Réforme de la facturation électronique : la checklist pour être en règle
Modalités, calendrier : voici ce qu’il faut savoir pour aborder sereinement la généralisation de la facturation électronique, prévue pour septembre 2026.
Prévue à l’origine pour 2024, la réforme de la facturation électronique entrera en vigueur à partir de septembre 2026. Toutes les entreprises assujetties à la TVA, des microentreprises aux grands groupes, devront progressivement être en mesure d’émettre et de recevoir des factures au format électronique.
Avec cette réforme, l’État poursuit plusieurs objectifs : alléger la charge administrative des entreprises, améliorer sa connaissance en temps réel de leur activité ou lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA. Mais concrètement, quelles démarches faut-il engager avant cette date ? Et comment se préparer sereinement à cette transition ? Éléments de réponse ci-dessous.
1. Vérifier si votre entreprise est concernée
Si votre entreprise est établie en France et soumise à la TVA, elle sera très probablement concernée par l’une – voire les deux – obligations introduites par la réforme : le e-voicing (la facturation électronique) et le e-reporting (transmission des données à l’administration). Votre statut juridique n’a aucune incidence, comme le précise le site impots.gouv.fr : « [La réforme] concerne l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, c’est-à-dire toutes les entreprises, quel que soit le chiffre d’affaires qu’elles réalisent, leur forme juridique ou leur régime d’imposition, y compris les entreprises bénéficiant de la franchise en base. Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) sont donc concernés par la réforme. »
Réforme de la facturation électronique : quelles obligations pour les freelances ?
La réforme introduit donc deux obligations distinctes, qui ne s’appliquent pas à toutes les entreprises de la même manière, rappelle France Num :
- La facturation électronique : elle concerne les entreprises assujetties à la TVA, qui exercent leur activité en France et ont une clientèle B2B.
- Le e-reporting : il s’applique aux entreprises soumises à la TVA qui ont une clientèle de particuliers « et/ou réalisent des opérations à l’étranger ».
2. Se renseigner sur le calendrier d’application
En décembre 2023, l’article 91 de la loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier pour la mise en œuvre de la réforme. Concrètement, celle-ci se déploiera en deux phases :
- À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises – TPE, PME, ETI, microentreprises et grandes entreprises – devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les ETI et grandes entreprises auront en plus l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique et d’effectuer un e-reporting si elles sont concernées par cette obligation.
- À partir du 1er septembre 2027 : ce sera au tour des microentreprises, TPE et PME d’avoir l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. Si elles sont concernées par l’obligation de e-reporting, elles devront transmettre leurs données à l’administration fiscale.
3. Comprendre ce qui change pour vos factures
Pour faire simple, il ne sera plus possible, avec la réforme, de créer une facture au format PDF, puis de l’envoyer par email. Désormais, ces documents devront répondre à plusieurs exigences (notamment en matière de mentions légales ou de format), puis transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (voir plus bas), qui se chargera de vérifier leur conformité et d’assurer la transmission des données à l’administration fiscale.
Trois formats structurés seront acceptés :
- Universal Business Language (UBL),
- Factur-X (format composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF),
- Cross Industry Voice (CII).
En outre, quatre nouvelles mentions viendront s’ajouter aux informations déjà obligatoires sur vos factures :
- Numéro de SIREN de l’acheteur,
- La nature de l’opération (livraison de biens ou prestation de services),
- L’adresse de livraison ou le lieu d’exécution de la prestation, « lorsqu’il est différent de l’adresse du client »,
- Le paiement de la TVA d’après les débits, si le prestataire a opté pour ce régime.
Pour faciliter vos démarches, il peut donc être judicieux d’utiliser un outil de facturation électronique. Généralement payantes ou en modèle freemium, ces solutions permettent de créer des documents comptables à partir de templates, intégrant toutes les mentions légales. Elles intègrent, en outre, des fonctionnalités pour le suivi des factures et des devis, ou pour automatiser certains processus, et réalisent une veille réglementaire en continu.
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4. Choisir une plateforme de dématérialisation
Pour émettre et recevoir des factures électroniques dans un format conforme, les entreprises devront s’appuyer sur une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un intermédiaire agréé par l’administration fiscale. C’est cette plateforme qui sera chargée de transmettre les données à l’administration et de s’assurer de leur conformité.
À l’origine, l’État prévoyait de déployer un portail public pour assurer le transit des factures, mais ce projet a été finalement abandonné, selon Le Parisien. D’après Qonto, qui a publié un guide pratique de la réforme validé par France Num, le portail public de facturation (PPF) se focalisera plutôt sur « la création d’un annuaire centralisé des entreprises et de leur PDP ainsi que sur la transmission des données fiscales à l’administration ».
À ce jour, plus de 80 plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) ont été « immatriculées sous réserve » par l’administration fiscale, dont plusieurs outils de facturation cités ci-dessus. Ces intermédiaires devraient être validés définitivement d’ici la fin de l’année 2025. La liste complète est disponible à cette adresse.
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