Arcsys

Découvrir Arcsys

Arcsys est un système d’archivage électronique (SAE), dédié à la conservation de l’information et à l’archivage pérenne. Cette suite est conçue pour constituer un entrepôt numérique unifié de conservation à long terme pour toutes les archives de l’entreprise. L’objectif est de pérenniser les actifs, de gérer les risques liés aux obligations de conformité réglementaires et d’accroître l’efficacité organisationnelle de votre structure. Cette solution pour l’archivage numérique permet donc aux organisations de mieux gérer et sécuriser leurs documents sur le long terme, tout en respectant les réglementations en vigueur.

Un socle unifié pour l’archivage numérique

Arcsys propose un socle d’archivage unifié essentiel pour une entreprise, permettant de centraliser la gestion des archives. La plateforme aide à structurer des règles de gestion, assurer la valeur juridique des documents et optimiser leur classement. Voici les fonctionnalités clés :

• Types de données : Arcsys accepte toute typologie de données pour constituer une archive, sans limitation de format, taille ou structure.
• Règles de gestion : des règles spécifiques peuvent être appliquées à chaque flux entrant, de la durée de conservation à la destruction, en passant par l’indexation, le classement, etc.
• Droits d’accès : ils sont personnalisables pour chaque utilisateur, et chaque administrateur peut gérer les aspects administratifs sans accéder aux informations archivées.
• Indexation et classement : l’outil offre des options d’indexation par mots clés ou plein texte, avec capture automatique des métadonnées techniques. Les archives sont organisées en arborescence.
• Contrôle de conformité : des contrôles automatisés assurent la conformité aux règles établies.
• Interfaces graphiques : la recherche et la visualisation des archives sont facilitées par un web client léger et des webservices pour l’intégration à des applications métiers.
• Valeur probatoire : des classes de services définissent la valeur probatoire des contenus, garantissant leur conformité et leur intégrité sur le long terme.

Un logiciel conçu pour répondre aux exigences du CFCI

L’outil a été développé pour répondre aux exigences du contrôle fiscal des comptabilités informatisées (CFCI), une nécessité pour toute entreprise sous juridiction française. Cette fonctionnalité est indispensable lors des audits fiscaux et des vérifications de conformité déclarative. Voici les principaux aspects :

• Obligation fiscale : les contribuables sont tenus de conserver données et traitements nécessaires à la reconstitution des états comptables ou fiscaux.
• Diversité des données : Arcsys gère la complexité de l’extraction de volumes importants de données, leur classement et leur association avec des traitements et des dates spécifiques. La solution prend ainsi en charge de nombreux formats et flux, y compris les fichiers plats, exécutables, ou encore les bases de données.
• Expérience CFCI : le logiciel garantit l’intégrité et la traçabilité complète des processus et permet la restitution instantanée des informations comptables et fiscales.

Un coffre-fort numérique sécurisé

Arcsys permet la gestion de plusieurs espaces de stockage, ou coffres, isolés les uns des autres. La structure du système garantit que les utilisateurs ne peuvent pas être conscients de l’existence des autres ni accéder à leurs informations. Le chiffrement des données assure une confidentialité absolue, grâce à une clé détenue par l’utilisateur. Parallèlement, des fonctions liées aux empreintes digitales ou à la signature numérique veillent à ce que les données conservées dans les coffres restent inchangées, préservant leur intégrité originelle.

Pour connaître les tarifs des solutions de Arcsys, il est nécessaire de prendre contact avec l’éditeur de la suite, Infotel.