Utiliser un CRM : 6 bonnes pratiques à adopter

Un outil CRM (Customer Relationship Management) permet de gérer la relation client des entreprises. Pour optimiser de manière significative les actions mises en place par les équipes commerciales concernant la gestion des clients et prospects, mais aussi des opportunités de ventes, certaines bonnes pratiques sont à observer.

1- Adapter l’interface à vos besoins métiers

Votre CRM doit refléter le processus de vente de votre entreprise. C’est pourquoi il est important, dans un premier temps, d’identifier les étapes de votre processus, avant de paramétrer votre outil CRM en fonction de celles-ci. Il est ainsi indispensable de personnaliser le pipeline de transactions, qui permet de visualiser votre circuit de vente, afin de l’adapter à vos équipes.

Lors de la personnalisation de l’interface de votre CRM, veillez à ne viser que les fonctions qui sont utiles à vos équipes et à vous assurer que les fonctionnalités essentielles sont faciles d’accès. Le tableau de bord de votre CRM doit être personnalisé afin que chaque partie de votre entreprise ait accès aux données clés qui les concernent (les chiffres prévisionnels pour les commerciaux, par exemple).

2- Veiller à mettre à jour vos données clients

Un outil CRM vous permet d’importer et de centraliser vos contacts, prospects et transactions. L’importation de ces données depuis un document .csv est également possible. Ensuite, assurez vous que ces données sont exactes et correctement renseignées. Cela passe notamment par des mises à jour, après un rendez-vous, pour modifier des coordonnées.

N’hésitez pas également à nettoyer votre base de données régulièrement en supprimant les contacts inactifs ou encore en archivant des données. Un historique correctement renseigné est l’assurance d’un suivi efficace et donne la possibilité à un collaborateur de reprendre un dossier client, en ayant en possession des informations correctement mises à jour.

Il est également recommandé de réaliser des points récurrents avec vos équipes commerciales afin de savoir quels sont les projets en cours, lesquels sont d’actualité et lesquels sont terminés.

3- Connecter votre CRM aux boîtes mail des collaborateurs

Veillez à connecter votre CRM à votre messagerie professionnelle (Gmail, Outlook ou encore Yahoo). Le CRM sera alors directement accessible depuis votre boîte mail, permettant d’actualiser rapidement la fiche d’un contact ou encore de programmer une réunion. Votre agenda présent sur votre messagerie sera relié également à votre CRM, ce qui vous permettra d’avoir un meilleur suivi de vos rendez-vous physiques ou téléphoniques avec les clients et prospects.

4- Connecter votre CRM à vos autres applications du quotidien

Choisissez un CRM qui permet des intégrations aux différents outils que vous utilisez au quotidien. Vous pourrez ainsi connecter :

• votre solution d’emailing (Mailjet, Sendinblue, Mailchimp, etc.) pour que la liste de contacts se mettent automatiquement à jour lorsqu’une modification d’email est effectuée sur le CRM.
• votre messagerie instantanée (Teams, Slack, etc.) pour être alerté des nouveaux prospects ou projets.
• votre un site e-commerce pour l’ajout automatique des leads dans le CRM.

Ces différentes implémentations participent à une gestion efficace et un suivi optimal des actions mises en place.

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5- Automatiser les tâches récurrentes et chronophages

Accroître la productivité des équipes commerciales passe aussi par l’automatisation de certaines tâches du quotidien. Il est donc indispensable de privilégier un CRM qui propose d’automatiser l’envoi de rapports mensuels, la prise de rendez-vous, la création de fiches contacts ou encore la priorisation des leads. L’automatisation des tâches est un vrai gain de temps pour les équipes.

6- Créer et enregistrer des modèles de documents

Autre bonne pratique qui permet de gagner un temps considérable dans la relation client : la création de modèles de documents tels que des devis, des propositions commerciales ou encore des factures. Une fois personnalisés, ces modèles peuvent être enregistrés dans votre outil CRM et sont prêts à l’emploi pour chaque nouveau client.