Retour d’expérience : comment QENVI utilise la méthode agile pour sa gestion commerciale

La méthode agile ne se limite plus aux équipes de développement, elle touche désormais tous les services de l’entreprise. QENVI, entreprise dédiée au conseil en qualité, environnement, informatique et performance, a ainsi innové en adoptant la méthode Kanban au sein de ses équipes commerciales. Pour en savoir plus, nous avons demandé à leur CEO, Laurent Van Den Reysen, de nous livrer son retour d’expérience sur le sujet.

Fort de 25 collaborateurs et de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires moins de cinq ans après sa création, QENVI recrute par ailleurs de nombreux professionnels de l’IT en PACA, IDF et à Toulouse. Intéressé(e) ? Retrouvez leurs offres d’emploi sur BDM/job.

Pourquoi avoir appliqué l’agilité à votre gestion de business ?

L’agilité chez QENVI, ESN de 25 personnes de Sophia Antipolis, est mise en œuvre à différents niveaux de l’entreprise. Pour la partie business, et la partie R&D (robotique). Comme nous avons plusieurs contraintes de disponibilité (gérant et ingénieur d’affaires ne sont pas toujours présents sur site), et pour adapter l’agilité à la gestion de business, en effet les interlocuteurs sont plus souvent en dehors de l’équipe, et un prospect et ses attendus n’étant pas intégrables dans une démarche journalière, nous avons adopté la méthode Kanban pour gérer de manière agile notre business.

Quels principes de l’agilité appliquez-vous ?

Tout d’abord un tableau de bord trône en permanence sur un de nos murs. Il fait référence et ainsi tout le monde peut le voir, même les personnes étrangères à la société. Encore faut-il en comprendre le sens. Nous avons séparé ce Kanban en 4 phases : backlog, todo, in progress, done. Pour la petite histoire, et pour rappeler à nos salariés qu’ils viennent de partout, ces 4 mots sont affichés en anglais donc mais aussi en russe, zarma, arabe et espagnol et les post-it sont écrits en français ou anglais. Le fait d’éviter la notion de sprint permet de ne pas mettre de pression supplémentaire sur l’équipe commerciale. En revanche, nous suivons une fois par semaine à l’aide de ce tableau nos principales tâches business sur ce tableau de bord Kanban.

Comment fonctionne ce tableau de bord Kanban ?

Nous avons adopté 2 couleurs : bleu pour les actions principales sans aucune alerte, rouge pour les actions principales avec alerte. Par exemple :

• Nous conservons dans la partie « done », le post-it correspondant à l’action effectuée pour préparer un salon et nous enlèverons ce post-it quand le salon et son analyse auront été faits. Donc, même dans cette partie « done », des éléments peuvent changer de couleur.
• Nous avons dans la partie « In progress » des post-it correspondant à de prospects à relancer, des clients dont le contrat est en cours de signature, des recrutements en cours, à des formations, des dossiers à constituer, des bons d’achat pour les salariés à acheter …
• Nous avons dans la partie « todo », un ensemble d’actions à faire à long terme ou des règles de base pour traiter avec nos clients, le type de recrutement à faire (roboticien avec tel profil, ingénieur Java pour tel client, …)
• Nous avons dans la partie « backlog », les objectifs à atteindre en terme commercial pour la partie ESN, les clients et prospects dont nous connaissons les besoins en termes de technique (robot, java, php, C++, …) ou en termes de localisation (Paca, Toulouse, Paris, …)

Comment faites-vous le suivi et la répartition des actions menées ?

Pendant la réunion hebdomadaire menée par le gérant, chaque personne de l’entreprise présente à ce moment-là (commerciaux, ingénieurs à demeure ou de passage) peut intervenir librement dans cette discussion ouverte qui dure en moyenne une heure. Il n’y a pas de compte-rendu à ce moment-là, mais chaque action est suivie par le gérant avec le responsable de l’action désignée. Le tableau de bord ne représente pas ces responsables mais un état des actions. En ce moment, nous avons peu d’actions en rouge pour la partie business au contraire de l’année dernière où, suite à un impayé, nous avions lancé un ensemble d’actions suivies de cette manière pour rattraper ce problème. Pour la partie R&D, nous avons plusieurs incertitudes technologiques, donc à chaque fois, une action correspondante pour lever cette incertitude est décrite en rouge.

Quels sont pour vous les avantages de la méthode Kanban appliquée à la gestion commerciale ?

La méthode Kanban nous permet de tracer les actions et d’établir un lien managérial le plus simple et le plus efficace possible sans perte de temps pour notre PME. Toutefois, la mise en œuvre d’outils classiques de gestion (ERP, Excel) a été nécessaire pour tracer le détail de ces actions suivies via ce Kanban. Ce Kanban est donc bien un outil de communication et de visualisation des actions à faire pour progresser de manière agile.

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