Gryzzly : un outil simple et complet de suivi du temps de travail intégré à Slack
La collecte du temps de travail est une problématique récurrente pour de nombreuses entreprises. Gryzzly est une solution qui permet d’automatiser et de simplifier au maximum la déclaration de temps de travail.
La gestion du temps de travail est complexe pour de nombreuses entreprises et salariés. Les outils sont souvent mal adaptés, et la saisie du temps de travail prend beaucoup trop de temps pour les collaborateurs. Perçue comme une tâche pénible, la saisie du temps de travail peut être facilitée en utilisant les bons outils. C’est ce que propose Gryzzly, un chatbot Slack (et sur Teams d’ici quelques semaines) très bien pensé qui permet une saisie du temps de travail efficace et rapide. L’intégration Slack et les rappels permettent un taux de saisie de 90%, très au-dessus de solutions concurrentes. Gryzzly s’adapte à toutes les problématiques des entreprises et agences qui doivent avoir une vision claire sur le temps de travail : suivi des projets, pilotage de la marge, reporting, suivi budgétaire, justification des crédits d’impôts… Tour d’horizon des fonctionnalités de la solution.
Un chatbot pour automatiser la saisie de temps
Gryzzly est avant tout un outil qui va vous aider à gérer la saisie du temps de travail par vos équipes. Une fois l’outil configuré, il se connecte à votre Slack automatiquement et va se charger de gérer la collecte du temps de travail chaque jour pour tous les membres de l’équipe.
Chaque jour le chatbot Gryzzly vous rappelle sur Slack que vous devez saisir vos temps de travail. La saisie se fait directement via le chatbot sur votre messagerie. La saisie est particulièrement simple : il vous suffit de cliquer sur le projet sur lequel vous travaillez, de choisir vos tâches et d’ajouter le temps lié à chaque tâche. La saisie prend littéralement quelques secondes. Et si vous oubliez de remplir vos temps, le chatbot vous enverra un message de rappel. Les rappels sont évidemment personnalisables, et peuvent être quotidiens ou hebdomadaires.
Au niveau de la configuration des temps de travail, là encore tout est personnalisable : saisie en heure, en part de journée, ou en pourcentage de projet. Le but n’est évidemment pas de « fliquer » votre équipe, mais d’avoir le suivi le plus efficace du temps de travail de chacun.
Un système d’assignation permet de n’assigner les projets qu’aux personnes concernées. Ce qui évite de se perdre dans une multitude de projets sur lesquels les collaborateurs ne travaillent pas.
Le chatbot permet une saisie efficace de ses temps de travail sans passer par un outil tiers, tout se fait directement dans la messagerie. Une interface navigateur plus « classique » est également disponible. Elle permet notamment de saisir des temps qui auraient été oubliés. À noter : il est aussi possible pour le manager de contrôler et d’éditer les temps de travail si nécessaire.
Un tableau de bord pour piloter et centraliser vos données
Toutes les données saisies par vos équipes via Slack, ou sur la version navigateur sont ensuite compilées dans un dashboard afin d’avoir une vue claire sur les différents projets. C’est sur cette interface que vous pouvez créer les différents projets à suivre. Vous avez le choix entre des projets non facturés (pour des projets internes) ou des projets forfaits et enveloppe pour les projets facturés à vos clients.
Une fois tous vos projets configurés, votre tableau de bord devient un espace de suivi de toutes vos données. Vous avez accès à des tableaux et graphiques pour chaque projet, afin de piloter et cadrer votre activité. Tous les indicateurs sont mis à jour en temps réel à chaque fois qu’un membre de l’équipe ajoute un temps de travail.
Un système de tag vous permet de catégoriser finement chaque poste de temps, et d’avoir une vue micro et macro sur chaque projet. Les tags vous apportent aussi beaucoup de souplesse dans la catégorisation des tâches et permettent de personnaliser au maximum votre suivi d’activité.
Vous avez aussi accès à une vue sur l’activité de votre équipe. Un excellent moyen de détecter d’éventuelles surcharges de travail, ou des points de friction sur certains projets.
Si vous avez besoin d’aller plus loin dans l’analyse de vos données, vous pouvez exporter vos datas en formats Excel ou CSV.
Maîtriser ses budgets et sa marge
Gryzzly est conçu pour piloter les projets non facturés, mais aussi pour les projets facturés à vos clients. Un projet mal piloté et dont certaines tâches s’éternisent induit inévitablement une perte de rentabilité. Gryzzly vous permet d’avoir une vue claire sur les budgets vendus, le temps dépensé, et la rentabilité. Chaque temps saisi par vos équipes est associé à un coût humain afin de maîtriser vos marges.
Vous pouvez choisir le mode de vente de vos projets : forfait, enveloppe, temps, régie, TMA, etc ; et suivre la consommation en temps réel. Grâce à Gryzzly, vous pouvez facilement piloter vos coûts, vos temps hommes, votre marge et piloter votre marge.
Vos prix de vente, coûts externes et internes sont configurables afin de vous permettre une analyse complète de vos actions. En définissant vos budgets et en suivant vos consommations, vous avez l’assurance de maîtriser vos budgets clients et d’éviter au maximum les surcoûts et dépassement de temps.
Un outil complet et pensé pour gagner du temps avec une tarification claire
À l’usage, Gryzzly se montre très facile à prendre en main et très efficace. La saisie du temps est généralement perçue comme une corvée par les équipes, et tout est fait pour qu’elle soit simplifiée au maximum. L’intégration Slack est fluide et efficace et l’onboarding instantané. En quelques secondes, les membres de chaque équipe peuvent ajouter leur temps de travail. Du côté du pilotage et du suivi, là encore tout est très bien conçu. Les dashboards sont clairs et complets. L’UX, d’excellente qualité facilite la gestion de l’information et la prise de décision. Tout est fait pour vous aider à avoir une vue claire sur vos coûts, que ce soit pour des projets internes ou des projets facturés. Totalement personnalisable, l’outil s’adresse à tous les types de comptes : start-up, scale-up, cabinets de conseils, ESN, agences… En cours de déploiement, l’intégration à Teams sera bientôt disponible.
En ce qui concerne les coûts, la solution se montre très abordable. Le suivi du temps de travail avec un nombre illimité de projets coûte 4€ par mois et par utilisateur. Le plan Projet comprend le système d’assignation et de tags ainsi que la gestion d’équipe. Il coûte 7€ par mois et par utilisateur. Le plan Budget est à 12€ par mois et par utilisateur et comprend le suivi budgétaire, la gestion des taux journalier et le suivi de la marge nette.
Pour vous faire une idée de l’intérêt de l’outil et de la facilité du déploiement, une offre de 30 jours gratuits, sans carte bancaire, est accessible.
