Outils Productivité

Choisir un outil Productivité

Les outils productivité sont essentiels pour tous les professionnels : ils permettent de mieux s’organiser, collaborer, partager des fichiers, échanger en visioconférence…

Des outils pour gagner en efficacité et accomplir ses projets

Premier service à utiliser pour améliorer sa productivité : un outil de gestion de projet. Il en existe énormément et nous conseillons d’en tester plusieurs avant d’y inscrire toutes ses tâches. Beaucoup d’outils peuvent être recommandés : Trello bien-sûr, mais également Todoist, Asana, ou encore Jira pour les équipes techniques… Certains proposent des interfaces très visuelles, d’autres privilégient une densité de lecture importante ou misent sur l’interconnexion avec les autres services professionnels. Votre choix dépendra de la méthode de productivité que vous privilégiez : si vous préférez organiser votre travail sur un tableau Kanban, vous n’utiliserez pas le même outil qu’un développeur qui fonctionne selon la méthode Scrum. Enfin : vérifiez bien les possibilités de collaboration si vous souhaitez utiliser un outil de gestion de projet pour toute une équipe.

Des outils pour collaborer, échanger, automatiser, transférer des fichiers…

Au-delà des services pour organiser son travail, de nombreux outils permettent de collaborer avec ses collègues ou ses clients. Les plateformes qui facilitent les échanges par écrit comme Slack ou Microsoft Teams sont aujourd’hui très évoluées et permettent aussi le transfert de fichiers et les visioconférences. Mais des outils spécialisés existent aussi : on pense bien-sûr à Zoom, Google Meet ou Jitsi Meet pour les vidéoconférences et à WeTransfer, Smash ou Dropbox pour partager des fichiers.

Des méthodes de productivité pour mieux travailler

Pour améliorer sa productivité, les outils ne font pas tout. D’ailleurs, certains professionnels préfèrent gérer leurs tâches en les inscrivant sur un carnet : ils ne sont pas moins efficaces pour autant ! Pour mieux travailler, il est important de suivre certaines règles.

• Pensez à lister, le soir, les tâches que vous devrez accomplir le lendemain
• Évitez de prévoir trop de tâches à réaliser sur une période donnée
• Découpez vos grands projets en listes de petites tâches
• Concentrez-vous sur une tâche à la fois pour gagner en efficacité
• Commencez plutôt par les tâches les plus importantes
• Réalisez immédiatement les tâches qui prennent très peu de temps

De très nombreux principes de ce type permettent d’améliorer sa productivité. Vous pouvez aussi suivre des méthodes de productivité : on pense par exemple à la technique Pomodoro, qui consiste globalement à alterner des phases de travail de 25 minutes et des pauses de 5 minutes, en se concentrant sur une tâche à la fois.