PME : 10 idées pour améliorer votre service RH
Découvrez des idées et des outils pour optimiser votre service Ressources Humaines : gestion, notes de frais, recrutement, communication…
À l’ère de la transformation digitale, les PME ont tout intérêt à se tourner vers de nouvelles méthodes et outils pour gagner en productivité et se développer. Si les nouvelles technologies sont indispensables du côté commercial, elles le sont aussi pour les fonctions support telles que les Ressources Humaines. Voici quelques idées d’actions intéressantes pour mieux répondre à vos besoins internes et améliorer votre service RH.
1. S’appuyer sur un logiciel SIRH
Pour aider votre service RH au quotidien, il est recommandé de se tourner vers un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Cet outil vous permet de gérer à la fois l’administration du personnel, les bulletins de paie, les formations et les recrutements : un véritable couteau suisse ! Une fois le logiciel SIRH mis en place dans votre entreprise, tous vos dossiers salariés sont dématérialisés et centralisés sur la plateforme, un vrai gain de temps !
Les meilleurs outils pour votre équipe RH
2. Faciliter le scan des notes de frais
Il est bien connu que la gestion des dépenses professionnelles et des frais kilométriques des salariés peut être une tâche très chronophage. Si certains sont encore à la méthode de scan des frais par le biais de la photocopieuse, il peut alors être intéressant d’opter pour une application mobile de notes de frais telles que N2F ou encore Jenji. Ces applications sont en capacité d’extraire les données d’un justificatif à partir d’une simple photo prise par le collaborateur.
3. Dématérialiser totalement les bulletins de paie
Vous imprimez toujours les bulletins de paie de vos collaborateurs et vous leur distribuez chaque mois en passant dans les bureaux ? Vous pouvez désormais vous épargner cette tâche en proposant à vos collaborateurs l’envoi de leurs bulletins dans un coffre-fort numérique sécurisé à l’instar de Digiposte, eDocPerso ou encore MyPeopleDoc.
Pour rappel, voici les indications du gouvernement à ce sujet : « Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Pour la remise de la fiche de paie électronique, l’employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. »
4. Utiliser un ATS pour votre suivi de recrutement
Vous êtes une PME en phase croissante de recrutement ? Il peut être alors pertinent de s’appuyer sur un ATS (Applicant Tracking System) qui va faciliter la diffusion de vos offres d’emploi et la gestion de vos candidatures entrantes. Ce qui est très intéressant, c’est que grâce à ce type de solutions, vous avez la possibilité d’automatiser les mails ou SMS de réponses à vos candidats et de les personnaliser avec votre logo et couleurs d’entreprise.
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5. Cadrer l’onboarding des nouveaux arrivants
En jargon RH, l’onboarding consiste à accueillir le nouveau collaborateur dans son entreprise et de lui donner les clés nécessaires pour bien démarrer à son nouveau poste. Cela nécessite donc de mettre en place certaines actions.
Voici des idées pour vos futurs onboarding dans votre PME :
- Envoyer un mail de bienvenue avec les informations clés avant une arrivée : adresse du lieu de travail, horaire de début, programme de la première journée, personnes qui seront présentes en accompagnement, petit message attentionné pour souhaiter la bienvenue.
- Réaliser une check-list des éléments RH à fournir : si ce n’est pas encore fait, vous pouvez vous créer une liste des éléments administratifs à ne pas oublier pour chaque arrivée. Vous pouvez aussi passer par un SIRH (voir ci-dessus) pour optimiser toutes ces actions administratives.
- Prévoir un « welcome pack » pour les nouveaux collaborateurs : pour donner une bonne première impression à votre salarié, il peut être sympathique de lui offrir un kit de bienvenue avec quelques goodies personnalisés avec votre logo : carnet, crayon, tasse, tote-bag, etc.
6. Digitaliser le trombinoscope de votre entreprise
Oui, vous avez bien lu : trombinoscope. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Il s’agit d’un document qui centraliser les photos de tous les collaborateurs d’une entreprise, en mentionnant les noms et les fonctions spécifiques. Il est important pour les nouveaux collaborateurs, qui peuvent alors s’y référer pour mieux connaître les autres. Si certaines entreprises ont eu l’habitude de réaliser un trombinoscope papier, il est préférable désormais de créer un trombinoscope en ligne. Vous pouvez le faire notamment en passant par des outils d’organigramme comme Lucidchart ou bien par un outil facile d’utilisation tel que Trello qui permet de créer des cartes avec des photos.
7. Lancer votre réseau social d’entreprise
En complément des mails que vous envoyez déjà à vos collaborateurs, vous pouvez aussi mettre en place un réseau social d’entreprise que l’on pourrait comparer à un « intranet » ou imager par l’expression : « un Facebook d’entreprise ». Ainsi, vous facilitez la transmission de vos informations RH mais vous améliorez aussi la communication entre les différents services de votre PME. Des exemples de solutions pour lancer son réseau social d’entreprise : Yammer de Microsoft, Jamespot ou encore Talkspirit.
8. Organiser des événements pour la cohésion des équipes
Et si vous organisiez des événements pour renforcer la cohésion entre vos collaborateurs et maintenir leur motivation et leur bien-être ? Voici quelques idées d’événements à mettre en place :
- Une activité de team building pour chaque service,
- Un budget alloué à un déjeuner par équipe pour une occasion spéciale,
- Un arbre de Noël pour les salariés et leurs familles,
- Un challenge de cooptation avec des gains à la clé.
9. Lancer une boîte à idées pour les collaborateurs
Donnez la parole à vos équipes ! Ils ont peut-être des idées très intéressantes à mettre en place pour la vie quotidienne de votre entreprise et le bon fonctionnement de chaque service. Il peut être intéressant de proposer une boîte à idées (physique ou en ligne), où chacun peut anonymement proposer des idées ou donner leurs avis pour contribuer au développement de votre PME.
10. Suivre des médias référents dans le domaine RH
Pour continuer à optimiser votre service RH, il est aussi recommandé de suivre au quotidien l’actualité dans le domaine des Ressources Humaines, notamment en consultant des médias référents à l’instar de HelloWorkplace. Ce média vous permettra de connaître les dernières nouveautés sur le marché de l’emploi mais aussi de découvrir les bonnes pratiques à adopter pour votre équipe RH !
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