Gestion de projet

Choisir un outil Gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent de planifier et d’organiser des tâches efficacement, tout en tenant compte des contraintes de temps, de budgets et des ressources à disposition. Ils sont indispensables pour piloter le planning d’un projet de A à Z, fluidifier la répartition des tâches dans une équipe et respecter les différentes échéances.

De nombreuses solutions Saas existent sur le marché et sont exclusivement dédiées au project management. Les chefs de projet peuvent s’en servir pour de la gestion de projet web mais aussi pour des projets informatiques par exemple.

Utiliser un outil de gestion de projet a l’avantage de favoriser le travail collaboratif et d’augmenter la productivité d’une équipe. Le suivi du cycle de vie d’un projet est optimisé et adapté selon la méthodologie de travail choisie par l’équipe telle que les méthodologies Kanban, Scrum, PERT… Un logiciel de gestion est essentiel pour toujours avoir un œil sur l’avancement d’un projet. En effet, le suivi du projet est un élément clé pour permettre de mener à bien des tâches et garantir au final le succès de ce dernier.

Les outils de gestion de projet collaboratif

Pour le travail en équipe et une gestion collaborative efficace, les logiciels de gestion de projet tels que Trello, Monday, Jira, Microsoft Project appelé aussi ms-Project, Redmine, Genius Project ou encore Asana s’avèrent d’une aide précieuse, surtout pour un chef de projet qui gère plusieurs projets en même temps.

Ils offrent un espace collaboratif dédié qui permet de centraliser la gestion de tâches mais aussi la transmission des informations en général entre les membres d’une ou plusieurs équipes. Ils peuvent visualiser les tâches par le biais de diagrammes pour une meilleure visualisation de leur planification, un des plus connus est le diagramme de Gantt.

Les fonctionnalités collaboratives principales des outils de gestion de projet sont les suivantes :

• Gestion des tâches : vous pouvez créer une liste des tâches, puis assigner les tâches aux membres de vos équipes et ajouter des commentaires sur chaque tâche réalisée. Il est possible de visualiser les tâches de plusieurs façons. La vue Gantt est la plus appropriée pour une vision du projet dans le temps.
• Gestion des plannings : il est préférable d’organiser le projet en plusieurs parties, de coordonner les tâches qui ont été attribuées afin que la production soit réalisable en fonction des différents métiers et garantir l’avancement du projet de façon fluide.
• Gestion des temps : il est possible à travers des feuilles de temps, de suivre le temps passé par les membres de votre équipe sur les tâches en cours et d’évaluer aussi la charge de travail.
• Accès à des flux d’informations : chaque membre d’une équipe peut recevoir des informations partagées telles que des informations de suivi ou des alertes mises en place sur certaines tâches.
• Gestion des documents : un espace dédié aux partages des fichiers nécessaires à la réalisation du projet. Des intégrations avec des outils de stockage tels que Google Drive sont parfois possibles.
• Tableaux de bord : ils offrent une vue sur l’avancement de chaque projet. Certains outils donnent la possibilité de personnaliser entièrement un tableau de bord.

Un projet peut concerner plusieurs équipes de métiers différents. La centralisation des informations sur une seule et même interface joue alors un rôle primordial. Grâce aux outils de gestion de projets, le travail collaboratif est optimisé et simplifié, même pour des équipes contraintes de gérer des projets à distance.

Les outils de gestion de projet agile

La gestion de projets en mode agile est devenue une pratique courante en entreprise, notamment pour le développement informatique. Les équipes utilisent des frameworks comme Scrum et des outils dédiés comme Jira, édité par Atlassian, un des plus grands spécialistes dans le domaine de la gestion de projet. Les équipes de développeurs ont recours fréquemment à ces outils qui utilisent la méthode agile.

Ces logiciels de gestion de projets vont aider les équipes Scrum à planifier leur sprint avec le nombre de fonctionnalités à livrer, à attribuer des rôles prédéfinis à chaque membre de l’équipe et à gérer les tâches prioritaires dans le backlog. Ils permettent également d’ajouter un score de complexité aux différentes stories et de les regrouper en epics pour mieux estimer, prioriser et visualiser les tâches.

Les équipes Kanban vont quant à elle pouvoir utiliser des outils pour réaliser les tâches une à une. Les membres vont récupérer les tâches les plus prioritaires dans le backlog, et pouvoir en ajouter si nécessaire. Contrairement aux équipes Scrum, il n’y a pas de contraintes de temps fixées par un sprint, les tâches sont accomplies au fur et à mesure et peuvent être réparties sur plusieurs équipes produit. Trello est sans doute le logiciel de gestion de projet le plus emblématique pour la méthode Kanban.

À noter qu’il existe un mix entre les méthodes Scrum et Kanban, Scrumban pour gérer vos projets, qui consiste à organiser les tâches sur un tableau Kanban en adoptant certains principes et rituels des méthodes agiles.

Ces outils en mode Saas s’avèrent vraiment nécessaires aux chefs de projets pour gérer un portefeuille de projets mais aussi pour une meilleure gestion des ressources et gestion des risques. Ils permettent plus globalement un meilleur management de projet.

Les outils de gestion de projet gratuits sur le marché

Il existe des versions gratuites sur de nombreux outils de gestion de projet. Vous pouvez utiliser gratuitement des outils tels que Trello, Jira, Todoist ou encore Asana avec leurs versions freemium. Si vous travaillez avec une petite équipe, les versions gratuites seront suffisantes pour gérer vos tâches du quotidien et mener à bien votre projet dans sa globalité. Vous pourrez optimiser la gestion de vos projets, en mettant en place gratuitement des tableaux Kanban et Scrum. Il existe aussi des outils open-source si vous le souhaitez.

Les seules limites des versions gratuites reposent le plus souvent sur le nombre d’utilisateurs, sur la capacité de stockage de fichiers et sur l’automatisation de certaines actions. C’est pourquoi les entreprises ayant des grands projets, devront sans doute délaisser la version gratuite pour une version payante offrant des services supplémentaires nécessaires pour un développement efficace des projets. Avec un plan premium, les entreprises peuvent aussi parfois obtenir un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui s’avère pratique pour organiser un projet à plus grande échelle. Les solutions de gestion présentent la plupart du temps un essai gratuit pour vous permettre la découverte de toutes leurs fonctionnalités.