Un guide pour mieux utiliser l’e-mail en entreprise

L’ORSE (L’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises) vient de sortir un guide pratique doublé d’un rapport « pour un bon usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel ».

64 secondes pour se reconcentrer après réception d’un mail

Dans son compte-rendu, l’ORSE pointe du doigt les « effets ambivalents » des technologies de l’information en entreprise. Si elles font gagner du temps et de la productivité d’un côté elles peuvent aussi induire de nombreux effets indésirables. Plus de la moitié des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête de l’ORSE avoue ainsi passer plus de 2 heures par jour à la gestion de leur boite mail. 40% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour et 70% des managers disent souffrir d’une « surcharge informationnelle ».
Plus grave encore, 65% des utilisateurs vérifient leur boite de réception toutes les 5 minutes et quand on sait qu’il faut 64 secondes en moyenne « pour reprendre le fil de sa pensée lorsqu’on est interrompu par l’arrivée d’un message », on imagine sans peine les conséquences sur la concentration et la productivité tout au long de la journée.

Deux chartes d’utilisation bien utiles

D’où l’intérêt de ce guide pratique qui se décompose en deux chartes d’utilisation. Une première selon les fonctionnalités de l’outil, pour (ré)apprendre à gérer au mieux l’envoi d’un message, identifier les bons destinataires, envoyer le message au meilleur moment et surtout, consulter ses messages dans le bon tempo. La deuxième charte propose des recommandations selon les enjeux utilisateurs. Avec des conseils précis pour limiter la perte de temps, la dépendance au média ou la « surcharge informationnelle ». Ce 2ème volet donne aussi quelques pistes pour limiter le stress, éviter les conflits liés au mails et personnaliser les échanges.

Des chartes à adapter et à mettre en pratique en entreprise ou dans le cadre d’une formation, dont l’intérêt est prolongé par les annexes : des exemples de guides internes de bon usage du mail dans le groupe Casino et la Société Générale et des réflexions sur les enjeux éthiques des TIC.

Consulter le guide pratique sur le site de l’ORSE.