La dématérialisation des documents RH séduit les entreprises

Les entreprises sont convaincues de l’intérêt de la dématérialisation des documents RH. Mais ce n’est pas forcément le cas des salariés. Fin 2010, près d’une entreprise sur deux (48%) a déjà eu recours à la dématérialisation de documents papiers (1). Et une proportion encore plus grande (56%) a recours à des documents « nativement numériques », c’est-à-dire construits à partir de données issues des SIRH, mais aussi de formulaires électroniques remplis par le collaborateur comme des feuilles de congés ou des notes de frais par exemple.

Et dans le domaine de la dématérialisation des documents RH, les entreprises veulent aller encore plus loin notamment dans le domaine de la gestion des talents : demande de mobilité de formation, entretien d’évaluation, etc. Mais pour l’instant, la loi de simplification du 28 avril 2009 ne mentionne que le bulletin de paie qui peut être distribué en format électronique  » avec l’accord du salarié concerné « .

Les salariés restent méfiants
Et si la dématérialisation comporte de nombreux avantages pour les services RH et l’entreprise (gain de temps, raccourcissement des délais de réponses, économies de papier, réduction de l’impact sur l’environnement, sécurité de l’archivage), les salariés restent encore méfiants.
Selon une enquête (2) dévoilée lors du Salon Solutions ressources Humaines l’an dernier, 61 % des DRH sont convaincus qu’une solution électronique garantit une plus grande sécurité de l’archivage des bulletins de paie, alors que seulement 30% des salariés partagent ce sentiment. « Lorsque l’on aborde le sujet de la feuille de paie, on remarque un décalage de perception entre les responsables RH et les salariés » analyse OpinionWay. Leur principale crainte : « que des personnes non autorisées accèdent plus facilement à ces informations confidentielles ».

Après les bulletins de paie, les titres restaurant ?
Ce document précieux n’est pourtant pas le seul à pouvoir être dématérialisé. Un projet de décret vise ainsi à instaurer l’obligation de transmission de l’attestation à Pôle emploi par voie électronique. Il pourrait entrer en vigueur au 1er janvier 2012. Et au mois de mai dernier, le gouvernement a déclaré qu’il réfléchissait à la dématérialisation des titres restaurant utilisés par 3,5 millions de salariés.
En attendant, la solution pour convaincre les salariés de l’intérêt de la dématérialisation, c’est peut-être de leur proposer une offre complète, utile à la fois pour leurs documents professionnels et personnels. Exemple avec Randstad qui a opté pour la formule de coffre-fort électronique. Un service en ligne qui garantit la conservation de documents administratifs, en plus des bulletins de paie jusqu’à l’âge de 70 ans.

Le coffre-fort, une offre plus globale
Le fonctionnement de ce coffre-fort en ligne, expliqué dans le schéma ci-contre (cliquez dessus pour l’agrandir), réalisé par e-coffre-fort.fr, permet de mieux cerner toutes les possibilités. De nombreux prestataires sont déjà sur le marché (Coffreo par exemple, mais aussi La Poste avec Digiposte pour les particuliers) et certaines entreprises mettent en place ce genre d’outils elles-mêmes en interne. Mais ce n’est pas si simple et le risque d’un système à deux vitesses existe entre les salariés qui acceptent un bulletin de paie électronique et ceux qui préfèrent la version papier. Deux vitesses aussi pour la mise en place de la dématérialisation des documents forcément plus évidente dans les grandes entreprises que dans les PME.

• (1) Enquête de Markess International février 2011.

• (2) Enquête La Poste/Entreprise & Carrières/Solutions RH réalisée par Opinion Way en février 2010