour la gestion de projets collaboratifs ou pour du e-learning en face-à-face virtuel. Les participants activent leur micro ou leur webcam pour interagir avec les autres et s’exprimer via une messagerie instantanée. L’animateur partage son écran à l’ensemble des participants. Ces options de conf call soutiennent la communication et le travail collaboratif lors des réunions à distance.

Les outils de visioconférence professionnels

Pour organiser des meetings ou des webinaires professionnels, des outils de visioconférence comme Zoom, Google Meet, Webex ou GoToMeeting offrent une qualité audio et vidéo nécessaire aux entreprises pour communiquer à distance ou télétravailler. Ces outils nécessitent une bonne connexion internet, la bande passante étant très sollicitée par les fonctionnalités vidéo en haute définition.

Ces outils sont en mesure de créer des réunions virtuelles avec des centaines de participants, voire des milliers, contrairement à des applications de messagerie (Facetime, WhatsApp, Messenger, etc) où les appels vidéo ont un nombre plus limité de participants. Ces solutions de visioconférence pour les entreprises possèdent également un haut niveau de sécurité avec un chiffrement de bout en bout pour garantir la confidentialité des conversations dans les salles de réunion en ligne.

Les fonctionnalités principales des outils de visioconférence pour les pros sont les suivantes :

• Appel audio : les appels audio s’organisent avec les microphones activés des participants. L’animateur de la réunion coupe les micros des autres participants s’il le souhaite, pour éviter des bruits parasites pendant sa prise de parole.
• Appel vidéo : chaque participant active ou désactive sa webcam. Des outils comme Zoom et Google Meet proposent un service vidéo full HD, avec des options pour personnaliser ou flouter son arrière-plan.
• Partage d’écran : l’animateur partage son écran pour lancer une présentation PowerPoint ou pour partager un document. Le partage multi-écrans est aussi possible, avec plusieurs écrans partagés simultanément.
• Messagerie instantanée : ce chat en direct laisse l’ensemble des participants interagir par écrit à n’importe quel moment de la réunion.
• Sondage : des sondages recueillent l’avis des participants, pour un contenu interactif qui maintient l’attention de l’audience.
• Enregistrement de réunion : des outils de visioconférence comme Zoom enregistrent les réunions localement ou sur le cloud, avec les transcriptions associées.

Les outils pour créer des webinaires

Les outils de visioconférence organisent aussi des webinaires (webinar en anglais), appelés aussi web-conférences. Ces événements en ligne, gratuits ou professionnels, sont organisés par un ou plusieurs animateurs à destination d’une audience ciblée.

Des outils complets comme Livestorm couvrent la création et la diffusion de webinars : invitation personnalisée, live chat, partage d’écran en un clic, sondages, analyse de l’audience, etc. Ces outils diffusent aussi des replays des webinars à destination de ceux qui n’auraient pas pu suivre la conférence en direct.

Les outils gratuits de vidéoconférence

Concernant les services de visioconférence gratuits, Zoom et Google Meet, deux leaders du marché, proposent une version gratuite pour passer des appels vidéo, avec un nombre de participants et une durée de réunion limités. GoToMeeting propose aussi un essai gratuit avant le passage à une offre payante.

En alternative à Zoom, des solutions de visioconférence open source et sécurisées comme Jitsi Meet créent une conférence en ligne gratuite avec plusieurs participants, sans limite de temps annoncée sur la version de base. Ce type d’outil s’intègre aussi à Slack, un atout pour une équipe qui centralise déjà ses échanges sur cette messagerie.

Choisir selon ses critères

Quelques conseils reviennent avant de choisir un logiciel de visioconférence : comparer le nombre de participants autorisé, la durée maximale d’une réunion en version gratuite, le prix du plan payant, ou encore les intégrations avec d’autres outils de l’entreprise. Les limites varient fortement d’un éditeur à l’autre, notamment sur la durée des appels en formule gratuite.

La question de la sécurité et de la souveraineté des données entre aussi en jeu, en particulier pour les échanges soumis au Cloud Act américain. Des solutions comme Visio, l’outil souverain de la DINUM, ou des plateformes européennes comme Starleaf et Pexip, répondent à ce besoin en hébergeant les données en France ou en Europe.