Signature mail professionnelle : 8 erreurs à éviter

La signature mail est un élément clé pour certaines entreprises puisque la plupart de leurs collaborateurs envoient des emails chaque jour. Grâce à sa visibilité quotidienne, la signature mail est un véritable canal de communication à part entière. Tour d’horizon des erreurs courantes à éviter.

1. Ne pas avoir de signature mail automatique

Commençons par la règle de base. Il est important de paramétrer une signature mail qui s’affichera automatiquement à chaque fois que vous souhaiterez écrire un nouveau mail. Les avantages : vous n’avez pas besoin de réécrire vos coordonnées à chaque fois, il n’y aura pas d’erreurs de saisie ou d’oubli, et votre signature sera toujours identique et bien présentée, gage de votre professionnalisme.

Conseil : deux solutions existent pour obtenir des signatures mails automatiques : elles peuvent être gérées par des outils spécialisés en signature mail ou bien vous pouvez le faire manuellement sur les messageries Outlook ou Gmail.

2. Utiliser uniquement une image comme signature mail

Si votre signature mail est une simple image au format JPG ou PNG, vous serez confronté(e) à plusieurs problèmes. Vous prenez le risque que votre signature n’apparaisse pas en fin de votre mail mais comme une pièce jointe sur certains services de messagerie. Autre désavantage : vos éléments texte tels que votre numéro de téléphone ou votre adresse mail ne peuvent pas être copiés facilement et vous ne pouvez pas ajouter différents liens en fonction de vos besoins (réseaux sociaux par exemple).

Conseil : privilégiez le format texte pour vos coordonnées, cela vous garantit que vos éléments seront affichés à votre destinataire, et que ce dernier pourra récupérer ces éléments facilement s’il en a besoin. En revanche, cela ne vous empêche pas d’ajouter une bannière marketing en supplément de ce texte.

3. Ne pas harmoniser les signatures mails de l’entreprise

Si les signatures mails dans votre entreprise ne sont pas harmonisées, cela peut impacter votre image de marque. Il est recommandé d’uniformiser les signatures mails de vos collaborateurs : logo, couleurs, polices, tailles de texte, structure, etc.

Conseil : vous pouvez créer un modèle commun de signature pour tout le monde (ou un modèle dédié pour chaque équipe métier) et l’appliquer de façon manuelle directement via la messagerie professionnelle. Autre possibilité : il existe des outils qui gèrent les signatures mails de vos collaborateurs de A à Z et qui facilitent leurs mises à jour auprès de tous les services.

Les meilleurs outils pour gérer les signatures mails de vos collaborateurs

Letsignit

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Signitic

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Boost My Mail

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Email Signature Generator by Reply

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Voir tous les outils Signature mail

4. Utiliser des polices qui pourraient ne pas s’afficher

Attention aux polices que vous utilisez, certaines pourraient ne pas s’afficher correctement dans les boîtes mail de vos clients ou fournisseurs. Cela peut arriver si vous utilisez une font qui ne fait pas partie des polices standardisées et préinstallées sur la plupart des PC.

Conseil : voici quelques fonts qui sont courantes sécurisées pour le web et que vous pouvez utiliser dans vos signatures mails : Arial, Tahoma, Verdana, Trebuchet, Courier, Lucida, Times New Roman, Georgia, Palatino, Impact et Arial Black.

5. Ne pas inclure votre adresse email dans votre signature

Certaines messageries électroniques n’affichent pas votre adresse email dans le champ de l’expéditeur « De », privilégiant l’affichage de votre nom à la place. C’est pourquoi il est pertinent d’intégrer votre adresse email dans votre signature, facilitant la tâche à ceux qui souhaitent copier rapidement votre adresse pour la transmettre à quelqu’un d’autre par exemple.

Conseil : assurez-vous que votre adresse mail soit bien cliquable. Sur Outlook, si l’adresse mail est insérée correctement dans votre signature, vos contacts peuvent cliquer dessus pour créer un nouvel email à votre attention.

6. Continuer de diffuser des bannières qui sont obsolètes

Erreur classique : continuer d’afficher une signature mail qui n’est plus à jour. Il est effectivement très facile d’oublier de changer sa signature. Par exemple, vous avez inséré une bannière marketing pour promouvoir un événement organisé en mars et vous continuez de diffuser cette bannière en avril. Cela ne reflète pas une bonne image pour votre entreprise, et cela peut provoquer un sentiment de déception chez vos clients, prospects ou fournisseurs.

Conseil : pour éviter ce type de problèmes, vous pouvez mettre en place une alerte dans votre agenda pour vous rappeler de modifier votre signature à une date précise. Vous avez aussi l’opportunité de passer par un outil spécialisé en signature mail qui vous permettra de paramétrer la période de diffusion de la bannière en question.

7. Ajouter trop de liens

Vous avez prévu un feu d’artifice de liens dans vos signatures mails dans le but d’augmenter vos conversions ? C’est non. S’il y a trop de liens, votre signature mail va paraître trop « chargée » aux yeux de vos destinataires et peut-être aussi un peu trop « commerciale ». Il s’avère finalement pertinent d’ajouter un nombre limité de liens avec du texte assez court.

Conseil : si vous souhaitez ajouter vos réseaux sociaux, sélectionnez les comptes sur lesquels vous êtes le plus actif, il n’est pas forcément nécessaire de tous les mettre. Au lieu d’ajouter des liens texte, privilégiez les icônes des réseaux sociaux (plus petits et plus attractifs visuellement).

8. Oublier de tester sa signature mail sur les différentes messageries et appareils

Chaque service de messagerie électronique possède ses spécificités. Votre modèle de signature mail s’affiche correctement sur Outlook mais est-ce le cas sur Gmail ? Côté support, le rendu de votre signature peut être aussi différent sur mobile puisque l’affichage est réduit.

Conseil : pensez à tester votre nouveau modèle de signature en envoyant un mail sur les messageries principales (Outlook, Gmail, Yahoo! Mail, Apple Mail). Effectuez également un test sur votre smartphone pour vous assurer qu’il n’y ait pas de décalage gênant concernant vos coordonnées et liens intégrés.