Onboarding : 20 startups et pure players révèlent comment ils accueillent leurs nouvelles recrues

L’onboarding est un moment clé dans la relation qu’entretiennent une entreprise et ses salariés. L’accueil proposé aux nouveaux venus est en effet symbolique de leur futur parcours dans la structure, permettra de leur montrer rapidement la culture d’entreprise et leur donnera les bases pour travailler efficacement et s’intégrer à leur équipe. Si les méthodes sont nombreuses, les startups et les pureplayers rivalisent d’ingéniosité pour proposer des parcours atypiques et formateurs et mettre en confiance leurs nouvelles recrues. Une bonne manière de garder ses talents mais aussi d’attirer des professionnels aguerris ! Dans le cadre de notre semaine dédiée au recrutement dans les plus belles startups et les pureplayers les plus attractifs, nous vous proposons de découvrir les méthodes originales d’onboarding de 30 entreprises innovantes à forte croissance.

Prestashop

Nous avons mis en place un onboarding qui se déroule en plusieurs étapes:

1. Parrain/marraine – chaque nouveau salarié se voit attribuer un “buddy”. Celui-ci est en charge de le prendre sous son aile et de l’accompagner dans son intégration.
2. Breakfast with your CEO – il s’agit d’une heure entre les nouveaux arrivants et notre CEO, pour en apprendre davantage sur PrestaShop et poser toutes ses questions.
3. Goûter des nouveaux – un goûter mettant à l’honneur toutes les nouvelles têtes de la PrestaCrew.
4. Atelier open source – l’open source étant une partie intégrante de l’ADN de PrestaShop, il est important que tous nos collaborateurs acquièrent des bases sur ce sujet.
5. Vis ma vie – tout simplement, partager une journée de travail avec un autre membre de la PrestaCrew pour découvrir son métier et pourquoi pas l’exercer !

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Klaxoon

Chez Klaxoon, l’onboarding des nouveaux collaborateurs est essentiel pour garantir une intégration rapide et réussie. Un article est créé sur notre outil interne afin d’annoncer l’arrivée de chaque nouveau collaborateur et que tous puissent lui souhaiter la bienvenue. Les nouveaux arrivants vont ensuite pendant 15 jours apprendre à connaitre tous les collaborateurs Klaxoon en suivant un parcours en 6 étapes composé de défis sport, jeux, de découverte des projets, de mise en relation avec les équipes de Lyon, New York, Rennes et Paris.

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Groupon

Chaque nouvelle recrue suit un programme d’intégration spécifique à sa business line avec un tronc commun “Groupon”. Les onboardings pour les fonctions commerciales durent en général une dizaine de jours avec une intégration progressive sur le poste et nous garantissons même toute ou partie du variable pendant leur  phase de formation. Chaque responsable d’équipe a l’opportunité de présenter sa business unit afin de mettre en situation et d’appréhender au mieux la culture Groupon.  De plus, pour certains départements, les intégrations peuvent se faire à l’étranger au sein de départements similaires avec des collègues internationaux.

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Prêt à Pousser

Toute une série d’outils sont à la disposition des nouveaux arrivants pour se familiariser avec l’entreprise, son histoire et ses produits; notamment un Wiki en ligne avec les réponses à toutes les questions pratiques que l’on peut se poser.

Le jour de son arrivée, chaque nouveau collaborateur rencontre pendant 15 minutes un par un chaque membre de l’équipe. Chacun remplit aussi une fiche de présentation qui est ensuite affichée sur un mur avec celles du reste de l’équipe. On découvre à la lecture les talents cachés de chacun, ce qu’il ne mange pas ou sa blague préférée par exemple ! Il se voit aussi attribuer un « Cher Collègue« , ce sera son référent les premiers jours.

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iAdvize

Nous accueillons les nouveaux collaborateurs sous forme de promotions. Il y a une session d’onboarding mensuelle qui commence chaque deuxième mardi du mois. L’onboarding dure en moyenne un mois, les différents services et métiers leur sont présentés pour bien comprendre l’organisation de chaque pôle qui permet, entre autres, d’identifier chaque interlocuteur chez iAdvize. Cela se conclut par un “breakfast with the boss”, Julien Hervouët, afin qu’il puisse rencontrer l’ensemble des nouveaux collaborateurs. En parallèle, des points de suivi sur l’intégration sont réalisés régulièrement durant les premiers mois.

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RegionsJob

Une à deux semaines avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, nous lui adressons un mail pour lui indiquer les informations importantes pour son premier jour : quand, où, avec qui, le programme et, même si cela peut paraitre anodin (mais repensez à votre première journée dans une nouvelle entreprise), le dress code. Chez nous, nous n’imposons que de venir avec son plus beau sourire.

Le premier jour, nous lui présentons l’organisation de l’entreprise et de son équipe, les outils de communication interne, et traitons la partie administrative RH. Nous organisons un café d’accueil, un déjeuner avec l’équipe et surtout l’ensemble de ses outils de travail sont fonctionnels. Les semaines suivantes, selon les métiers, un planning de formation est remis  sur un à deux mois.

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Mondocteur

Un collaborateur qui rejoint Mondocteur se voit attribuer un buddy, participe à une semaine complète de formation au produit et aux outils et se voit intégrer plus globalement (déjeuner, soirée) chez Mondocteur  ! Des « vis ma vie » sont également organisés afin de comprendre les aspects/obligations des différents métiers.

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Cdiscount

Nous avons à cœur d’accueillir nos nouveaux collaborateurs en leur donnant toutes les clés pour découvrir notre société et en comprendre sa culture au travers d’un parcours dédié. Celui-ci est composé de moments d’échange avec les différentes équipes, d’un programme de parrainage, et d’une journée d’intégration avec la visite du siège et des entrepôts. Nous nous assurons ainsi de mettre en œuvre les actions nécessaires à la réussite de nos nouveaux arrivants.

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Showroom Privé

Nous organisons deux fois par mois une matinée d’intégration pour accueillir nos nouveaux collaborateurs, pendant laquelle ils peuvent se rencontrer et poser toutes leurs questions sur la vie de l’entreprise. Un Discovery Breakfast a également lieu une fois par mois : cela permet à tous les salariés de découvrir un nouveau métier présent chez Showroomprivé !

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Sarenza

Les sarenzien.nes suivent un process d’intégration complet à leur arrivée :

• Parcours d’intégration spécifique organisé par le manager afin de rencontrer toutes les personnes à connaitre dans le cadre de son métier
• Attribution d’un « buddy » pour l’accompagner dans ses premiers pas.
• Accueil par le service RH
• Double écoute service client
• Visite des entrepôts à Réau
• Session d’intégration commune où chaque Direction présente son service
• Déjeuner d’accueil avec les Dirigeants
• Déjeuner à 5 avec 4 autres nouveaux arrivants

Tous ces rendez-vous permettent d’assurer une intégration efficace et conviviale afin que le nouveau / la nouvelle sarenzien.ne se sente accueilli.e et prenne rapidement ses marques.

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BlaBlaCar

Nous offrons un onboarding très complet pour nos nouveaux employés avec notamment :

• Ils participent aux « Onboarding days » : 3 jours dédiés pour les informer de l’histoire de BlaBlaCar, partager la vision et les challenges actuels, échanger avec les différentes équipes.
• Chacun se voit attribuer un mentor pour les accompagner lors des premières semaines.
• Nous les accompagnons pour un tour des bureaux, pour connaître leur lieu de travail.
• Ils bénéficient d’un accès à notre BlaBlaLearn – plateforme de formation et de présentation des équipes.
• Ils disposent d’une visibilité au sein de l’entreprise afin de faciliter les échanges avec toute l’équipe.
• Il y a une forte implication de nos trois fondateurs qui s’investissent dans les process de recrutement et accueillent les nouveaux à leur arrivée.

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Chauffeur Privé

Nous organisons tous les mois une semaine dédiée à l’intégration des nouveaux arrivants. L’occasion de rencontrer tous les départements, de se familiariser avec notre organisation et de mieux comprendre le rôle et les responsabilités de chaque équipe. La semaine se termine sur un déjeuner de promotion avec un des fondateurs.

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Lunchr

Chaque nouvel arrivant est invité à tester dès son premier jour l’application Lunchr ! Lunchr est un vecteur de convivialité en entreprise, et le meilleur moyen de connaître ses nouveaux collègues reste pour nous de partager un déjeuner avec eux. Nous mettons un point d’honneur à déjeuner au maximum tous ensemble le midi, et nous remarquons que l’intégration est largement facilitée par ce moment de cohésion quotidien.

Dans un deuxième temps, pour rencontrer nos équipes réparties sur l’ensemble de notre territoire, nous nous réunissons tous les trimestres pour quelques jours dédiés à l’intégration des nouveaux mais également à la définition de nos objectifs, avec un maximum de transparence sur nos réalisations, nos objectifs et les enjeux de chaque pôle.

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Flixbus

Chaque nouveau Flixie (petit nom des personnes travaillant au sein de FlixBus 😊) arrive le lundi matin pour le petit déjeuner hebdomadaire. Cela permet de rencontrer toutes les équipes et de comprendre les projets en cours, de se présenter etc… La matinée se poursuit par un onboarding RH, pour signer des documents et répondre aux questions. Un déjeuner d’équipe est également prévu le midi. Au cours de la première semaine, chaque responsable d’équipe présente également son équipe et les interactions que la recrue pourra avoir avec celle-ci.

Des « feed-back talks » ponctuent les premiers mois afin de s’assurer que chaque nouveau Flixie dispose de toutes les connaissances nécessaires (business, organisation, outils, objectifs…) dont il a besoin pour prendre son poste. Chaque nouvelle recrue est également invité à participer à améliorer l’onboarding ou donner son avis sur les process en place.

Sur le moyen terme, nous souhaitons également que chacune des nouvelles recrues puisse voir le terrain. Une permanence de bienvenue est proposée à Bercy pour rencontrer les agents et chefs d’équipes sur place et de mieux se rendre compte du service proposé par FlixBus. Chaque nouveau salarié est invité à expérimenter un voyage dans un FlixBus afin de vivre une « Customer Experience ».

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Drivy

Nous fournissons à chaque nouvel arrivant un document qui centralise toutes les informations utiles pour travailler chez Drivy, du mot de passe du wifi à l’explication des notes de frais en passant par un guide Slack. Il y a également un happiness meeting de calé avec l’office manager, qui explique tout ce qu’il faut savoir et qui fait un tour des bureaux pour présenter les nouveaux venus aux équipes. Un onboarding est prévu avec l’IT manager qui présente nos outils et environnements de travail. Des déjeuners sont proposés chaque semaine pour ceux qui souhaitent partager un repas avec d’autres personnes de l’entreprise : cinq personnes se retrouvent avec le nouveau-venu pour lui expliquer la vie à l’intérieur de l’entreprise. Notre processus d’onboarding est assez long, mais nous pensons que l’accueil est très important pour un collaborateur qui arrive.

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Vestiaire Collective

Nous prévenons en avance le manager afin qu’il puisse accueillir son nouveau collaborateur. Par la suite, l’équipe RH prend le relai pour lui donner les informations pratiques sur sa vie au sein de notre société, un welcome pack lui est également remis et nous le présentons à l’ensemble de nos collaborateurs. Enfin, une journée d’intégration est organisée afin qu’il puisse connaître, en compagnie des autres nouveaux arrivants, le fonctionnement de la société.

L’objectif pour 2018 est de déployer cet onboarding à l’international, afin que tous nos collaborateurs soient intégrés de la même manière, qu’ils soient basés à Paris, New York ou Hong Kong.

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Sculpteo

Chez Sculpteo, intégration et formation sont au cœur du processus d’onboarding. Chaque nouvel arrivant rencontre une personne de chaque département pour bien comprendre notre fonctionnement, tout en rencontrant rapidement les autres équipes. Le process d’onboarding comprend également une formation à l’impression 3D et des journées d’immersion dans notre usine.

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Blade

L’entreprise accueille ses nouveaux arrivants en les présentant en amont par email à tous les collaborateurs dans l’esprit “choose your player” avec leur nom, leur rôle et leur niveau à la façon d’un jeu vidéo. Lors de leurs arrivées le lundi matin à 10h dans nos locaux, ces derniers sont accueillis par notre Happiness Manager qui leur fait visiter les locaux avec une courte présentation de chaque équipe et de leurs missions afin que si besoin, la nouvelle recrue puisse se tourner vers les personnes concernées.

De plus, une welcome box est offerte le jour de l’arrivée. Ce qu’il y a à l’intérieur ? C’est un secret réservé aux Bladers ! Enfin chaque jeudi, les nouveaux arrivants sont mis en avant lors d’une soirée d’intégration afin de réunir les employés autour de quelques boissons : une bonne excuse pour se retrouver et apprendre à se connaître.

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Se Loger

Nous avons un parcours d’intégration sur mesure pour chaque population de métiers. La DRH Louise Robitail rencontre tous les collaborateurs en CDI au bout d’un mois pour faire connaissance. Au bout de 3-4 mois, les nouveaux venus participent à la demi-journée d’intégration avec tous les collaborateurs arrivés au même moment. Au bout du sixième mois, un déjeuner est organisé avec le PDG Bertrand Gstalder. Il y a ensuite un suivi constant du collaborateur et un développement des compétences de la part du manager et de la Responsable RH qui gère la population de collaborateurs.

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Withings

Dans le cycle d’intégration, chaque nouvel arrivant se voit attribuer un Parrain dont le métier est idéalement le plus éloigné possible du sien, pour stimuler le partage et la découverte. Il est également équipé de nos derniers produits  : le feedback est essentiel ! Et les “promotions” de nouveaux se retrouvent régulièrement pour faire le point et partager sur leurs parcours respectifs.

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Lengow

Pour chaque nouveau salarié, un planning d’intégration est prévu. L’idée est d’organiser des points de présentation avec des référents de chaque service afin d’avoir une vision globale des métiers de Lengow. De plus, Clothilde, membre du service formation, prévoit pour chaque nouveau salarié une journée de formation en présentielle via des animations ludiques, avec la présentation du secteur du e-commerce de manière générale et sur Lengow ainsi que des présentations et exercices en elearning. Un point est prévu au bout d’un mois, afin d’avoir le feedback du salarié sur son intégration.

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GuestToGuest

Pour notre onboarding, chaque nouveau salarié est annoncé par email avec une petite description fun à l’ensemble de l’équipe et également présenté lors de notre webinar en live. Nous disposons également d’un système de parrain/marraine en dehors de son équipe directe. Il est aussi nécessaire de faire une partie de ping-pong sa première semaine !

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