Notes de frais : les règles et modalités de remboursement à connaître

À quoi servent les notes de frais ?

Lorsqu’un salarié doit engager des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle, il peut se faire rembourser à l’aide de notes de frais. Ces dernières correspondent à la liste de l’ensemble des dépenses engagées par le salarié pour le compte de son entreprise au cours d’une certaine période.

Les entreprises sont tenues de rembourser ces frais à leurs employés, mais elles sont libres de choisir la manière dont elles le font (remboursement des frais réellement engagés ou remboursement forfaitaire).

Il existe d’ailleurs des outils dédiés, qui permettent aux entreprises de faciliter le traitement et la gestion des notes de frais.

Les meilleurs outils de gestion des notes de frais

Neo

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Vertical Expense

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Spendesk

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Expensya

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Voir tous les outils Notes de frais

Les modalités de remboursement

Pour le remboursement des notes de frais, les entreprises peuvent procéder de deux manières distinctes : le remboursement des frais réels, ou le remboursement des frais forfaitaires.

Remboursement des frais réels

Ce système de remboursement permet au salarié de percevoir le montant exact des frais qu’il a engagés. Chaque dépense déclarée doit être associée à un justificatif (facture, note de restaurant, justificatif de paiement…). Si l’employeur peut prouver que ces dépenses sont nécessaires pour l’exercice des fonctions (en produisant un justificatif), elles sont exclues de la base de calcul des cotisations.

Les frais suivants sont obligatoirement remboursés via ce système :

• Ensemble des frais liés au télétravail (achat de matériel, abonnements liés à l’activité professionnelle…),
• Frais de déménagement suite à une activité professionnelle,
• Ensemble des frais engagés par les salariés détachés à l’étranger ou vers les DOM ROM (et inversement).

Remboursement des frais forfaitaires 

Aussi appelé remboursement forfaitaire ou allocation forfaitaire, ce système permet d’indemniser les salariés de la même somme chaque mois, en se fiant au barème des montants maximums déterminé par l’URSSAF. Ce mode de remboursement, qui ne nécessite pas de justificatifs, permet de simplifier les démarches, mais ne fonctionne que pour quelques types de notes de frais (déplacement, repas et hébergement). Si le montant des frais dépasse la somme maximale autorisée, les frais supplémentaires sont à la charge du salarié.

Vous pouvez retrouver l’ensemble des barèmes sur le site de l’URSSAF.

Les règles concernant les notes de frais

Les notes de frais sont soumises à certaines règles précises, pour éviter les abus, et simplifier les procédures. Généralement établies mensuellement, il n’y a pas de réelle obligation sur les délais, puisque la loi mentionne un « délai raisonnable » pour le remboursement. À savoir que les remboursements de notes de frais apparaissent sur la fiche de paie, dans la rubrique du salaire brut, sous la forme d’une ligne intitulée Indemnité note de frais.

Pour réaliser des notes de frais, il est impératif de fournir certains éléments justificatifs. Voici les listes des informations obligatoires à fournir selon le type de note de frais que vous souhaitez réaliser.

Frais d’hébergement

En cas de grand déplacement, il est possible de se faire rembourser des frais d’hébergement. Attention, vous devez remplir au moins l’une de ces 2 conditions pour en bénéficier :

• Se trouver à 50km minimum de votre domicile,
• Se trouver à 1h30 en transport en commun minimum de votre domicile.

Si l’une de ces deux conditions est remplie, vous pourrez ajouter les frais d’hébergement à votre note de frais. Une facture est nécessaire pour faire office de justificatif.

Frais de déplacement

Les frais de déplacement, aussi appelés indemnités kilométriques, prévoient le remboursement des frais de carburant, de l’entretien et de l’usure du véhicule, ou encore de l’assurance, à condition de pouvoir présenter les justificatifs suivants :

• Les motifs et les lieux exacts des déplacements effectués,
• Le nombre exact de kilomètres effectués,
• La liste des péages empruntés sur les autoroutes, ainsi que les justificatifs de paiement associés,
• La puissance fiscale du véhicule, justifiée par sa carte grise.

Comme pour les frais d’hébergement, seuls les déplacements à plus de 50km du domicile (ou plus d’1h30 en transport en commun) sont remboursables.

Frais de repas

Les dépenses de restauration sont remboursables en fournissant les informations suivantes :

• La note du restaurant avec la date exacte et le montant de l’addition,
• Les noms et les qualités des invités (s’il y en avait), ainsi que la raison de l’invitation au dos de la note.

Autres frais

Pour toutes vos autres dépenses liées à votre activité professionnelle, et éligibles aux notes de frais, vous devrez présenter une facture ou un justificatif d’achat.