Pourquoi la gestion documentaire est un levier essentiel de la productivité des entreprises

Parfois encore négligée par les entreprises, la gestion électronique des documents est pourtant un enjeu clé pour la productivité des entreprises. En facilitant l’accès aux documents et en fluidifiant les processus, elle devient un outil indispensable pour gagner du temps et de l’efficacité.

Tour d’horizon avec DocuWare des avantages de la GED et des gains concrets à attendre en implémentant la solution.

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Comment une solution de gestion documentaire peut-elle améliorer concrètement la productivité d’une organisation ?

Une solution de gestion documentaire (GED) améliore la productivité d’une organisation en facilitant l’accès rapide et centralisé aux informations, réduisant ainsi le temps de recherche. Elle améliore la collaboration grâce au partage facile de documents et au contrôle des versions, évitant les erreurs liées aux versions obsolètes. La sécurité est renforcée par des contrôles d’accès et une traçabilité des actions, assurant la conformité aux réglementations.

Les processus sont automatisés, réduisant les délais et les erreurs humaines, et les notifications aident à gérer les tâches. La réduction des documents papier diminue les coûts d’impression et de stockage. Les solutions de sauvegarde garantissent la continuité des activités, et l’accès à distance facilite le télétravail et la mobilité des employés.

Quels types de processus métier peut-on digitaliser et automatiser pour gagner en efficacité ?

DocuWare est une solution de gestion documentaire transverse qui permet de digitaliser et d’automatiser tous les types de processus métier. Voici quelques exemples de processus métier qui peuvent être digitalisés :

• Achats et comptabilité : gestion des factures fournisseurs et factures clients, gestion des commandes et des documents d’achats (bons de livraison, contrats, devis, demandes d’achat, etc).
• Ressources humaines : gestion des dossiers des employés, on-boarding et off-boarding, contrats de travail, évaluations…
• Gestion des contrats : suivi des contrats depuis leur création jusqu’à leur expiration, avec des rappels pour les renouvellements.
• Gestion des commandes : capture et traitement des bons de commande, suivi des livraisons et gestion des retours.
• Conformité et réglementation : numérisation et gestion des documents nécessaires pour se conformer aux réglementations, en particulier au RGPD, traçabilité des actions.
• Gestion des documents juridiques : archivage des documents juridiques, recherche et récupération des documents juridiques de types contrats.
• Gestion des documents marketing et ventes : archivage des contrats, devis, demandes d’achat liés aux actions marketing et commerciales.

En digitalisant ces processus avec DocuWare, les organisations peuvent améliorer leur efficacité, réduire les erreurs, assurer la conformité et faciliter l’accès aux informations critiques.

Quelles économies de temps peut-on espérer en implémentant une solution de GED ?

Voici quelques chiffres concrets pour illustrer les gains de temps potentiels avec l’utilisation de la GED DocuWare.

1. Réduction du temps de recherche de documents :

• Avant la GED : en moyenne, un employé peut passer environ 20 % de son temps à chercher des documents papier. Pour un employé travaillant 40 heures par semaine, cela représente environ 8 heures par semaine.
• Avec la GED : le temps de recherche peut être réduit à quelques minutes par jour. Supposons une réduction à 30 minutes par semaine, cela représente un gain de plus de 7 heures par semaine par employé.

2. Automatisation des processus :

• Avant la GED : le traitement manuel des factures peut prendre environ 10 à 15 minutes par facture.
• Avec la GED : l’automatisation peut réduire ce temps à environ 2 à 3 minutes par facture. Pour une entreprise traitant 100 factures par semaine, cela représente un gain de 700 à 1 200 minutes par semaine (jusqu’à 20 heures par semaine).

3. Accès rapide et simultané aux documents :

• Avant la GED : si un document est consulté par plusieurs employés, le temps d’attente peut s’accumuler. Si chaque document est consulté par 3 employés et que chaque consultation dure 10 minutes, cela représente 30 minutes par document.
• Avec la GED : les documents peuvent être consultés simultanément, éliminant le temps d’attente. Pour 50 documents consultés par semaine, cela représente un gain de 1 500 minutes par semaine (soit 25 heures par semaine).

4. Archivage et récupération simplifiés :

• Avant la GED : l’archivage manuel peut prendre environ 5 minutes par document.
• Avec la GED : l’archivage automatisé peut réduire ce temps à 1 minute par document. Pour 100 documents archivés par semaine, cela représente un gain de 400 minutes par semaine (soit environ 7 heures par semaine).

En résumé, l’utilisation de DocuWare peut permettre de gagner jusqu’à plusieurs dizaines d’heures par semaine, en fonction du volume de documents et des processus spécifiques de l’organisation. Ces gains de temps peuvent se traduire par une augmentation significative de la productivité et une réduction des coûts opérationnels.

Quels bénéfices financiers peut-on envisager avec la mise en place d’une GED ?

Les gains financiers associés à l’introduction d’une Gestion Électronique de Documents (GED) peuvent varier considérablement en fonction de la taille de l’organisation, du volume de documents traités, et des processus spécifiques en place. Toutefois, voici quelques exemples chiffrés pour illustrer les économies potentielles.

1. Réduction des coûts de stockage :

Si une entreprise occupe 1 000 mètres carrés pour stocker des documents à un coût de 200 euros par mètre carré par an, l’introduction d’une GED peut permettre de réduire l’espace de stockage de 50 %, soit une économie de 100 000 euros par an.

2. Diminution des coûts de papier et d’impression :

Une entreprise moyenne peut dépenser environ 20 000 euros par an en papier et en impression. Si une GED réduit ces coûts de 40 %, l’économie serait de 8 000 euros par an.

3. Optimisation du temps de travail :

Si 100 employés passent en moyenne 2 heures par semaine à rechercher des documents, cela représente 200 heures par semaine. Si une GED réduit ce temps de recherche de 50 %, et que le coût horaire moyen d’un employé est de 25 euros, le gain est de 130 000 euros par an.

4. Réduction des coûts de gestion et de maintenance :

Si une entreprise dépense 50 000 euros par an en gestion et maintenance des documents papier, et qu’une GED permet de réduire ces coûts de 30 %, l’économie serait de 5 000 euros par an.

5. Amélioration de la collaboration et de la productivité :

Si l’amélioration de la collaboration et de la productivité grâce à une GED permet d’augmenter les revenus de 1 % pour une entreprise ayant un chiffre d’affaires annuel de 10 millions d’euros, l’augmentation des revenus serait de 100 000 euros par an.

En additionnant ces exemples d’économies, on pourrait estimer des gains totaux potentiels de 353 000 euros par an.

Ces chiffres sont évidemment des exemples et peuvent varier largement en fonction des circonstances spécifiques de chaque entreprise. L’important est de réaliser une analyse détaillée des coûts et des gains potentiels avant d’implémenter une solution de GED, mais les économies induites peuvent être très importantes.

Quels sont les risques pour les entreprises qui ne prennent pas ce virage de la digitalisation de leurs documents et workflows ?

Les risques sont multiples : perte de temps dans le traitement des documents, erreurs humaines, risque d’absence de mise en conformité notamment par rapport au RGPD et aux normes ISO, risques liés à la sécurité des documents (documents perdus, volés, falsifiés).

Une solution de GED est-elle pertinente seulement pour les grandes entreprises ?

Une solution de GED s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grands groupes, dès lors qu’ils ont une volumétrie importante de documents à archiver et à traiter. Des gains de temps importants peuvent être réalisés pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, la sécurité étant un sujet essentiel, cela touche aussi bien les PME que les grands groupes.

Avec une GED, les documents sont accessibles partout, à tout moment, permettant ainsi une continuité des activités, y compris en télétravail et à distance.

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