Gryzzly : un outil simple et puissant de collecte du temps de travail intégré à Slack et Teams
Gryzzly est une solution intégrée à Teams et Slack qui permet de simplifier et d’automatiser la collecte du temps de travail.
La collecte de temps est un impératif pour de nombreux secteurs, ou types d’entreprises ; que ce soit pour analyser le temps passé sur chaque tâche par vos équipes, ou pour analyser la rentabilité et les coûts des projets clients sur lesquels travaillent les collaborateurs.
Mais les outils sont souvent lourds, et mal adaptés. Résultats ? Les équipes ne remplissent pas leur feuille de temps quotidiennement, perdent trop de temps sur cette tâche, ou remplissent des données erronées. Gryzzly est une solution française très bien pensée, dont le but est de rendre cette tâche la plus rapide et la plus simple possible. Pour éviter au maximum les frictions, la saisie du temps se fait chaque jour directement depuis Slack ou Teams, les deux messageries les plus utilisées en entreprise. Présentation de la solution.
Une collecte de temps en quelques clics
Gryzzly c’est avant tout la simplification à l’extrême du process de collecte de temps. Plus de fichiers Excel, de site à mettre en favoris, ou de logiciels à installer, les équipes reçoivent chaque jour, à une heure définie, un rappel sur Slack ou Teams pour leur demander de remplir leur temps de travail de la journée. Grâce à ces rappels quotidiens (qui sont évidemment personnalisables), le taux de temps déclaré chaque jour est de 90% ! Cette régularité dans la saisie est indispensable pour avoir des informations vraiment proches de la réalité.
Le formulaire de saisie, envoyé par le Chatbot sur Slack ou Teams, est volontairement épuré et très simple : peu de champs, un univers « cool », et aucune action autre que le choix des projets, et le temps associé. La saisie prend littéralement 30 secondes, et il est impossible d’oublier. Le ton décalé adopté par Gryzzly ne gâche rien, et désacralise une tâche parfois mal perçue par les équipes.
Un des gros avantages de Gryzzly est que les managers et chefs de projets peuvent créer et structurer les projets sur l’interface, mais les équipes peuvent très facilement déclarer leur temps directement sur Teams ou Slack sans aller sur un site tiers.
Autre gros avantage de Gryzzly : la possibilité de créer des équipes. Ces équipes seront spécifiquement en charge des projets qui leurs sont attribués. Le chatbot ne s’adresse donc qu’aux bonnes personnes, et ne leur demande de remplir leur temps que sur les projets qui les concernent.
Une interface de suivi et de pilotage des projets
La création des projets sur Gryzzly est extrêmement simple. Il suffit de lui donner un nom, une date de début et de fin (si nécessaire), et des tags potentiels. Ce système de tags permet par la suite de facilement filtrer les projets. Très pratique quand ils se multiplient. Les tags sont évidemment personnalisables et s’adaptent à vos projets.
Une fois le projet créé, il ne vous reste plus qu’à configurer les tâches et choisir leur mode de facturation si nécessaire : forfait, enveloppe, ou temps. Vous pourrez alors indiquer les temps budgétés, les taux horaires, le temps estimé… Le but : piloter finement votre temps, vos coûts, et vos marges sur chaque projet, peu importe vos modes de facturation.
Une fois vos projets créés et assignés aux bonnes personnes, vous avez une vue d’ensemble sur leur déroulement. Grâce au dashboard, vous connaissez en temps réel l’activité et le rythme des équipes. Très bien conçue, la visualisation des données permet de facilement voir ce qui fonctionne, ce qui est dans les temps, rentable, ou ce qui ne l’est pas. Tout est là pour avoir une analyse fine des projets et prendre les bonnes décisions.
Gryzzly permet aussi d’avoir une vue claire sur les équipes et sur leurs efforts ou difficultés potentielles. Vous voyez qui fait quoi, où sont les disponibilités, ou au contraire qui manque de temps. Toutes les données sont évidemment exportables pour, par exemple, partager les temps facturés à vos clients, ou pour valoriser votre R&D dans le cas d’un crédit impôt recherche.
Suivre la rentabilité de tous les projets et modes de facturation
Gryzzly vous permet donc de très facilement piloter le temps passé par les équipes, mais aussi de piloter vos marges, et de faire du suivi de budgets. Lors de la création de vos projets, vous pouvez en effet affecter des coûts humains et d’achats sur vos projets, suivre votre marge en temps réel depuis le tableau de suivi.
Pensé pour s’adapter à tous les cas d’usage, Gryzzly permet de configurer et suivre des projets sur plusieurs modèles : forfait enveloppe, temps, régie… Vous pouvez personnaliser tout ce qui rentre dans le pilotage de vos budgets et de votre marge : temps vendu, tarif jour, achats, remises… Quand toutes ces données sont configurées, Gryzzly maintient automatiquement tous les indicateurs en temps réel selon les déclarations de temps de travail des équipes. Vous avez donc une vue claire et précise sur la rentabilité de tous les projets. Le but est évidemment d’éviter les dépassements de budget, et de préserver la rentabilité de vos projets.
Cette adaptation à tous les projets permet à Gryzzly d’être une solution pour toutes les typologies d’entreprises : entreprises de conseil et de services qui doivent facturer leurs clients ; startup innovantes qui doivent justifier leur crédit impôt recherche ; PME ou grands groupes qui veulent suivre le temps passé sur chaque projet et l’activité des équipes.
Une solution complète, puissante et personnalisable
En plus de s’adapter facilement à tous les types de projets, Gryzzly est aussi personnalisable selon vos besoins, et les outils que vous utilisez déjà. Une API publiques est disponible pour que vous puissiez connecter l’outil à Google Agenda, Asana, Jira… À l’usage, la solution se montre vraiment complète et totalement adaptée aux besoins de toutes les entreprises qui veulent piloter leur temps et leur rentabilité.
L’UX très réussie, rend l’usage de l’outil vraiment très agréable et sans friction. Le tableau de bord réunit toutes les informations importantes et les KPIs à suivre. Que ce soit pour un « simple » suivi du temps, ou pour suivre des projets très complexes, facturés à plusieurs clients, Gryzzly s’adapte et propose les bons outils.
En termes de tarifs, Gryzzly s’adapte à vos besoins. Le plan Time coûte 4 euros par mois et par utilisateur et inclut le Chatbot de suivi du temps, l’interface de pilotage, et un nombre de projets illimités. Le plan Project coûte 7 euros par mois et par utilisateur et comprend en plus le système d’assignation, les tags, la gestion d’équipes et l’édition de la saisie. Le plan Budget permet quant à lui le suivi des budgets, la gestion des taux journaliers et le suivi de marge pour tous les types de projets. Il coûte 12 euros par mois et par utilisateur.
Si vous voulez avoir une idée de la puissance de l’outil et de sa facilité d’utilisation et de prise en main, une démo gratuite de 30 jours (sans carte bancaire) est disponible. Idéal pour challenger la solution !
