Comment utiliser les signatures mail pour diffuser les messages importants dans le contexte de crise

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Continuer à communiquer par email

Dans le contexte actuel, une des premières mesures prises par les entreprises a été d’arrêter de communiquer, notamment vers l’externe : arrêt des achats display, report des plans média, mise en pause des campagnes Facebook ou des opérations RP… Il est en effet plutôt malvenu de continuer à vouloir faire de la communication marketing ou branding dans un temps dédié à la gestion de la crise sanitaire plutôt qu’au développement commercial. Dans le cas d’HelloWork, acteur français de l’emploi sur Internet dont fait partie le BDM, nous avons par exemple fait le choix de réduire nos communications classiques. Nous avons en revanche souhaité continuer à informer nos clients, prestataires, partenaires, prospects, etc., via des bannières intégrées dans les emails 1 to 1. Le canal email est en effet massivement utilisé pour contiuer à communiquer pendant cette crise. Dès qu’un collaborateur envoie un email, ce message, sobre mais qui indique la continuité de nos services, est affiché :

Ce message est d’ailleurs adaptable à nos différents moments de communication. Lorsque nous avons maintenu la BattleDev (concours de code organisé en ligne), et avons fait le choix de reverser les profits de cette dernière à l’Institut Pasteur, nous avons aussi souhaité l’intégrer dans les signatures mails de l’entreprise.

Quelques cas d’usage dans un contexte de crise

Dans le contexte de crise sanitaire, plusieurs entreprises ont fait le choix d’utiliser des bannières email pour diffuser des informations en lien avec la situation actuelle. Voici quelques exemples de pratiques intéressantes pour utiliser le canal de communication email afin de continuer à diffuser de l’information :

S’adapter au contexte

L’agence parisienne Brainsonic a pris en compte la crise du coronavirus pour proposer à ses clients une offre pour digitaliser les événements physiques annulés, notamment via des solutions de streaming. Un bon moyen de faire connaître cette solution.

Rappeler la disponibilité de l’entreprise et des collaborateurs en télétravail

Letsignit a de son côté (comme HelloWork d’ailleurs) fait le choix de rappeler aux destinataires des emails « organiques » – rappelons que ce sont des signatures de mail, et non des emailings commerciaux – que l’entreprise était toujours  joignable et que les collaborateurs étaient toujours présents, même en télétravail.

Donner de nouvelles informations de contact

La crise a évidemment modifié l’organisation de certaines structures, c’est par exemple le cas de la CCI Alsace, qui diffuse en signature mail le nouveau point de contact unique pour les acteurs économiques locaux.

Promouvoir ses actions de soutien

La BPI est en première ligne face à la crise. Elle diffuse via Letsignit des bannières email rappelant la possibilité de faire appel à un plan de soutien et la marche à suivre pour avoir plus d’informations.

Préparer l’après crise

Les bannières email unifiées sont aussi un moyen pour plusieurs entreprises de préparer l’après-crise, et de recommencer à communiquer auprès des clients et interlocuteurs avec qui elles sont toujours en contact. Un canal intéressant, par exemple, pour intégrer des « offres commerciales de reprise » ou pour tenir au courant son réseau de nouveautés importantes côté offre, ou produit. La fin de crise se profilant, les communications seront de plus en plus « normales » et les besoins pour annoncer cela de plus en plus importants.

L’email 1 to 1 est un canal intéressant sur lequel miser après la crise. Il est en effet peu intrusif, et permet de diffuser le bon message, aux bonnes personnes, de façon qualitative. C’est un média qui bénéficie d’une audience extrêmement captive puisqu’on parle à ses clients, ses prospects ses partenaires et il permet une finesse de ciblage gage d’efficacité dans la diffusion de ses messages. Et la diffusion est évidemment totalement gratuite, une fois la solution intégrée.

Un outil complet et facile à prendre en main pour harmoniser toutes les signatures mail

Letsignit est un outil que nous utilisons pour le BDM et HelloWork (dont fait partie le BDM). L’outil nous permet de facilement centraliser et harmoniser les signatures mail de tous les collaborateurs, et de les adapter selon les campagnes de communication, ou selon les métiers. Il est ainsi possible d’attribuer des signatures dédiées pour les commerciaux, et des signatures plus génériques pour les autres fonctions de l’entreprise. Vous pouvez facilement créer des groupes, et leur attacher des signatures mail différentes.

La création d’une bannière mail se fait en quelques clics, sans aucune compétence particulière en design ou en intégration. Une seule personne dans l’entreprise, le service comm’ par exemple, peut alors les intégrer, ou les modifier pour des groupes de collaborateurs. Plusieurs modèles standards sont accessibles (vous pouvez aussi uploader vos propres modèles en format HTML), et il est possible de les modifier simplement pour s’adapter à votre marque ou votre produit. La solution est très simple à prendre en main, et permet de gérer facilement toutes les signatures mail, peu importe la taille de l’entreprise. Les employés peuvent avoir accès à plusieurs signatures, afin de les adapter eux-mêmes à leurs différents interlocuteurs. Letsignit est compatible avec Office365, Outlook et GSuite pour un déploiement sans friction.

Un dashboard synthétise les résultats de chaque campagne, avec le nombre de mails envoyés, et le nombre de clics générés. Un excellent moyen de donner de la valeur à vos emails, et de convertir ce moyen de contact indispensable en véritable canal de communication.

Pendant toute la durée de la crise, Letsignit est gratuit et met à la disposition des kits de communication dédiés à la crise (modèles à télécharger sur ce lien dropbox).

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