Productivité : 10 tâches à automatiser pour gagner du temps au travail

Automatisation : se libérer des tâches chronophages

Si votre quotidien professionnel peut être rythmé par des projets enthousiasmants, presque tous les métiers ont leur part de tâches chronophages. Souvent simples à réaliser mais répétitives, ces missions sont essentielles au bon fonctionnement de votre activité. Mais l’essor des outils numériques nous a permis de nous libérer de nombreuses tâches coûteuses en temps, qui peuvent désormais être automatisées. Dès lors, la gestion des automatisations en entreprise est devenue un élément clé, influençant grandement l’organisation du temps au sein de la structure.

Pour bénéficier pleinement de cette automatisation, le choix d’un outil spécialisé est primordial. Les solutions disponibles sur le marché peuvent être polyvalentes, et donc compatibles avec une multitude d’applications, ou axées sur des missions spécifiques comme par exemple la gestion des emails.

Les meilleurs outils pour automatiser vos tâches professionnelles

Zapier

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ZennoPoster

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Bardeen

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Mindflow

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10 tâches à automatiser dans votre travail

Au travail, de nombreuses missions peuvent être automatisées en interconnectant différentes applications. Voici 10 exemples d’automatisation pour optimiser la gestion de votre temps :

1. Mettre en place des emails automatiques : de nombreux professionnels configurent des emails pour les périodes d’absence directement dans leur messagerie. Mais il est également possible de mettre en œuvre des automatisations plus spécifiques, telles que des emails de bienvenue pour les nouveaux clients ou des accusés de réception. En outre, vous pouvez établir des transferts automatiques afin que certains courriels soient transmis aux interlocuteurs adaptés.
2. Envoyer des notifications sur l’avancement des projets : les outils d’automatisation facilitent la connexion entre les logiciels de gestion de projet (comme Trello, Asana, Gouti) et les messageries (telle que Slack ou Teams). Cela vous permet de suivre en temps réel l’avancement des différents projets. Par exemple, dans le cadre d’un travail en méthode Kanban, vous pouvez recevoir une notification lorsque le statut d’une carte change.
3. Créer des rappels sur un calendrier : lors de la programmation d’un événement dans un calendrier en ligne, il est possible de générer une notification pour vos collaborateurs. Celle-ci peut être envoyée par email ou intégrée directement dans un logiciel de gestion de projet. Un rappel automatique peut également être programmé à l’approche de l’événement.
4. Être notifié de l’action d’un partenaire : lorsque vous gérez plusieurs projets collaboratifs avec des partenaires externes, la mise en place de notifications automatisées peut s’avérer précieuse pour une meilleure organisation. Par exemple, vous pouvez configurer un email ou un SMS systématique dès qu’un partenaire signe numériquement un document ou remplit un formulaire, ce qui vous permet de poursuivre le projet sans interruption.
5. Relancer les impayés : via les plateformes d’automatisation, mais également depuis certains comptes pros, vous pouvez mettre en place des relances automatiques en cas d’impayés de la part de vos clients. Cela contribue à minimiser les risques liés à l’accumulation de créances non recouvrées.
6. Télécharger les pièces jointes des emails : il est possible d’automatiser l’enregistrement des pièces jointes reçues par email, dans un dossier dédié ou sur un service cloud comme Dropbox. Certaines solutions permettent même d’imprimer ou de télécharger automatiquement les documents contenus dans les liens des emails reçus.
7. Diffuser des posts sur les réseaux sociaux : les outils d’automatisation offrent la possibilité de repartager facilement un post d’un réseau social vers une autre plateforme. Par exemple, à chaque fois que vous publiez une photo sur Instagram, un post peut être automatiquement créé sur LinkedIn pour avertir votre réseau.
8. Transférer les contacts clients vers un tableur : si vous utilisez un CRM pour gérer vos données clients, vous pouvez établir une synchronisation automatique avec un tableur comme Google Sheets. Dès lors, chaque nouveau contact ajouté à votre CRM sera également inséré dans le tableur, et inversement.
9. Optimiser le SAV : pour de nombreuses entreprises, les canaux de SAV se sont diversifiés ces dernières années, englobant les messageries des réseaux sociaux, les chats, les emails, etc. Afin d’optimiser leur efficacité, il est possible de configurer des alertes dans un logiciel de gestion de projet ou un CRM, permettant d’être notifié dès la réception d’un message quelle que soit sa provenance, et de faire preuve de réactivité.
10. Centraliser la gestion des tickets de support : les logiciels d’automatisation offrent aux équipes techniques la possibilité de centraliser la création et la gestion des tickets d’assistance sur une seule et même plateforme, indépendamment de leur source (formulaire, chat, helpdesk). Cela aide les équipes à se concentrer davantage sur la résolution des problèmes et à traiter les requêtes plus rapidement.