3 outils indispensables pour stocker vos documents en toute sécurité
Découvrez des outils pour vous aider à stocker vos documents de façon sécurisée.
1. Les coffres-forts numériques pour vos documents importants
Tout d’abord : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique (CFN) ? C’est un espace de stockage en ligne qui garantit un haut niveau de sécurité pour tous vos documents les plus personnels. Les coffres-forts électroniques s’avèrent pratiques pour les particuliers qui souhaitent centraliser leurs documents administratifs sur une seule plateforme (avis d’imposition, factures, contrats, etc.).
Les coffres-forts numériques sont aussi adaptés aux entreprises qui veulent mettre en place la distribution automatisée des documents RH à tous leurs collaborateurs comme les bulletins de paie chaque mois par exemple.
Les principaux coffres-forts électroniques
2. Les plateformes pour mettre en place une GED efficace
Pour stocker tous vos fichiers de façon sécurisée, vous pouvez aussi opter pour la GED (Gestion Électronique des Documents). La GED s’adresse aux entreprises ou organisations, en pleine transformation digitale, qui souhaitent dématérialiser tous leurs documents administratifs et mettre en place un véritable archivage numérique sécurisé pour leur structure.
Les solutions spécialisées dans la GED permettent de : numériser et classifier les documents, mettre en place une indexation intelligente des fichiers, définir des autorisations d’accès en fonction de groupes d’utilisateurs, utiliser des modèles de workflows pour automatiser des processus clés tels que le traitement des factures ou l’intégration de nouveaux employés par exemple.
Les meilleures solutions de GED (Gestion Électronique des Documents)
3. Les solutions en ligne pour stocker tous vos fichiers
Les solutions de stockage de fichiers permettent de sauvegarder de nombreux fichiers : documents, photos, vidéos, etc. Grâce à ces outils en ligne, vous pouvez classer vos fichiers dans des dossiers et sous-dossiers en toute sécurité. Vous avez également la possibilité de les partager à vos contacts, tout en contrôlant les paramètres de partage (vous pouvez autoriser ou non une personne à ajouter ou supprimer des fichiers).
Parmi les solutions les plus connues, on retrouve : Google Drive, iCloud, OneDrive ou encore Dropbox. Ce qui peut différer en fonction des outils : capacité de stockage (combien de Go ou de To disponibles pour stocker ses fichiers), les fonctionnalités de collaboration, ou encore la personnalisation des dossiers.
Les principales solutions de stockage de fichiers
Bonus : les outils pour enregistrer et sécuriser vos mots de passe
Vous n’avez pas encore de gestionnaire de mots de passe ? Il est temps de passer à l’action. Premier avantage : vous n’avez plus besoin de retenir tous vos mots de passe ou de les écrire sur un post-it, ils sont enregistrés par l’outil. Deuxième avantage : le gestionnaire va vous proposer des mots de passe « forts » qui vont renforcer la sécurité de vos comptes, de vos données, et indirectement, de vos documents stockés en ligne tels que des pièces jointes dans vos mails ou des photos dans votre solution de stockage. Bref, pour assurer la sécurité de vos documents, il est temps d’en finir avec les mots de passe vulnérables de type : azerty ou 123456 !
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