Outlook : comment créer un groupe collaboratif sur PC, mobile et navigateur

Sur Outlook, il existe une fonctionnalité nommée « groupe Microsoft 365 » qui permet de créer des groupes de contacts avec une adresse email commune et un espace collaboratif. Attention cependant à ne pas confondre cette option avec la fonction « groupe de contacts » qui permet de créer une liste de diffusion. Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment utiliser la fonctionnalité « groupe Microsoft 365 ». À noter que sur l’application de bureau macOS, cette fonctionnalité n’existe pas encore, qu’il s’agisse du nouvel Outlook ou l’ancienne version.

Comment créer un groupe de contacts collaboratif Outlook sur Windows

Voici les étapes pour créer un groupe de membres avec une adresse email unique, sur la version desktop d’Outlook pour Windows :

• Dans la barre de navigation supérieure, repérez la section « Groupes » et cliquez sur Nouveau groupe,
• Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, donnez un nom à votre groupe de contacts, cela génèrera l’adresse email commune du groupe, que vous pourrez modifier,
• Vous pourrez également ajouter une description, décider si le groupe est public ou privé et configurer la réception des emails de groupe,
• Validez en cliquant sur Créer,
• Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez ajouter des membres au groupe, réalisez votre sélection puis cliquez sur Ajouter des membres.

Votre groupe de contacts Outlook est maintenant créé. À cette étape, vous devez autoriser des contacts extérieurs au groupe à lui envoyer des emails. Pour cela :

• Cliquez sur Courrier, en bas à gauche du volet de navigation,
• Dans ce volet, sélectionnez votre groupe,
• Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Paramètres du groupe, puis cliquez sur Modifier le groupe,
• En bas à droite de la fenêtre qui vient de s’ouvrir, cochez la case permettant à des utilisateurs non membres d’envoyer des emails au groupe et cliquez sur OK.

Comment créer un groupe de contacts collaboratif Outlook depuis un navigateur

Voici la marche à suivre pour créer un groupe de contacts Outlook sur votre navigateur web :

• Dans le volet de navigation situé à gauche de la fenêtre, cliquez sur Contacts, symbolisé par deux silhouettes,
• Dans la barre des menus supérieure, sous Accueil, cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant, puis choisissez Nouveau groupe,
• Donnez un nom à votre groupe, cela génèrera une adresse email commune que vous pouvez modifier,
• Dans la fenêtre suivante, vous pouvez ajouter des membres à votre groupe. Vous pouvez aussi le faire manuellement à partir de la barre des menus en haut de la fenêtre de votre navigateur,
• Votre groupe et votre adresse commune ainsi créés, vous pouvez recevoir et envoyer des emails depuis cette nouvelle adresse. Vous retrouverez votre groupe en bas du volet de gauche.

Comment créer un groupe de contacts collaboratif Outlook sur l’application iOS ou Android

Sur l’application mobile Outlook, la création de groupes se fait très simplement. Le processus est le même entre iOS et Android. Pour configurer votre groupe :

• Sur l’écran principal de l’application, appuyez en haut à gauche sur votre photo de profil (ou le logo Outlook affiché par défaut),
• Dans le volet de navigation qui s’ouvre à gauche, choisissez Groupes,
• Appuyez en bas à droite sur le bouton Nouveau groupe,
• Donnez un nom à votre groupe, ajoutez-y des membres et une photo de profil et appuyez sur Créer,
• Votre groupe est désormais créé avec une adresse email Outlook qui lui est propre,
• Vous pouvez y accéder depuis l’onglet Groupes dans le volet de navigation,
• Pour modifier les réglages, ajouter, supprimer des membres ou quitter le groupe, appuyez sur le bouton Informations, symbolisé par un « i » entouré, sur la page de votre groupe.