Méthode Kanban : définition, avantages et outils

La méthode Kanban est particulièrement populaire dans la gestion de projet, avec son système de visualisation des flux de travail en tableau et cartes.

Un tableau représentant un projet, des cartes pour les tâches et des colonnes pour les étapes du processus : c'est la méthode Kanban. © NicoElNino - stock.adobe.com

Sommaire

La méthode Kanban est un système de gestion visuelle des flux de travail à l’aide de tableaux et de cartes qui représentent les différentes tâches et étapes du processus. Elle vise à optimiser l’efficacité, la productivité et la qualité du travail dans de nombreux domaines, comme la gestion de projets divers, après avoir été éprouvée dès les années 1950 dans l’industrie japonaise. C’est de là qu’elle tire son origine, le mot « Kanban » se traduisant littéralement par « carte visuelle » ou « panneau visuel », étant issu des kanji « kan », signifiant « visuel » et « ban » pour « carte » ou « panneau ».

Quelle est l’origine du Kanban ?

La méthode Kanban trouve ses racines dans le secteur manufacturier japonais et fut popularisée par des ingénieurs de la firme Toyota dans les années 1950. L’idée est née de l’observation des supermarchés : Taiichi Ohno et son équipe ont remarqué que le réapprovisionnement des étagères se faisaient en fonction de la demande des clients. Si un produit était retiré du rayon, il était immédiatement remplacé pour maintenir un niveau optimal de stock. Cette approche basée sur la demande a inspiré l’idée d’utiliser des signaux visuels pour déclencher la production ou la livraison de composants ou de produits dans un contexte industriel.

Chez Toyota, l’utilisation a commencé avec des cartes physiques, sous forme de fiches, qui étaient attachées aux conteneurs de matériaux. Ces cartes représentaient les besoins de production et étaient déplacées d’une étape à l’autre du processus de production à mesure que les matériaux étaient consommés ou utilisés. Avec le temps, cette méthode a été adaptée pour être utilisée dans divers domaines et notamment la gestion de projets de toutes sortes.

Les principes de base de la méthode Kanban

La méthode Kanban comme nous la connaissons aujourd’hui s’appuie sur plusieurs principes de base. Le premier et le principal est bien sûr la visualisation du flux de travail avec l’utilisation d’un tableau divisé en colonnes représentant les différentes étapes du processus. Deuxièmement, la méthode Kanban se base sur des cartes qui correspondent aux tâches à effectuer. Celles-ci sont déplacées à travers les colonnes du tableau au fur et à mesure de l’avancement du travail.

Parallèlement, chaque colonne peut avoir une limite de capacité, indiquant combien de tâches peuvent être traitées simultanément à chaque étape. Cela permet d’éviter la surcharge de travail, pour maintenir un flux stable. Enfin, la méthode Kanban facilite une analyse régulière du flux de travail et des métriques pour identifier des opportunités d’améliorations ou pour réaliser des ajustements rapides.

Les avantages de la méthode Kanban

L’association de tableaux et de cartes présente de nombreux avantages. La méthode Kanban s’est développée et a été largement adoptée par les entreprises de toutes tailles. Elle offre notamment :

Une amélioration de l’efficacité et de la productivité : grâce à la visualisation des flux de travail et à l’optimisation de la gestion des tâches.
La réduction des gaspillages : l’optimisation des flux et la limitation du travail en cours réduit le gaspillage de ressources, de temps et d’énergie pour les équipes.
La flexibilité et la réactivité : la méthode Kanban est flexible pour répondre aux changements et aux priorités en cours de projet, permettant de réagir plus rapidement aux demandes du client ou à l’évolution du marché.
La transparence et la communication : la visualisation des flux de travail favorise la transparence au sein des équipes et facilite la communication en permettant à chacun de comprendre où en est chaque tâche.

Quels outils pour mettre en place la méthode Kanban ?

La méthode Kanban est devenue l’un des modes de visualisation de flux de travail privilégiés au sein des entreprises ou des associations. Les outils et logiciels de gestion de projet qui proposent des tableaux et des cartes pour visualiser les workflows sont particulièrement nombreux.

Certains offrent des options de personnalisation avancées pour vous permettre de créer des Kanban selon vos goûts et vos besoins. D’autres disposent de fonctionnalités d’automatisation proposant par exemple de faire passer, sans action de votre part, des cartes d’une colonne à l’autre. Enfin, la plupart de ces outils s’intègrent à vos autres solutions d’entreprise, toujours dans le but d’optimiser la productivité et d’améliorer la fluidité du travail.

Parmi ces outils, il en existe plusieurs qui font référence : on peut notamment citer Trello, Asana ou Notion.