Guide : comment mettre en place une stratégie de collaboration

Le travail collaboratif a progressé de plus de 50 % au cours de la dernière décennie. Un processus accéléré durant la pandémie et qui représente un véritable challenge pour les entreprises. Celles-ci adoptent une structure fonctionnelle, mais doivent veiller à la mise en place d’une collaboration transverse.

Dans un livre blanc, Asana, spécialiste de la gestion de projet, analyse les processus pour instaurer une collaboration inter-équipes efficace, et favoriser les synergies. Voici 4 étapes clés pour organiser la collaboration au sein des équipes.

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Fixer des objectifs d’équipe

Pour établir des objectifs d’équipe, il convient de définir 3 grands axes de travail, qui correspondent aux objectifs clés qu’une entreprise doit atteindre. Ces objectifs généraux peuvent ensuite être transformés en objectifs ciblés. Il s’agit ici de désigner des objectifs précis et ambitieux afin d’augmenter la performance de ses équipes. Pour y parvenir, le guide recommande de s’appuyer sur 3 questions :

• Quelles sont les priorités de l’équipe ?
• Quelles sont les trois grandes initiatives sur lesquelles votre équipe va se concentrer ?
• Quels sont les points à exclure des priorités de l’équipe ?

L’idée est de recueillir des réponses au sein de chaque équipe, puis aux leaders de hiérarchiser les initiatives à traiter par ordre de priorité.

Identifier le projet qui répond à chaque objectif

Pour atteindre des objectifs ambitieux, il convient de définir plusieurs étapes qui se traduisent par des sous-objectifs. Cette étape vise à rendre les tâches à effectuer moins intimidantes et plus faciles à gérer. Une fois les objectifs fixés, les équipes peuvent identifier les projets et initiatives qui leur permettront de les atteindre. Cela aboutit à la création d’un plan d’action linéaire, partant de la mission de l’entreprise jusqu’aux tâches liées aux projets :

• Mission : correspond à la raison d’être d’une entreprise, à laquelle les employés devraient se sentir attachés.
• Stratégie : la feuille de route générale qui sert de référence pour indiquer comment procéder pour accomplir la mission.
• Objectifs : ceux-ci doivent être quantifiables à moyen terme.
• Projets : ensemble d’activités à entreprendre sur un temps assez court et participant à l’atteinte des objectifs.

Le guide recommande ainsi de créer des groupes de planification interfonctionnels et de convier toutes les équipes qui sont impliquées dans le projet.

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Centraliser la gestion des contenus, des communications et la coordination des activités

La transformation digitale des entreprises s’illustre par une utilisation accrue d’outils et services SaaS différents qui participent à faire des espaces de travail des environnements fragmentés.

Une plateforme de gestion du travail répond à cette problématique et constitue un hub central qui permet d’intégrer d’autres outils de travail. La plateforme devient alors une source unique qui réunit les trois « C » : Contenu, Communication et Collaboration. L’objectif : rassembler et suivre toutes les activités en cours en un même endroit.

Concevoir des processus transverses

Les processus jouent un rôle capital dans l’organisation du travail d’équipe et viennent structurer les activités en déterminant qui fait quoi et pour quand. En plus de rassembler les idées afin d’établir les objectifs à atteindre, ils offrent la possibilité d’automatiser de nombreuses tâches telles que la génération de rapports, la communication des informations ou le suivi des activités. Cette étape s’articule autour de 3 actions clés :

• Planification : l’équipe rassemble les informations éparses et réalise un ou plusieurs brainstormings pour le projet. Le chef de projet reçoit les demandes de collaboration transverse et attribue les tâches en fonction des compétences des collaborateurs.
• Exécution : l’équipe commence à réaliser le travail, tandis que le chef de projet suit la progression du travail tout au long du projet et tient les autres parties prenantes du projet informées de l’avancement du travail.
• Vérification : les managers et la hiérarchie dans son ensemble examinent et valident le travail. À la fin de chaque projet, le chef d’équipe analyse les performances des collaborateurs et indique des points d’amélioration possibles.

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