Digitalisation des métiers juridiques : l’exemple de BNP Paribas Personal Finance

Si la digitalisation des entreprises et des métiers est une réalité depuis déjà de nombreuses années, cette notion reste parfois floue. Pour comprendre les réalités qu’elle peut recouvrir et la manière dont elle facilite le quotidien de nombreuses personnes, nous avons rencontré trois collaborateurs de BNP Paribas Personal Finance. Ils ont travaillé ensemble ces derniers mois sur un projet transversal visant à générer de manière automatique des accords de confidentialité, dans le but de faire gagner du temps à la fois au service juridique, mais aussi aux différents métiers et fonctions de l’entreprise qui ont l’utilité de ce type d’accord. Pour nous expliquer la manière dont a été mis en place ce projet, nous avons échangé avec Lamine Dieng, juriste aux affaires juridiques centrales d’AFS (Automotive Financial Services) dans l’équipe fusion acquisition, Canan Mehonjic, en charge de partenariats au sein de l’AFS, et Julien Girault, qui travaille à la direction commerciale et marketing au sein du département digital, et qui est en charge du Digital Lab.

Première étape : l’identification du besoin et la phase d’idéation

Fondé il y a 4 ans et dirigé par Julien Girault, le Digital Lab de BNP Paribas Personal Finance accompagne aussi bien les business lines que les fonctions centrales. Sur des cycles courts de trois mois ou moins, il met en place des innovations permettant d’améliorer l’expérience client et le travail quotidien des collaborateurs. Julien Girault a récemment eu l’occasion de travailler sur une problématique rencontrée par le service juridique : « des échanges informels avec le responsable de la fonction juridique ont permis d’identifier certaines activités qui étaient à faible valeur ajoutée. Nous avons donc lancé une phase d’idéation, durant laquelle nous avons réalisé des workshops avec une dizaine de membres de la fonction juridique pour comprendre leurs points de difficulté au quotidien. Cela a permis de sélectionner un projet prioritaire : un générateur de NDA (Non-Disclosure Agreement – accords de confidentialité) ».

Ce besoin est récurrent et chronophage, comme l’explique Lamine Dieng : « à chaque fois que l’on discute avec un tiers partenaire ou prestataire dans le cadre d’un projet, les échanges doivent être couverts par un accord de confidentialité. Il s’agit d’une tâche répétitive, dont la valeur ajoutée n’est pas toujours évidente. Nous avons donc envisagé d’automatiser le process en ayant recours à un générateur de NDA, qui dispenserait nos clients internes d’avoir à impliquer systématiquement le département juridique à un stade généralement précoce de leur projet. Ils pourraient ainsi passer par une interface en ligne pour générer eux-mêmes les NDA. »

Deuxième étape : la mise en œuvre collaborative

Une fois le projet et ses objectifs définis, la deuxième étape pouvait être lancée : la mise en œuvre. « Un product owner de l’équipe du Digital Lab a travaillé avec Lamine pour bénéficier de son expertise juridique et affiner le besoin », explique Julien.»

Cette phase de construction demandait un investissement en matière de temps qui était non négligeable. Une collaboration étroite devait également s’opérer pour que l’outil corresponde aux besoins, souligne Lamine Dieng. « Il fallait notamment rationaliser un template d’accord de confidentialité en envisageant les différents cas de figure susceptibles de se poser de manière concrète à nos clients internes lorsqu’ils mettent en place ces NDA. Cela implique aussi la formalisation et la transmission d’une partie de la connaissance et de la gestion des NDA (notamment sous formes de guidelines) auparavant internalisée au juridique et désormais simplifiée et partagée avec le métier. »

Troisième étape : expérimentations et mise à disposition des équipes

Après trois mois d’échanges et de travail, la troisième et dernière étape du projet consistait à expérimenter l’outil, à faire des tests et à mettre la solution à disposition des équipes après une démo finale faite aux principaux concernés. Et le succès a été au rendez-vous, comme en témoigne Canan Mehonjic : « c’est extrêmement agréable du point de vue métiers. C’est très facile d’utilisation, et ça va très vite. Auparavant, cela prenait plusieurs allers-retours avec le service juridique, et c’était chronophage pour nous comme pour eux. Nous pouvons désormais nous concentrer sur des aspects de nos métiers qui ont plus de valeur ajoutée. »

Au-delà des usages, la transversalité des échanges a été vécue comme un point très positif par tous. « Je suis très heureux d’avoir pu découvrir ces métiers de plus près et d’avoir pu contribuer à ce projet, que je considère comme une vraie réussite », témoigne ainsi Julien Girault. Un sentiment partagé par Canan Mehonjic : « le simple fait de voir des services travailler ensemble de manière transverse pour aider à fournir des services plus rapides, plus simples et plus efficaces est très enthousiasmant. L’expérience est très constructive et productive. C’est en réunissant ces différentes compétences que nous avons pu arriver à ce résultat. Les bénéfices sont observés à la fois chez nous mais aussi chez nos partenaires, avec des effets très concrets. »

La sortie de cet outil n’est pas passé inaperçu, et il devrait être utilisé par d’autres, selon Lamine Dieng : « les métiers commencent à utiliser cet outil, et pas seulement le métier automobile. Notre filiale aux Pays-Bas est fortement intéressée pour profiter de notre retour d’expérience et partager le code et les moyens informatiques, qui vont permettre de dupliquer notre modèle pour créer un NDA generator adapté à ses besoins. »

Bilan : un succès qui en appelle d’autres

Le succès de ce projet s’inscrit dans une démarche plus globale, portée notamment par le Digital Lab, et qui doit profiter à tous les services de BNP Paribas Personal Finance. C’est ce qu’explique Julien Girault : « le travail que nous avons réalisé ensemble avec la fonction juridique, qui consiste à faciliter la vie et le quotidien des équipes en réduisant au maximum les tâches à faible valeur ajoutée, fait partie d’un mouvement plus global. Le rôle du Digital Lab était d’aider à lancer ce mouvement, grâce à la mise en place de cette première étape d’automatisation, de jouer un rôle de catalyseur. »

Même son de cloche du côté de Lamine Dieng : « cette expérience est une lucarne sur le futur de la fonction juridique, où l’on sort le fait contractuel des mains des juristes pour l’amener au cœur des métiers. Nous essayons de faire en sorte que chacun des métiers soit partie prenante de la création du contrat. C’est totalement en ligne avec les politiques du groupe et la gestion du risque dans le monde bancaire qui tend à responsabiliser les opérationnels dans la création et la gestion de la documentation contractuelle. » La digitalisation et le travail collaboratif ont de beaux jours devant eux.