Notes de frais kilométriques : barème, calcul et outils
Découvrez les barèmes des frais kilométriques en 2024 et les meilleurs outils pour simplifier leur gestion.
Les notes de frais kilométriques permettent de justifier les trajets effectués par les employés dans le cadre de leurs déplacements professionnels, avec un véhicule personnel, afin d’obtenir un remboursement. Selon le véhicule et la distance parcourue, différents barèmes s’appliquent. Retour sur les règles en vigueur.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
La note de frais kilométrique s’applique lorsqu’un salarié réalise un trajet à des fins professionnelles en utilisant son véhicule personnel. Elle permet au collaborateur de bénéficier d’un remboursement, appelé « indemnité kilométrique ». Toutefois, les trajets pour se rendre sur le lieu de travail, qui peuvent bénéficier d’autres compensations, ne sont pas éligibles.
Les notes de frais kilométriques prennent en compte trois types de frais : l’assurance automobile, le carburant et l’usure du véhicule. Ainsi, les frais annexes, comme ceux de parking ou de péage, n’entrent pas en compte dans le calcul. Ils doivent être renseignés sur une note de frais indépendante en vue du remboursement.
Pour réaliser une note de frais kilométrique, il est recommandé d’utiliser un outil spécialisé dans la réalisation de notes de frais. Ces outils offrent des fonctionnalités pratiques pour calculer le nombre de kilomètres exact sans risque de se tromper, valider les notes ou importer un barème personnalisé.
Les outils à utiliser pour faire une note de frais kilométrique
Que contient une note de frais kilométrique ?
Une note de frais kilométrique intègre les éléments justificatifs suivants :
- Nom et prénom du salarié,
- Date du déplacement,
- Motif du déplacement,
- Modèle du véhicule,
- Nombre de kilomètres parcourus. Dans certains cas, l’entreprise demande un justificatif supplémentaire, comme un relevé GPS.
Le barème de frais kilométriques en fonction des véhicules
Le montant du remboursement est effectué selon un barème publié annuellement par l’administration publique. Il prend en compte le type de véhicule, sa puissance et la distance parcourue.
Le barème applicable aux voitures en 2024
Le barème ci-dessous s’applique aux voitures :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km (€) | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km (€) | Distance (d) au-delà de 20 000 km (€) |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Par exemple, pour un trajet professionnel de 5 200 km avec une voiture d’une puissance de 5 CV, le calcul sera le suivant : (5 200 x 0,357) + 1 395 = 3 251,4 €.
Le barème applicable aux deux-roues en 2024
Le barème ci-dessous s’applique aux motocyclettes :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 3 000 km (€) | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km (€) | Distance (d) au-delà de 6 000 km (€) |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
Par exemple, pour un trajet professionnel de 500 km avec une motocyclette d’une puissance de 2 CV, le calcul sera le suivant : 500 x 0,395 = 197,5 €.
Le barème ci-dessous s’applique aux cyclomoteurs :
| Puissance administrative (en CV) | Jusqu’à 3 000 km (€) | De 3 001 à 6 000 km (€) | Au-delà de 6 000 km (€) |
|---|---|---|---|
| 50cc et moins | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Par exemple, pour un trajet professionnel de 1 000 km avec un cyclomoteur, le calcul sera le suivant : 1 000 x 0,315 = 315 €.
Pour un calcul simplifié, vous pouvez également accéder au simulateur proposé par impots.gouv.
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