Interview : les bonnes pratiques pour augmenter la productivité en agence
Décryptage de l’importance de la gestion de la productivité pour les agences avec Teamleader.
La problématique de productivité des équipes est centrale pour les agences, qui doivent en effet générer assez de marge pour que les projets soient rentables. Sans un suivi pointu du temps et de la gestion des projets, il est possible de travailler à perte. Teamleader est un CRM et un logiciel de gestion d’entreprise complet, qui est notamment spécialisé dans l’accompagnement des agences. Corentin Gastel, consultant stratégies chez Teamleader, décrypte pour nous les bonnes pratiques pour une meilleure productivité des équipes en agence.
Les agences ont une problématique récurrente de productivité des équipes. Qu’est-ce exactement ?
La productivité des équipes au sein d’une agence est le rapport entre le service produit et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir. Il s’agit en réalité de l’optimisation des ressources internes via leur correcte distribution aux tâches devant être réalisées dans un intervalle de temps précis.
De nombreux facteurs plus ou moins palpables influencent la productivité d’une équipe en agence. Allant du planning global des équipes, à la charge et la performance individuelle, en passant par le savoir-faire accumulé de l’équipe interne. Il peut être difficile pour une agence d’avoir une vision claire des relations entre chacun de ces éléments sans outil de pilotage efficace.
Pourquoi est-ce un sujet particulièrement critique pour les agences ?
Pour plusieurs raisons : tout d’abord, car le sujet est en lien direct avec le business model d’une agence. Celui-ci repose sur la vente de « temps homme », c’est-à-dire de temps contre argent. Une équipe trop peu productive représentera un coût interne trop important pour l’agence si ses capacités ne sont pas exploitées correctement.
Dans un second temps, l’étude de la productivité de chacun permet de s’assurer que la charge de travail est « lissée » de manière efficiente sur l’ensemble des équipes. Cela peut prévenir d’éventuelles dérives de surcharge d’une équipe au détriment d’une autre. Mais, également, de pouvoir mieux anticiper les ressources, les capacités et le recrutement à prévoir.
Quels sont les avantages immédiats à travailler sur la productivité des équipes ?
Nombreux sont les avantages à travailler et à optimiser la productivité des équipes. Le premier d’entre eux est l’amélioration de l’efficacité dans la réponse aux demandes clients. Un client qui obtient les rendus escomptés dans la deadline fixée est un client heureux ! Optimiser sa production, c’est aussi pouvoir répondre et décrocher plus d’appels d’offres, augmentant de facto les revenus de l’agence.
Enfin, un élément important à prendre en compte est le confort des employés. Optimiser leur productivité signifie aussi adapter le travail à leurs profils et à leurs capacités réelles. Une équipe à l’aise et équilibrée dans la gestion de ses tâches est une équipe efficace… Et créative !
Teamleader Orbit est une solution dédiée à la productivité des agences. Pourquoi et comment la solution leur permet d’être plus efficaces ?
La plateforme permet aux managers d’évaluer très rapidement la charge de travail de chaque employé. De cette manière, ils peuvent voir le nombre d’heures allouées à la productivité interne, mais également à la production client. Grâce à ces données, ils peuvent mieux optimiser le planning de l’entièreté de l’équipe. De plus, avec une centralisation de toutes les informations relatives à chaque projet au sein de l’outil, les collaborateurs gagnent un temps précieux qu’ils peuvent mettre à profit pour les clients. Le tout, grâce à une structure de l’information beaucoup plus claire et accessible pour tous, qui leur permet de prendre des décisions plus avisées et justifiées.
Est-ce un modèle duplicable à toutes les entreprises, ou adaptable uniquement aux agences ?
Non, ça n’est pas duplicable à toutes les entreprises, chaque domaine d’activité ayant ses propres avantages et contraintes, il convient d’en étudier les spécificités au préalable avant une éventuelle intégration. Teamleader Orbit est une solution pensée et adaptée pour les métiers de service. Cela convient donc parfaitement aux agences, aux cabinets de conseil, aux architectes, à certaines PME…
Avec l’émergence du travail hybride (télétravail + présentiel), ces outils collaboratifs deviennent-ils indispensables ?
Nos nouveaux modes de travail ont de toute évidence poussé les entreprises à se tourner vers de nouveaux outils collaboratifs. Il apparaît aujourd’hui impensable pour une agence de ne pas disposer de tels systèmes. Ces outils sont aussi de véritables accélérateurs de business constituant des avantages concurrentiels indéniables. Sur un marché où tout va très vite, il apparaît comme primordial de s’armer avec des outils performants permettant de délivrer des insights indispensables à la prise de décision.
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