Coffre-fort numérique
Découvrez les meilleurs outils de coffre-fort électronique pour distribuer, consulter, stocker et archiver des documents dématérialisés de manière sécurisée.
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Choisir un coffre-fort numérique
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (CFN) correspond à un espace de stockage en ligne et sécurisé, qui vous permet de sauvegarder, consulter et archiver l’ensemble de vos documents importants, qu’ils soient professionnels ou personnels. Vous pouvez scanner, numériser ou recevoir vos bulletins de salaire dématérialisés, conserver vos factures, vos contrats, vos relevés bancaires, vos attestations ou encore vos feuilles d’impôts dans un seul et même endroit, afin de ne pas les perdre. Vous pouvez accéder à tous vos documents électroniques dès que vous le souhaitez et en toute sécurité (système d’archive en ligne).
Le coffre-fort virtuel constitue également une solution très pratique pour les entreprises, qui facilite la gestion des documents en général mais surtout la distribution des fiches de paie de leurs collaborateurs et évite ainsi les opérations de mise sous pli de chaque bulletin de salaire. Les démarches administratives des micro-entrepreneurs, ainsi que des petites et moyennes entreprises sont également simplifiées car les CFN, comme celui proposé par Digiposte, vous permettent de gérer sereinement tous vos documents professionnels en optant pour la dématérialisation de vos fichiers. Cela facilite la gestion des documents administratifs qui sont souvent nombreux pour les entreprises.
Comment vos données dématérialisées sont sécurisées dans un coffre-fort numérique ?
Les solutions de stockage et d’archivage disponibles en ligne garantissent un haut niveau de sécurisation de vos documents et une connexion à votre coffre-fort électronique cryptée à l’aide du chiffrement.
CecurCrypt met à votre disposition sa propre clé de chiffrement, ce qui vous permet de chiffrer et déchiffrer les fichiers présents dans votre CFN. Pagga Bulletin de paie vous fournit un code d’authentification à usage unique pour accéder à vos documents numérisés. Autre avantage : la traçabilité des données qui sont hébergées et stockées en France.
La sécurisation de vos documents électroniques est garantie par les outils de coffre-fort numérique, qui respectent la confidentialité de vos données personnelles. Le service eDocPerso est certifié par la norme NF Z42-013 délivrée par l’AFNOR (Association française de normalisation) sur l’archivage électronique.
De son côté, CecurCrypt a reçu le label de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) et il est référencé par France Cybersécurité, qui sont des tiers de confiance. La pérennité et l’intégrité des fichiers numériques qui sont déposés dans votre coffre-fort électronique sont préservées grâce à la signature électronique sécurisée. Un journal de preuve vous donne la possibilité de prouver leur valeur juridique en authentifiant leur dépôt (valeur probante).
Les principales fonctionnalités d’un coffre-fort numérique
Des coffres-forts numériques (solutions Saas) tels que eDocPerso, Digiposte, MyPeopleDoc, CecurCrypt ou encore Pagga Bulletin de paie présentent plusieurs fonctionnalités :
- La conservation des documents numériques : pour sauvegarder tous vos fichiers personnels (facturation électronique, abonnement, assurance, impôts, santé…) et professionnels (bulletins de paie électronique, contrats de travail…) dans un espace de stockage en ligne. Toutes vos données stockées sont bien sécurisées.
- La distribution automatisée des documents RH : pour envoyer facilement les fiches de salaire et toute autre pièce administrative à l’ensemble des collaborateurs en quelques clics, en connectant votre coffre numérique à votre système d’information.
- La dématérialisation et la centralisation de vos fichiers : pour numériser chaque document dématérialisé en le prenant avec l’appareil photo de votre smartphone par exemple, pour qu’il soit conservé dans un coffre et que vous puissiez le retrouver facilement sur une seule interface, disponible sur tous les appareils (sur son ordinateur, son mobile ou sa tablette).
- La gestion administrative simplifiée de vos démarches : que ce soit pour un particulier comme pour une entreprise, le CFN vous permet de lire, classifier, sauvegarder et partager n’importe quels contrats, dossiers ou pièces manuscrites confidentielles sous format électronique.
Les coffres-forts numériques gratuits
Certains outils de coffre-fort électroniques présentent une version gratuite. C’est le cas notamment de la solution d’archivage eDocPerso, qui propose gratuitement un accès aux fonctionnalités basiques d’un CFN avec un espace sécurisé de stockage de document de 10 Go, idéal pour vos documents personnels.
Des versions payantes de coffres-forts virtuels, comme MyPeopleDoc, Digiposte, Pagga Bulletin de paie ou CecurCrypt, sont également à votre disposition pour bénéficier de fonctionnalités avancées et pour une utilisation professionnelle, dans le cadre d’un service de ressources humaines par exemple. Ces outils proposent dans la plupart des cas une version d’essai gratuite.