Outlook : comment créer une liste de diffusion pour envoyer des emails groupés

Qu’est-ce qu’une liste de diffusion sur Outlook ?

Une liste de diffusion sur Outlook requiert avant tout de faire un point sur la terminologie. Auparavant, le service de messagerie proposait :

• Les listes de diffusion : pour envoyer un email à une liste de contacts,
• Les groupes de contacts : pour créer un groupe avec une adresse commune.

Mais, avec le « nouvel Outlook », les choses ont changé. Ce qui s’appelait avant liste de diffusion devient Groupe de contacts, et ce qui s’appelait groupe de contacts devient Groupe Microsoft 365.

Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un Groupe de contacts, c’est-à-dire une liste de diffusion qui permet d’envoyer un email à un ensemble de contacts prédéfini. Si vous souhaitez créer un Groupe Microsoft 365, vous trouverez la procédure ici.

Bon à savoir : il n’est pas possible de créer un Groupe de contacts (c’est-à-dire une liste de diffusion) sur les applications mobiles iOS et Android d’Outlook.

Comment créer une liste de diffusion Outlook sur Windows

La procédure pour créer des listes de diffusion avec l’application de bureau Outlook pour Windows est simple. Voici comment la mettre rapidement en place :

• Dans le volet de navigation à gauche, cliquez sur l’onglet Contacts représenté par deux silhouettes,
• Cliquez ensuite sur Accueil puis sur Nouveau groupe de contacts,
• Une fenêtre s’ouvre alors, vous pourrez y donner un nom à votre liste,
• Dans le ruban supérieur, sélectionnez Ajouter des membres pour constituer votre liste de contacts (à partir de votre carnet d’adresses, de vos contacts Outlook ou en ajoutant un nouveau contact),
• Cliquez sur Enregistrer et fermer pour valider votre liste de diffusion.

Pour envoyer un email à votre liste de diffusion, vous pouvez directement taper les premières lettres de votre liste dans la barre des destinataires d’un nouveau courrier. Vous pouvez aussi retrouver votre liste dans l’onglet Contacts, où apparaît le menu Toutes les listes de contacts. Sélectionnez celle qui vous convient et cliquez sur Envoyer un message. C’est aussi à cet endroit que vous pourrez modifier votre liste.

Comment créer une liste de diffusion Outlook depuis un navigateur web

Pour créer une liste de diffusion depuis votre navigateur web, il existe plusieurs méthodes :

• Depuis l’onglet Accueil de la barre de navigation supérieure, cliquez sur la flèche à droite de Nouveau contact, puis sur Nouvelle liste de contacts,
• Depuis l’icône Personnes dans le volet de navigation à gauche, représentée par deux silhouettes, puis en choisissant Vos listes de contacts et en sélectionnant Créer une liste de contacts.

Dès lors, vous pouvez :

• Donner un nom à votre liste de diffusion,
• Ajouter des contacts depuis la barre de recherche,
• Rédiger une courte description,
• Valider votre liste en cliquant sur Créer.

Pour envoyer un email à votre liste de diffusion, il est possible de :

• Rédiger un nouveau mail, et taper les premières lettres de votre liste au sein du champ des destinataires pour la voir apparaître,
• Cliquer sur l’onglet Personnes (situé dans le volet de navigation gauche), puis Vos listes de contacts, sélectionner la liste désirée et cliquer sur Envoyer un courrier.

Comment créer une liste de diffusion Outlook sur macOS

Pour créer une liste de diffusion sur Outlook avec votre Mac, vous devez préalablement effectuer deux réglages :

• Repasser sur l’ancienne version d’Outlook : la nouvelle version d’Outlook pour Mac ne permet pas de créer de listes de diffusion. Pour repasser à l’ancienne version, rendez-vous dans le menu Aide sur la barre des menus en haut de l’écran, puis cliquez sur Revenir à l’ancienne version de Outlook.

• Rendre cliquable l’option « Liste » : vous remarquerez peut-être que l’option Nouvelle liste de contacts est grisée et donc indisponible. Pour profiter de cette fonctionnalité, il faut se rendre dans le menu Outlook de la barre des menus en haut de l’écran, puis cliquer sur Réglages…. Ensuite, choisissez le menu Général dans Paramètres personnels et décochez l’option Masquer les dossiers sur mon ordinateur.

Une fois ces deux réglages effectués, vous allez pouvoir créer votre liste de diffusion. Pour ce faire :

• En bas à gauche du volet de navigation, cliquez sur Contacts, symbolisé par deux silhouettes, puis cliquez sur Nouvelle liste de contacts en haut à gauche,
• Donnez un nom à votre liste, ajoutez ou supprimez des membres grâce aux boutons dédiés, et enregistrez-la,
• Pour envoyer un email à la liste créée, cliquez sur la petite enveloppe à droite de votre liste.