PME : 5 idées pour réduire vos frais du quotidien

Au quotidien, les PME sont confrontées à de nombreux frais : déplacements, téléphonie d’entreprise, communication, outils de gestion, charges indirectes, etc. En ce temps d’inflation, il peut être particulièrement pertinent d’étudier certains axes de dépenses pour les optimiser. On fait le point !

1. Privilégier la visioconférence pour limiter les déplacements

Le coût de l’essence étant de plus en plus élevé, il est préférable de réduire le nombre de déplacements. Si certaines réunions peuvent être réalisées à distance avec des clients ou des fournisseurs, n’hésitez pas à privilégier la rencontre virtuelle par le biais d’un outil de visioconférence. Par exemple, vous pouvez utiliser gratuitement Google Meet ou kMeet pour vos réunions virtuelles.

À la clé : des économies majeures sur les frais d’essence de votre entreprise.

2. Choisir une solution VoIP pour vos appels professionnels

Une solution VoIP (Voice over Internet Protocol, ou « voix sur IP » en français) permet aux collaborateurs d’une entreprise de lancer ou recevoir des appels depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone. Les appels vocaux et vidéo sont transmis par le biais d’Internet (en réseau filaire ou en Wi-Fi). Autrement dit : plus besoin de mettre en place un réseau traditionnel avec des postes de téléphones !

À la clé : des économies sur toutes les dépenses liées à l’installation et la mise à jour du matériel de téléphonie d’entreprise.

Les meilleures solutions VoIP pour vos appels d'entreprise

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3. Communiquer en ligne plutôt que sur des supports papier

Imprimer de nombreux supports print tels que des flyers, courriers, affiches, kakémonos, peut vite coûter très cher à une PME, surtout si la prestation est externalisée. Pour réduire vos frais, vous pouvez certainement ajuster vos supports de communication dans certains cas, et pourquoi pas privilégier des canaux digitaux. Quelques exemples : des campagnes d’emailing à la place des courriers, les publications sur les réseaux sociaux à la place des flyers, une billetterie en ligne plutôt qu’une inscription papier, etc.

À la clé : des économies de papier et d’argent, mais aussi plus de visibilité en ligne.

4. Choisir des logiciels adaptés à votre structure

Chaque entreprise utilise des logiciels au quotidien pour la gestion de leur entreprise et pour leurs problématiques métiers. Parfois, cela fait plus de 10 ans que les collaborateurs travaillent sur le même outil mais les besoins peuvent évoluer (surtout si l’entreprise est en forte croissance). Au fil du temps, de nouvelles solutions SaaS émergent aussi sur les différents marchés…

Il peut être intéressant d’analyser les différentes plateformes existantes et les nouveaux tarifs proposés pour certains domaines comme : CRM, ERP, facturation, paie, etc. Ensuite, à vous de faire jouer la concurrence afin de négocier les tarifs.

À la clé : des économies sur vos logiciels et la découverte de nouveaux outils.

5. Surveiller vos frais généraux pour les optimiser

Sans oublier les fameux frais généraux qui peuvent impacter fortement la bonne santé de l’entreprise s’ils ne sont pas bien gérés. Concrètement, il s’agit de toutes les charges indirectes liées au fonctionnement de votre structure : loyer, charges locatives, frais d’assurance, frais comptables, frais d’entretien (maintenance du matériel), frais bancaires, etc. Il est important de surveiller ses frais au quotidien pour ne pas avoir de mauvaises surprises et réagir à temps si nécessaire.

À la clé : des économies majeures par mois sur vos charges indirectes.