Signature électronique

Choisir un logiciel Signature électronique

Les logiciels de signature électronique découlent du processus de dématérialisation des données, notamment pour les échanges de documents. La signature numérique se différencie d’une signature manuscrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de chiffres produisant une information binaire. Elle permet de garantir l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document signé, soit son absence de modification. Ce type d’outil donne la possibilité de faciliter les transactions et certains processus en permettant à un ou des destinataires de signer et parapher un document dématérialisé. La signature digitale est utilisée notamment dans les secteurs de la vente et du marketing, des ressources humaines et du recrutement, mais aussi dans le domaine juridique.

Une signature électronique, comment ça marche ?

Un système de signature électronique implique la mise en place de sécurités informatiques issues de la cryptographie. Des certificats numériques existent et les entreprises ont recours à l’horodatage pour valider l’authenticité des signatures électroniques. Ayant une valeur légale, signer numériquement représente un véritable gain de temps et permet la signature rapide de documents. Ce procédé de signature est notamment utilisé pour les fichiers au format PDF qui peuvent être manipulés sur Adobe Acrobat Reader, mais aussi les fichiers Word, JPG ou encore XML.

Ainsi, il est possible d’envoyer par email des factures, des bons de commande et autres contrats à faire signer. Avant la phase d’envoi d’un document, le logiciel de l’entreprise émettrice va procéder au hachage cryptographique du fichier, c’est-à-dire générer une empreinte composée de chiffres et de lettres qui permettent d’authentifier le document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique qui s’apparente à une carte d’identité numérique. Il est délivré par une autorité de certification, tiers de confiance. Il s’agit d’un fichier dans lequel sont répertoriés un certain nombre d’informations personnelles. Ce certificat numérique sert à associer un document dématérialisé à deux clés, une privée et une publique. La clé privée sert à signer électroniquement un document, tandis que la clé publique sert à vérifier et déchiffrer cette signature numérique.

Les meilleurs outils de signature électronique

Pour signer des documents numériques, les meilleurs outils de signature électronique sont DocuSign, Adobe Sign, Yousign ou encore Eversign.

Parmi les fonctionnalités les plus fréquemment proposées par une solution de signature électronique :

• Création de signatures électroniques : vous avez la possibilité d’apposer différents types de signatures sur un document en la dessinant, en la saisissant ou en téléchargeant une. Cela peut également se faire depuis différents supports, ordinateur ou mobile.
• Stockage des documents : ce type d’outil propose l’archivage électronique et la centralisation de tous vos documents sur leur interface web. Ceux-ci peuvent être classés en fonction de leur statut (par exemple : signé, en attente, non signé).
• Suivi des transactions : vous pouvez suivre en temps réel l’avancée du processus de signature. Certains outils vous notifient lorsqu’un utilisateur ouvre un document et le signe. Il est également possible d’envoyer des notifications pour informer la personne concernée qu’un document est prêt à être signé ou encore de programmer des rappels lorsqu’un fichier est en cours de signature.
• Édition des documents : lorsque vous téléchargez un document, il vous est autorisé de l’éditer en rajoutant des champs spécifiques. Vous avez la possibilité de les personnaliser de sorte à créer des templates afin de faciliter la réalisation et l’envoi d’autres documents similaires.
• Envoi sécurisé de vos documents : vous avez accès à des services sécurisés lorsque vous envoyez un document qui nécessite une signature. Cela peut être une authentification par l’envoi d’un code secret sur le téléphone du signataire, en ajoutant un mot de passe à l’ouverture du fichier ou encore en demandant la vérification par pièce d’identité ou par prise de photo.
• Intégration à d’autres outils professionnels : les outils de signature électronique s’intègrent facilement à d’autres outils du quotidien notamment Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox ou encore vos logiciels CRM ou ERP.

Les outils de signature électronique gratuits

Eversign, DocuSign, Signaturely ou encore Secured Signing sont des outils de signature électronique qui proposent un plan gratuit. Ce type de formule donne droit à l’envoi de 3 à 5 documents par mois maximum ou à la signature de documents seulement, en fonction de la solution choisie. D’autres outils comme Adobe Sign, Signaturit ou Yousign offrent la possibilité d’une version d’essai gratuite. Ces différentes solutions proposent également des formules d’abonnement payantes pour des besoins importants et récurrents d’envoi de documents pour signature.