Transformation digitale : 8 outils pour aider les TPE et PME
Vous souhaitez accélérer la transformation digitale de votre entreprise ? Voici des outils et conseils pour les TPE et PME.
La transformation digitale est un enjeu important pour les TPE et PME. Elle revêt de nombreux avantages, notamment concernant la visibilité d’une entreprise et l’accroissement de sa productivité, mais aussi de nombreux questionnements. Afin d’aiguiller les petites entreprises qui entament leur digitalisation, voici une sélection d’outils qui peuvent être utilisés facilement et qui peuvent s’adapter aux besoins des TPE et PME.
1. Créer un site web facilement avec un CMS
L’une des premières actions possibles lorsque vous démarrez la transformation digitale de votre TPE ou PME est de créer son site web. Pour cela, vous pouvez opter pour un CMS, ou système de gestion de contenu, qui vous permet de gérer de A à Z l’apparence et le contenu d’un site web.
De nombreux CMS sont gratuits et très faciles à prendre en main, c’est notamment le cas de WordPress ou encore Blogger, qui proposent des modèles de sites web prêts à l’emploi qu’il est possible de personnaliser. Vous avez la possibilité de bénéficier du domaine « blogspot.com » ou « wordpress.com », pour accéder à un hébergement gratuit. Il est également possible d’acheter un nom de domaine personnalisé et opter pour un hébergement web payant. Il peut être pertinent de faire appel à un développeur pour vous aider dans la création de votre site web si vous manquez de compétences techniques.
Les meilleurs CMS pour créer son site web
2. Gérer ses réseaux sociaux avec des outils de planification
Avant toute chose, il est nécessaire de créer des comptes sur les réseaux sociaux pour gagner en visibilité. Il est possible de commencer par une Page Facebook ou encore un compte LinkedIn qui permettront de présenter votre entreprise et son activité, ainsi que développer une communauté. La création d’un compte Twitter ou Instagram peut également être pertinente en fonction de votre activité.
Les réseaux sociaux disposent d’outils intégrés qui vous permettent ensuite de gérer vos publications. C’est le cas notamment de Facebook qui propose aux utilisateurs son Creator Studio (ou Meta Business Suite), un outil natif du réseau social qui permet de planifier des publications sur les Pages Facebook et comptes Instagram, de modérer les messages et commentaires, mais également d’analyser les statistiques de vos comptes.
Autre alternative : Buffer, un outil qui permet de programmer facilement des posts sur différents réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, etc.) et dont l’offre gratuite permet de gérer jusqu’à 3 comptes sur des médias sociaux.
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3. Lancer des campagnes d’emailing avec un outil spécialisé
Les campagnes d’emailing participent au développement d’une TPE ou PME, c’est pourquoi il est indispensable de miser sur ce canal. Il s’agit d’un moyen de communication efficace pour partager votre image de marque en misant sur un contenu de qualité plutôt que sur la quantité. En outre, les solutions d’emailing représentent un gain de temps non-négligeable grâce à l’automatisation d’envoi d’emails.
De nombreuses solutions de gestion d’emailing disposent de formules gratuites adaptées aux besoins de petites entreprises. C’est le cas notamment de Mailchimp qui propose un plan gratuit comprenant jusqu’à 2 000 contacts et 10 000 emails par mois ou Sendinblue qui permet de payer seulement le nombre d’emails envoyés, avec une gestion des contacts gratuite et illimitée.
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4. Sauvegarder en ligne tous les documents de l’entreprise grâce à la GED
Autre action primordiale lors de la digitalisation d’une TPE ou PME : sauvegarder et sécuriser les documents de l’organisation, notamment RH, sur une plateforme en ligne. L’objectif : optimiser la gestion des documents et éviter la perte des dossiers importants. Les outils de GED (Gestion Électronique des Documents) vous permettent ainsi de stocker, archiver et retrouver facilement des fichiers. De plus, ces plateformes permettent de centraliser et partager simplement des contenus à des interlocuteurs externes par exemple.
La plupart des outils de GED sont adaptables en fonction des besoins de l’entreprise. Certaines solutions telles que DocuWare ou Youdoc prévoient des formules à destination des TPE, PME ou ETI.
Les meilleurs outils de Gestion Électronique des Documents
5. Signer électroniquement des documents au lieu de les imprimer
Et si vous n’aviez plus besoin d’imprimer des documents (contrats, factures, bons de commandes, etc.) pour les signer et les scanner pour les renvoyer ? En effet, de nombreux outils de signature électronique existent pour faciliter cette procédure. Ces solutions proposent de stocker et éditer des documents (PDF, Word, Excel, Google Docs, etc.). Elles vous permettent de gérer des listes de contacts pour les signataires récurrents ou encore d’ajouter des collaborateurs.
Les outils de signature électronique proposent souvent des formules gratuites, comme DocuSign dont la version gratuite permet de signer des documents de manière illimitée ou encore Eversign qui propose l’envoi de 5 documents par mois dans son offre gratuite. De son côté Yousign dispose d’une version à 9 € par mois et par utilisateur pour les petites entreprises. Pour la plupart des solutions l’accès aux fonctions de collaboration est payant.
Les meilleurs outils de signature électronique
6. Créer des formulaires à remplir en ligne plutôt que des formulaires papiers
Qu’il s’agisse de questionnaires, de quiz réalisé dans le cadre d’une étude de marché ou encore d’une enquête de satisfaction client, pensez aux outils de sondage en ligne pour les créer. Ces plateformes sont très faciles d’utilisation et accessibles via un navigateur web. Elles proposent des modèles préconçus et personnalisables, aux couleurs de votre entreprise par exemple, afin de faciliter la création de formulaires. En outre, l’envoi de vos sondages est également facilité, soit par le biais d’un lien fourni une fois votre formulaire créé, soit en le partageant sur les réseaux sociaux ou par email depuis la plateforme.
Les outils de sondage sont également collaboratifs pour la plupart, afin d’inviter des collaborateurs pour qu’ils consultent, modifient ou commentent un formulaire en cours de création. Vous avez accès au suivi des réponses et à des rapports de performance.
Les meilleurs outils pour créer des formulaires
7. Gérer et stocker les factures grâce à un outil de facturation
De la même manière que pour les formulaires, les factures et devis peuvent également être facilement dématérialisés grâce à des outils de facturation. Accessibles en ligne, ces solutions visent à garantir la conception et l’édition de documents financiers conformes à la loi. Ainsi, ces outils génèrent automatiquement factures et devis grâce aux informations clients préalablement entrées. Ils proposent également un espace pour archiver les factures afin de gagner du temps pour le suivi et la gestion de celles-ci.
De nombreux outils en ligne de facturation proposent des plans gratuits avec un nombre de documents limités par mois. Cependant, Henrri est un logiciel de facturation gratuit à destination des TPE et PME. Il comprend de multiples fonctions utiles comme la transformation de devis en factures, la personnalisation des documents ou encore la gestion des impayés.
Les meilleurs outils pour gérer vos factures
8. Faciliter les échanges dans l’entreprise via une messagerie instantanée
Afin de diminuer les mails inutiles, notamment en cas d’échange entre collaborateurs, vous pouvez opter pour une messagerie instantanée. Ces solutions sont faciles à prendre en main et proposent des espaces de communication privilégiés, surtout à l’ère du travail hybride (en distanciel et en présentiel).
Des messageries comme Slack ou encore Microsoft Teams sont très répandues dans le milieu professionnel et proposent des versions gratuites qui peuvent s’adapter aux besoins des TPE et PME. Des alternatives totalement gratuites telles que WhatsApp ou encore Google Chat sont également envisageables pour les petites équipes.
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