SIRH : définition, avantages et bonnes pratiques

Pour centraliser les données administratives, alléger des tâches parfois répétitives et chronophages, communiquer sur l’actualité de l’entreprise ou minimiser les risques d’erreurs dans la gestion quotidienne, les services de ressources humaines, ainsi que certaines structures ne disposant pas d’équipe dédiée à la gérance du personnel, se tournent progressivement vers des solutions SIRH. Mais à quoi servent précisément ces outils ? Quelles fonctionnalités proposent-ils ? Et quels avantages offrent-ils ? Réponse dans cet article.

Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ?

Un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) vise à automatiser, rationaliser et optimiser les tâches et processus RH, du recrutement à la gestion de la paie en passant par les demandes de formation. Ces logiciels, généralement en mode SaaS et donc accessibles en ligne, dématérialisent et centralisent toutes les données du personnel, ainsi que leurs requêtes, sur une plateforme unique. L’utilisation d’un outil SIRH renforce ainsi l’autonomie des collaborateurs, en leur permettant de gérer eux-mêmes leurs demandes (congés, absences, bulletins de paie, etc.), et facilite le traitement de ces requêtes pour les services de ressources humaines. Conçus pour répondre aux besoins de structures de toutes tailles, des TPE aux grandes entreprises, grâce à une approche modulaire et intégralement personnalisable, les outils SIRH proposent, généralement, les fonctionnalités permettant notamment d’assurer :

• La gestion administrative : la solution automatise les processus de paie, en prenant en compte les avantages sociaux et les cas particuliers. Elle offre aussi la possibilité de générer des contrats et des avenants adaptés à la convention collective.
• La gestion du temps : un outil SIRH permet un suivi précis des heures travaillées, du planning des employés ainsi que des congés et des absences.
• La gestion des compétences : les demandes de formation, de mobilité interne ou l’organisation des campagnes d’entretiens annuels sont possibles via l’outil, qui facilite parallèlement le suivi des performances des collaborateurs.
• Le recrutement : pour simplifier l’embauche de nouveaux talents, un logiciel SIRH dispose d’un module dédié, permettant notamment de diffuser des offres simultanément sur plusieurs plateformes de recrutement. Il inclut aussi une CVthèque ou un outil de planification d’entretien.
• La transmission des informations : un logiciel SIRH dispose d’un portail intuitif et sécurisé, où les collaborateurs peuvent télécharger leurs documents (fiches de paie, contrat de travail, etc.), effectuer des demandes (congés, arrêts maladie, etc.) ou accéder aux informations sur l’actualité de l’entreprise.

Les meilleurs outils SIRH

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Quels sont les avantages d’un logiciel SIRH ?

Très complets et adaptés aux besoins de toutes formes de structures, les logiciels SIRH présentent plusieurs atouts :

• Centralisation des données : en regroupant toutes les données administratives au sein d’un même espace (contrats de travail, fiches de paie, arrêts maladie, etc.), l’outil SIRH facilite l’accès à l’information, tout en permettant un traitement rapide des requêtes. Cela permet aux collaborateurs de consulter et de modifier les informations qui les concernent sur un portail dédié, mais aussi d’effectuer des demandes en toute autonomie. Tous ces éléments permettent de gagner du temps, ainsi qu’en efficacité opérationnelle.
• Automatisation des tâches répétitives : l’outil SIRH a pour principal atout de fluidifier les processus RH. Il gère automatiquement des tâches répétitives ou incluant plusieurs variables – où le risque d’erreur humaine est possible – comme la gestion des salaires.
• Un suivi précis des performances RH : pour identifier des axes d’amélioration dans la gestion des ressources humaines, il est possible d’accéder à des outils de reporting qui évaluent précisément certains indicateurs, comme le taux d’absentéisme ou le taux de rétention des talents au sein de l’entreprise. Toutes ces données statistiques sont généralement présentées dans des tableaux de bord qui facilitent la prise de décision.
• Conformité réglementaire : les outils SIRH, sécurisés et conformes au RGPD, intègrent des mécanismes pour suivre les évolutions des réglementations en matière de santé, de droit du travail ou de protection des données.

Les bonnes pratiques pour choisir un outil SIRH

Voici quelques éléments à prendre en compte avant de choisir ou de mettre en place un outil SIRH au sein de votre entreprise :

• Évaluation des besoins : comme dit précédemment, les SIRH adoptent une approche modulaire afin de s’adapter à toutes formes de structures publiques ou privées. Il est donc indispensable d’analyser vos besoins en matière de ressources humaines afin de personnaliser votre logiciel en sélectionnant les modules ou la formule d’abonnement appropriés.
• Sécurité des données : centralisant de nombreuses données personnelles et sensibles, un logiciel SIRH doit garantir un haut niveau de sécurité, grâce notamment au chiffrement des données ou à l’intégration de fonctionnalités comme la double authentification.
• Ergonomie : utilisé par le service des ressources humaines et par les collaborateurs, un logiciel SIRH doit être intuitif et facile à prendre en main. Certaines solutions proposent également un accompagnement personnalisé, ou des formations pour tirer pleinement parti du logiciel.
• Communication interne : s’il a pour principale mission de fluidifier les tâches RH, un outil SIRH peut aussi faciliter la transmission d’informations, ou permettre de communiquer en interne (sondages, annonces d’événements, etc.).