Not todolist : la liste de tâches à ne pas faire pour maintenir sa productivité

Pour améliorer sa productivité, on parle beaucoup de la liste de tâches. Qu’elle soit rédigée sur papier ou saisie sur PC, elle permet de bien organiser ses travaux et de maximiser ses chances d’atteindre ses objectifs. Mais une autre liste, souvent oubliée, peut vous aider à booster votre productivité : la « Not todolist », la liste des tâches à ne pas faire pour conserver un bon rendement au quotidien.

Ce genre de liste peut être écrite ou imprimée, mais elle doit dans tous les cas être visible au quotidien. Il est difficile de mettre au point une « Not todolist » compatible avec tous les métiers. Néanmoins, voici quelques tâches à éviter si vous travaillez sur PC.

Regarder ses emails en temps réel

C’est sans doute la meilleure façon de perdre du temps en entreprise – avec les réunions inutiles. Plutôt que regarder vos emails en temps réel, fixez des tranches horaires précises pour les traiter. La durée et la fréquence de ces tranches horaires dépendent de l’importance et de l’urgence des tâches reçues par email. Si, quoi qu’il arrive, les emails reçus n’entraînent jamais de tâches urgentes, vous pouvez checker vos emails uniquement 1 à 2 fois par jour, lors d’un créneau dédié.

Regarder les réseaux sociaux en temps réel

Pour les réseaux sociaux, le principe est le même. Et cela concerne même une majeure partie des community managers. Privilégiez des systèmes d’alertes pour être prévenu en cas de problème (nombre de commentaires ou de mentions plus important que d’habitude par exemple). A moins de travailler pour un média ou lorsque la situation l’exige vraiment (crise, prise de parole…), il est rarement productif de regarder ses flux Twitter défiler à longueur de journée.

Perfectionner ses tâches coûte que coûte

On ne le dira jamais assez : perfectionner ses tâches fait perdre un temps fou. Dans la plupart des secteurs, peaufiner les détails coûte plus d’argent qu’il n’en rapporte. Cessez donc de fignoler les détails et accordez plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

Travailler 4 heures sans faire de pause

Pour de multiples (et mauvaises) raisons, certains ne prennent jamais de pause. Ils travaillent sans cesse, pour prouver aux autres ou à eux-mêmes qu’ils sont courageux et qu’ils n’ont pas besoin de cela. Oui mais voilà, toutes les études le prouvent : faire des pauses améliore la productivité. Mettre en place un bon ratio travail/pauses est très important. Arrêtez donc de penser que travailler plus permet d’en faire plus, il faut surtout savoir doser et se reposer de temps en temps pour être plus efficace.

Répondre à tous les appels en temps réel

Dans la même veine que les emails et les réseaux sociaux, répondre à tous les coups de téléphone peut vous faire perdre un temps fou. S’il s’agit d’un appel interne ou que l’appelant est identifié, il peut s’agir d’un appel important. Dans ce cas, répondez. S’il s’agit d’un appel externe voire anonyme, il peut être utile de ne pas répondre. Si c’est important, l’interlocuteur vous laissera un message. Si ça ne l’est pas, il raccrochera. Dans tous les cas, vous aurez gagné du temps.

Accepter les réunions à durée indéterminée

Les réunions sont parfois responsables du temps perdu. Si certaines sont utiles, il est important de refuser les réunions qui n’ont pas de terme précis. C’est le meilleur moyen de ruiner une après-midi (voire une journée entière) pour des futilités sans valeur ajoutée.

Dire oui à toutes les demandes

Avant de dire oui à toutes les requêtes, posez-vous plusieurs questions : « est-ce que la personne qui me demande de faire cette tâche est mon supérieur, est-ce que j’ai le temps, suis-je la bonne personne, est-ce que je peux déléguer »… Répondre à ces quelques questions permet d’arrêter de dire oui à toutes les requêtes et de ne plus voir sa liste de tâches s’allonger au fur et à mesure de la journée.

Se perdre dans les méandres des Internets

Le web, c’est vaste. C’est à la fois une mine d’informations et le meilleur endroit pour se distraire et perdre du temps. S’accorder des pauses, c’est important. Vous pouvez flâner sur Internet pour vous détendre, même si vous devriez privilégier une pause offline pour reposer vos yeux. Mais si vous décidez quand même de vous balader sur Internet pendant votre pause, fixez-vous des limites. Il est plus simple d’aller sur reddit que d’en sortir !