Teamleader, une plateforme tout-en-un : CRM, ventes, projets, facturation…

Créée en 2012 en Belgique, Teamleader est une solution complète qui propose tous les outils nécessaires à la gestion d’une activité : CRM, facturation, gestion de projet et gestion de support. Présente dans de nombreux pays européens, la plateforme dénombre actuellement plus de 5000 PME clientes. Focus sur les différentes fonctionnalités du service, qui permettent aux entreprises de mieux structurer leur business et d’éviter la perte d’informations.

Une interface ergonomique

Premier constat quand on ouvre Teamleader, l’interface est bien conçue. Le code couleur (blanc, gris et vert) est agréable et rend le tout clair, sans surcharge. Dès l’ouverture, on arrive sur un tableau de bord en 3 parties qui nous informe des tâches, appels et rendez-vous à venir.

Sur la gauche, une colonne regroupe les différentes rubriques du service. Tout en haut à droite se trouve une barre de recherche, suivie d’un raccourci « + » pour ajouter une tâche, une entreprise ou encore un appel, un rendez-vous, un contact… L’icône d’après (symbolisant 2 personnes) vous permet de chercher un collaborateur afin d’avoir accès à son agenda et son emploi du temps détaillé. Ensuite, un icône « aide » vous dépannera en cas de problème avec des tutoriels et une FAQ. Enfin, la dernière partie est dédiée à votre compte et à ses paramètres.

Gérez votre clientèle avec un CRM simple et complet

Avec l’outil CRM, vous pouvez aisément importer / exporter des fichiers clients au format Excel. Vous pouvez également ajouter de nouveaux clients à votre fichier grâce à de nombreux champs, dont les informations de facturation.

Les renseignements affichés dans ce fichier sont : le nom, prénom, e-mail, téléphone, ville et tags (à créer en fonction du profil du client). A noter que dans l’onglet CRM, 2 options sont possibles : vous pouvez choisir d’afficher soit les contacts (cf. screen ci-dessous), soit les entreprises. Auquel cas la partie prénom disparaîtra et le site web remplacera le champ dédié à la ville.

Lorsque vous parcourez votre fichier, un clic sur un des champs vous conduira directement à une fiche bien complète, avec notamment les coordonnées détaillées, un aperçu des projets en cours, des notes et des infos générales.

Faites le point sur vos opportunités de ventes

L’onglet « Opportunités » vous permet de référencer vos opportunités de vente. Vous pouvez ainsi ajouter le titre de la prestation, le client, la source (mailing, évènement, site web, Facebook…), le montant et le responsable du projet. Une fois que vos opportunités sont listées, vous pouvez qualifier l’avancée du dossier en y ajoutant  une phase et une couleur (rouge : besoin d’action immédiat, bleu : en cours de traitement, vert : accepté).

Planifiez vos tâches, rendez-vous et appels

Avec la fonction « Planning », gardez une vue d’ensemble sur votre agenda que ce soit par jour, semaine, mois ou équipe. En sélectionnant la vue par jour, une liste « To Do » s’affiche pour vous rappeler les tâches à effectuer. Une fonctionnalité pratique pour ne pas perdre le fil et prendre de l’avance sur certains projets.

Une partie consacrée aux tâches vous permet de lister ce que vous avez à faire, en y ajoutant des informations telles que : l’ordre de priorité, la description, le responsable et le créateur de la tâche, le type, l’échéance, le code couleur dans le planning… Une petite mention située en dessous de vos tâches vous indique également le nombre total à traiter et le temps nécessaire pour toutes les effectuer. Situé en haut à droite, l’onglet « ACTIONS » permet de les modifier et/ou de les supprimer. Vous pouvez également les exporter sous format Excel.

En ce qui concerne les rendez-vous, vous pouvez renseigner le titre, la date, la durée et les contacts.

Pour les appels, il est possible d’indiquer le client, la date, l’heure et le numéro d’appel, la personne en charge et le créateur du rappel. Si vous cliquez sur un des champs, une fiche apparaît où il est possible de saisir une description. Un espace utile pour indiquer qu’un appel a été passé et que l’interlocuteur n’était pas joignable par exemple.

Estimez et chiffrez le temps passé sur un projet

Avec la fonction « Suivi du temps », vous pouvez estimer le temps passé sur un projet mais également le chiffrer. Indiquez le projet en question, le client, le type de tâche à effectuer, sa description, la date, le créneau horaire et Teamleader s’occupe du reste. La plateforme calcule le temps total enregistré et vous donne une estimation chiffrée.

À noter que si vous choisissez d’afficher le suivi du temps par mois, Teamleader vous indique le pourcentage de temps que vous avez passé sur chaque tâche ainsi celle qui facture le plus.

Facturez vos clients

Comme son nom l’indique, l’onglet « Factures » permet de facturer sa clientèle. Le fonctionnement est très simple, vous n’avez qu’à remplir les champs correspondants au client, projet, contact, date et conditions de paiement, avant de renseigner un à un les produits ou les prestations à facturer.

Une fois que vous avez terminé, la plateforme met le tout en forme automatiquement. Vous pouvez dès lors télécharger votre facture en format PDF. Teamleader vous permet même (via la plateforme) d’envoyer directement votre facture en cliquant sur « Envoyer ». Vous avez ainsi le choix entre un envoi par e-mail, un envoi par courrier (avec la possibilité d’y ajouter un message) et un envoi manuel (via un autre département de l’entreprise).

Sous l’onglet « Factures », « Produits » vous permet de référencer vos produits/prestations en indiquant leur référence, la TVA appliquée et le prix d’achat. Cette manipulation permettra à Teamleader de chiffrer automatiquement le produit ou la prestation fourni(e) lors du suivi de temps ou pour une facturation.

Ajoutez et planifiez des projets

En suivant le même procédé que pour l’ajout de produits, vous pouvez également ajouter des projets via l’onglet dédié. Il est possible d’indiquer un budget prévu ou à respecter ainsi qu’une échéance. Un outil de planification permet également d’avoir une vue d’ensemble sur les différentes phases du projet et les délais à respecter. Grâce à cet outil, vous pouvez aussi avoir accès à une planification par personne, qui affiche l’agenda de vos collaborateurs et les tâches effectuées par leurs soins dans un projet commun.

Des statistiques et un module de tickets

Dernières fonctionnalités non négligeables de la plateforme : des statistiques et un module de tickets ! Vous pouvez avoir accès à diverses statistiques sur vos opportunités de vente (sources, revenus potentiels…), la répartition et la durée des étapes, les clients et lieux d’implantation…

Le module de tickets quant à lui sert à remonter les problèmes existants.

Un prix abordable

Au niveau du prix, le plan Go est à 50 € par mois pour 2 utilisateurs (+25 € par utilisateur supplémentaire), le plan Move à 66 € par mois pour 2 utilisateurs (+33 € par utilisateur supplémentaire), et le plan Boost à 90 € par mois pour 2 utilisateurs (+45 € par utilisateur supplémentaire).

Intéressé(e) par la plateforme ? Testez-là ! Vous pouvez bénéficier de 2 semaines d’essai gratuit. Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site officiel.