Xelians Archives Management

Découvrir Xelians Archives Management

Xelians Archives Management (X-AM) est un système d’archivage électronique (SAE) développé et édité par la société française Xelians. Le logiciel est conçu pour aider les entreprises et les institutions de toutes tailles à gérer leurs archives électroniques et physiques ainsi qu’à automatiser les flux documentaires.

Adaptée à de nombreux secteurs, de la santé à l’énergie en passant par l’industrie ou le secteur public, la solution convient particulièrement aux organisations où plusieurs métiers, applications et types d’archives coexistent et sont soumis à des règles communes.

L’outil est disponible en mode SaaS, avec un hébergement en France, ou peut être déployé directement sur l’infrastructure. L’approche modulaire permet d’adapter son périmètre aux besoins de chaque organisation, sans déployer l’ensemble des solutions simultanément.

Une gestion centralisée des archives physiques et numériques

Xelians Archives Management centralise les archives physiques et numériques au sein d’une même interface intuitive et ergonomique.

Les documents numériques peuvent être versés par différents moyens et facilement retrouvés à l’aide de fonctionnalités de recherche avancées. Les utilisateurs peuvent les trier grâce à des référentiels faciles à déployer, et les administrateurs peuvent configurer avec précision les droits d’accès. Une fois archivés, les fichiers sont protégés contre toute modification et leur lisibilité est garantie tout au long de leur cycle de vie, ce qui préserve leur valeur juridique.

Le module Xelians Archives Room permet de gérer les archives physiques stockées dans les locaux de l’organisation, ainsi que les différentes opérations liées à leur cycle de vie (élimination, transfert, etc.). Chaque archive est identifiée par un code-barres, afin de faciliter la localisation et le suivi. Le module est accessible via une interface web en mode SaaS. Il a également été décliné sous la forme d’une application Android pour les équipes responsables de la collecte et du classement des archives.

Une gouvernance documentaire confiée aux archivistes

Au sein de l’interface, les archivistes peuvent définir la politique documentaire de l’organisation. Ils fixent les règles de gestion, les référentiels, les plans de classement, les droits d’accès, ou les durées de conservation.

Les collaborateurs, les producteurs ou les gestionnaires disposent pour leur part de workflows dédiés, qui leur donnent accès aux informations dont ils ont besoin, dans le respect du cadre fixé par les professionnels de l’archivage. Ils peuvent aussi contribuer aux processus documentaires depuis leur environnement de travail.

Une intégration au système d’information

Xelians Archives Management se relie aux applications métiers grâce à une API et à des connecteurs. Les documents provenant d’une solution GED, ERP ou d’autres outils métiers peuvent ainsi être versés manuellement ou automatiquement, dans le respect des habilitations définies par l’organisation.

Des garanties d’intégrité et de conformité

Chaque document archivé reçoit une empreinte numérique qui atteste de son intégrité. Les actions sont horodatées et stockées dans un journal des événements.

Les droits se définissent par rôle et par profil, et peuvent être limités à une organisation, un service, un dossier ou un document. L’outil gère aussi l’authentification forte lors des consultations et chiffre les données sensibles.

Le logiciel est certifié NF Z42-013, la norme française de l’archivage électronique à valeur probante, et conforme à eIDAS v2. Xelians dispose de l’agrément SIAF pour la conservation des archives publiques numériques, ainsi que des certifications HDS et ISO 27001.

Des tarifs établis sur devis

Les tarifs sont fixés sur devis auprès de l’éditeur, qui propose aussi une version de démonstration du logiciel. Xelians peut, en outre, accompagner ses clients dans le déploiement de la solution et la formation des équipes. Pour en savoir plus, contactez le service commercial.