Yousign : signez vos documents en ligne en toute sécurité

Aujourd’hui, la signature de document est un processus long qui peut vite devenir fastidieux selon le nombre de documents à signer et de collaborateurs impliqués. Une tâche chronophage qui peut se transformer et véritable charge et nuire à l’essentiel : la productivité de vos équipes.

La solution française Yousign propose un service complet qui permet de signer et de faire signer des documents en ligne rapidement, tout en certifiant une valeur légale et en proposant un stockage sécurisé. Faire signer des documents devient rapide et simple.

Gagnez en productivité avec le guide de la signature électronique

Un processus simple et rapide pour tous vos documents

Préparation des documents

L’utilisation de Yousign se veut pratique et offre un gain de temps énorme. L’interface se prend en main rapidement et la signature d’un document se fait en quelques étapes seulement.

Commencez par créer une nouvelle invitation en ajoutant le ou les documents PDF à signer. Le process se fait facilement grâce au système de glisser-déposer, mais vous pouvez aussi importer des fichiers depuis votre device (ordinateur, tablette ou smartphone).

Il suffit ensuite d’ajouter les différents champs à l’endroit souhaité sur votre document, selon vos besoins : signature électronique, mentions (bon pour accord, lu et approuvé, date, etc.), texte à compléter… Puis d’associer ces éléments avec les personnes concernées, à partir de votre base de contact ou bien en créant de nouveaux destinataires.

Le menu vous permet de visualiser qui sont les destinataires du document et à quel champ ceux-ci sont raccrochés. Une organisation claire qui permet un vrai gain de temps.

Vous pouvez ensuite paramétrer le message qui sera envoyé aux signataires. Ajoutez le nom de l’invitation ainsi que le message personnalisé de votre choix. Un aperçu est disponible et s’actualise en temps réel en fonction de vos paramétrages, ce qui s’avère très pratique pour avoir une vue précise de votre message final.

Il est aussi possible de paramétrer une date d’expiration de votre invitation, ainsi que plusieurs rappels automatiques (tous les jours, tous les 2 jours, toutes les semaines, toutes les 2 semaines) pour les retardataires qui auraient oublié d’apposer leur signature.

À savoir : pour une efficacité encore plus grande, Yousign offre la possibilité de créer des modèles de procédures. Cela peut s’avérer très utile dans le cadre de documents répétitifs, comme des devis, des contrats de travail ou encore des contrats de vente. Ainsi, vous pourrez réutiliser un modèle au lieu de recommencer à zéro le processus de signature.

Signature des documents

La signature des fichiers se fait très facilement et ce, peu importe l’appareil utilisé. Chaque destinataire va recevoir un lien de signature sécurisé pour pouvoir accéder au document. Puis, pour apposer sa signature, un code de sécurité envoyé par SMS sera à fournir par la personne concernée. Enfin, il suffit de faire glisser le bouton pour ajouter la signature et c’est fini.

Vous pouvez signer un document depuis votre ordinateur mais également sur votre tablette ou votre smartphone grâce à la fonctionnalité swipe-up intégrée.

Un dashboard centralisé qui regroupe toutes vos procédures

Il est possible de se trouver facilement débordé lorsqu’il y a énormément de documents à gérer. Yousign propose un dashboard pratique qui regroupe toutes vos procédures en cours, terminées ou annulées et assure donc une meilleure gestion de vos fichiers.

Il est aussi possible de suivre l’état d’avancement des signatures en temps réel, avec un menu qui regroupe les différentes activités liées aux procédures (création d’un process, signature d’une des parties prenantes, etc.)

Le dashboard est collaboratif et tous les membres de votre équipe peuvent accéder aux fichiers. En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les rôles et degrés d’autorisation de chaque utilisateur « membre » ou « admin ».

Des accords sécurisés avec une valeur juridique assurée

Yousign propose un service entièrement sécurisé avec un chiffrement de toutes vos données grâce à l’algorithme de chiffrement AES et une clé de 256 bits, accompagné d’un protocole TLS. L’entreprise est également certifiée au niveau européen, avec des données exclusivement hébergées sur le continent. Les signatures électroniques sont conformes à la réglementation européenne eIDAS, ce qui assure une valeur juridique des signatures effectuées avec Yousign. Ce n’est pas le cas de tous les acteurs du secteur.

Autre avantage : la plateforme propose un archivage électronique sécurisé des dossiers de preuves horodatés afin de conserver une trace de l’ensemble de vos accords, et d’attester l’identité des signataires et du bon déroulé de la procédure.

Une plateforme qui répond à tous les besoins et des tarifs abordables

En termes de signature électronique, Yousign répond à tous les besoins : un service rapide et sécurisé, une valeur juridique garantie pour vos contrats et un stockage chiffré de vos documents. La solution s’adapte à tous les secteurs (assurance, immobilier, banque…), toutes les équipes (RH, commerciaux, logistiques…) et permet de répondre aux besoins variés des PME : augmenter les taux de transformation, protéger des investissements, fluidifier des processus administratifs, etc.

Par ailleurs, Yousign propose également une API qui permet d’intégrer toutes les fonctionnalités de signature électronique de la plateforme à vos CRM, ATS ou ERP.

Concernant les tarifs, la solution se montre abordable et met à disposition différents forfaits selon les besoins. Yousign propose une offre One à 9 € par mois par utilisateur avec les fonctionnalités essentielles de la solution, qui inclut 10 signatures, 1 modèle et 1 utilisateur.

Dans le cadre d’un usage collaboratif entre plusieurs équipes ou pour les grandes entreprises, Yousign propose le forfait Plus, à 25 € par mois par utilisateur qui inclut jusqu’à 10 licences et 5 modèles, avec un nombre illimité de signatures et la gestion des utilisateurs. L’offre Pro à 40 € par mois par utilisateur propose un nombre illimité de licences, avec un support à votre écoute et un accompagnement personnalisé.

Un essai gratuit de 14 jours est disponible pour tester la plateforme avant de l’adopter, sans carte de crédit requise.

À savoir : La solution propose aussi des forfaits pour son API, à partir de 75 € par mois pour 500 signatures par an, avec sandbox et webhooks illimités.

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