Message d’absence : 10 modèles gratuits pour Outlook et Gmail

Le paramétrage d’un message d’absence est une pratique nécessaire pour de nombreux professionnels avant un départ. Que ce soit pour des vacances, un congé, ou toute autre absence du bureau, il est nécessaire d’indiquer à vos interlocuteurs la durée de votre absence, si celle-ci est connue, ainsi qu’un collègue à contacter en cas de besoin. Cet article vous propose 10 modèles gratuits de messages d’absence pour Outlook et Gmail, conçus pour couvrir diverses situations professionnelles tout en étant faciles à adapter selon vos besoins.

1. Modèle d’email d’absence classique

Ci-dessous, vous trouverez un message d’absence standard, qui fonctionne en toutes circonstances :

« Bonjour,

Je suis absent(e) du bureau jusqu’au [date de retour] en raison de [raison de l’absence] et ne pourrai pas répondre à votre email dans l’immédiat.

Pour les questions urgentes, je vous invite à contacter [nom du collègue] à l’adresse [email du collègue] ou au [numéro de téléphone du collègue].

Je vous remercie pour votre compréhension et vous recontacterai à mon retour.

Cordialement,

[Votre nom ou signature] »

2. Modèle d’email d’absence corporate

Si vous travaillez dans un cadre plutôt strict, mieux vaut opter pour un message d’absence court et formel. Vous pouvez utiliser le modèle ci-dessous :

« Bonjour,

Je suis absent(e) du [date de départ] au [date de retour]. Pendant cette période, je n’aurai pas accès à mes emails.

Pour toute urgence, veuillez laisser un message au service [nom du service] à l’adresse suivante : [adresse générique du service concerné].

Bien à vous,

[Votre signature complète : prénom, nom, poste et société] »

3. Modèle de message d’absence décontracté

Si l’ambiance dans votre structure est plus décontractée, vous pouvez opter pour un ton détendu, tout en restant professionnel :

« Bonjour,

Je suis en vacances jusqu’au [date de retour] et que ne consulterai pas mes emails pendant cette période. J’espère revenir plein d’énergie et prêt à répondre à tous vos besoins !

Si votre demande presse, n’hésitez pas à joindre [nom du collègue] à l’adresse [email du collègue] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue]. [prénom du collègue] est au courant de tout et pourra certainement vous aider.

Merci et à bientôt !

[Votre prénom] »

4. Modèle d’email d’absence humoristique

Dans certains contextes, une touche d’humour peut être la bienvenue. Voici quelques exemples de messages d’absence décalés  :

• « Bonjour, je suis absent(e) jusqu’au [date]. En cas d’urgence, vous pouvez contacter [nom du collègue] à l’adresse suivante : [email]. En cas d’extrême urgence, contactez le 15. Cordialement, [signature mail]. »
• « Bonjour, je suis absent(e) du [date] au [date]. Tous les mails reçus durant cette période seront automatiquement détruits. Je vous conseille donc de les transmettre à [nom du collègue], à l’adresse suivante : [email]. Cordialement, [signature mail]. »
• « Bonjour, je suis actuellement en team building familial. Je serai de retour le [date]. En cas d’urgence, vous pouvez contacter [nom du collègue] à l’adresse [email]. Cordialement, [signature mail]. »

5. Modèle de courriel d’absence en anglais

Si vous collaborez à l’international, il peut être utile de proposer un message d’absence en anglais. Celui-ci peut, par exemple, être intégré sous celui en français :

« Hello,

I am currently out of the office and will not return until [date de retour]. During this time, I will have limited access to my email.

For immediate assistance, please contact [Nom du collègue] at [email du collègue] or [numéro de téléphone du collègue].

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Signature] »

6. Message d’absence pour congés maternité / paternité

Les congés maternité et paternité font suite à un événement heureux et peuvent donner lieu à un message d’absence doté d’une petite touche personnelle. Voici un exemple à utiliser :

« Bonjour,

Je suis actuellement en congé de maternité/paternité et je serai absent(e) du bureau jusqu’au [date de retour] a minima. Je ne serai pas joignable pendant cette période.

Pour toute question urgente, je vous invite à contacter [Nom du collègue] à l’adresse [adresse e-mail du collègue] ou au [numéro de téléphone du collègue], qui se fera un plaisir de vous assister.

Je vous remercie de votre compréhension pendant cette période importante de ma vie et j’ai hâte de vous retrouver à mon retour.

Cordialement,

[Signature] »

7. Email d’absence pour vacances d’été

Les vacances d’été sont généralement plus calmes professionnellement, mais n’interrompent pas pour autant les communications avec vos collègues. Ci-dessous, voici un message d’absence conçu pour les vacances d’été :

« Bonjour,

Je suis actuellement en congé estival et serai absent(e) du bureau jusqu’au [date de retour]. Je resterai déconnecté(e) durant cette période.

Pour toute urgence, n’hésitez pas à contacter [Nom du collègue] à [email du collègue] ou au [numéro de téléphone du collègue], qui se chargera de vous répondre dans les plus brefs délais.

Je vous remercie de votre compréhension et vous souhaite un bel été !

Cordialement,

[Signature] »

8. Message d’absence pour congés maladie

Les absences pour congé maladie peuvent être délicates à annoncer. Aussi, il est tout à fait possible de simplement indiquer votre absence, sans mentionner les raisons sanitaires. Si vous préférez prévenir vos interlocuteurs, vous pouvez opter pour le message suivant :

« Bonjour,

Je vous remercie de votre message. Je suis actuellement arrêté et serai absent(e) du bureau jusqu’à nouvel ordre. Pour toute urgence, je vous invite à contacter [Nom du collègue] à l’adresse [email du collègue] ou au [numéro de téléphone du collègue].

Je vous remercie de votre compréhension et espère vous retrouver en pleine forme très bientôt.

Cordialement,

[Signature] »

9. Message d’absence pour les clients et partenaires

Certaines messageries offrent la possibilité de configurer un email automatique pour les adresses internes, et un pour les adresses externes à l’entreprise. Si vous souhaitez vous adresser aux partenaires extérieurs, vous pouvez utiliser ce modèle :

« Bonjour,

Je vous informe que je serai absent(e) du bureau du [date de début] au [date de retour] inclus. Durant cette période, je n’aurai pas accès à mes emails.

Pour toute question urgente ou si vous avez besoin d’assistance immédiate, je vous invite à contacter [Nom du collègue], qui reprend mes dossiers pendant mon absence. Vous pouvez le joindre par mail à l’adresse [email du collègue] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue].

Je vous remercie de votre compréhension et suis impatient(e) de poursuivre notre collaboration à mon retour.

Bien cordialement,

[Votre signature complète : prénom, nom, poste et société] »

10. Message de retour après une absence

Pour ce dernier exemple, nous vous proposons un modèle à utiliser lors d’un retour après une absence. Celui-ci est particulièrement pertinent si votre absence était longue et/ou à durée indéterminée :

« Bonjour à tous,

Je tenais à vous informer que je suis de retour au bureau ! Je suis en train de rattraper tout ce que j’ai manqué pendant mon absence, et je ferai de mon mieux pour répondre à tous les messages et m’occuper des tâches en attente aussi rapidement que possible.

Si nous avions des points en suspens ou des réunions reportées, n’hésitez pas à me contacter pour reprogrammer ou pour toute mise à jour nécessaire.

Merci pour votre compréhension et votre soutien durant mon absence. Je suis ravi(e) de revenir parmi vous et de reprendre nos beaux projets.

Cordialement,

[Signature] »

Pour découvrir comment programmer un message d’absence sur Gmail ou Outlook, vous pouvez consulter les articles ci-dessous :