Gestion de sprints dans une équipe tech : les bonnes pratiques de Tara

Lancée en 2020, Tara, l’alternative à Jira, compte désormais plus de 30 000 utilisateurs sur sa plateforme. Aujourd’hui, Iba Masood, CEO de Tara, nous fait part de son expertise en management de projets, et nous livre les bonnes pratiques à adopter pour structurer et planifier ses sprints efficacement.

Iba Masood, CEO de Tara

Iba Masood est la cofondatrice et la PDG de Tara AI, une smart platform qui aide des milliers d’ingénieurs et d’équipes à livrer les releases prévues en fournissant une planification hebdomadaire des sprints, une vue unifiée des tâches et un aperçu clair des priorités quotidiennes. Tara AI est financée par des fonds de capital-risque et son siège social est situé à San Jose, en Californie. Iba est une Y Combinator Alum, et a été récompensée par Forbes 30 under 30, pour la liste 2018, dans le domaine de la technologie d’entreprise.

Les premières réflexions au lancement de Tara

Nous avons procédé au lancement de notre version bêta en avril 2020. Notre premier post de lancement a atteint la page n°1 de Hacker News, et il était également dans le top 2 des tendances sur Product Hunt. Nous ne nous attendions pas à un tel succès !

Alors que nous faisions les premiers pas vers la constitution d’une équipe, nous avons réfléchi à un sujet précis : comment mettre en place une méthodologie où la croissance est ancrée dans notre culture ?  Un des premiers processus sur lequel nous avons échangé : le sprint, un sujet crucial mais souvent mal compris.

Les sprints, lorsqu’ils sont bien faits, peuvent être l’élément vital des startups. Nous savions également que nous ne pourrions adopter les sprints dans notre culture et dans notre produit que si nous pouvions les lier à nos objectifs de croissance.

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Les sprints, l’unité ultime de productivité

Que ce soit pour les équipes en phase de démarrage, ou pour les équipes chargées des produits dans les grandes entreprises qui doivent atteindre un certain objectif ou une certaine version du produit, les sprints peuvent être l’unité ultime de productivité. Les performances et l’efficacité réalisées au cours d’un sprint hebdomadaire constituent un excellent indicateur du succès mensuel, trimestriel et annuel.

Le fait de multiplier les mises en production et les lancements permet de motiver les équipes. C’est toujours très excitant de voir ce qui est en train d’être construit, d’atteindre de vrais utilisateurs et d’obtenir des feedbacks. C’est une méthode beaucoup plus fédératrice que de ne jamais rien lancer. Les sprints s’intègrent très bien à cette approche, car si vous avez cette cadence, il est assez simple de dire : « Dans 8 sprints, il y aura un lancement majeur ».

Lorsque nous nous sommes lancés sur Product Hunt pour la première fois, nous avons eu un pic de trafic en provenance de Chine le jour suivant. Mais Firebase ne fonctionnait pas, les utilisateurs ne pouvaient pas s’inscrire en un clic. Nous avons donc dû corriger cela rapidement. Et comme nous avions la méthodologie du sprint et que technique et croissance sont étroitement liées chez nous, il était beaucoup plus facile de prendre ces décisions sur une base hebdomadaire, au fur et à mesure que de nouveaux problèmes apparaissaient après le lancement.

Structurer vos sprints pour favoriser la concentration des équipes

En pratiquant la méthode agile et en planifiant efficacement les sprints, nous avons découvert comment aider l’équipe à rester alignée et concentrée.

Voici quelques-uns des avantages de la planification des sprints :

• Les membres de l’équipe de développement connaissent leurs tâches,
• La communication et la collaboration de l’équipe sont stimulées,
• Une compréhension commune du produit,
• La résolution de problèmes complexes en équipe (notamment les problématiques de croissance)
• L’alignement sur un objectif commun,
• L’engagement des membres de l’équipe à fournir des résultats (avant la deadline),
• Le transfert de connaissances,
• La mise en évidence des différents points de vue dans l’équipe.

Les bonnes pratiques pour structurer et planifier vos sprints

Il est important que vous conceviez des structures, des processus et des workflows autour de vos sprints qui vont permettre aux développeurs de prendre leurs propres décisions mais aussi de mettre en place une routine.

Une bonne première étape consiste à vous poser les questions suivantes :

• Effectuons-nous des sprints hebdomadaires ou bihebdomadaires ? : cela dépendra vraiment du calendrier de publication de l’équipe. Chez Tara, nous effectuons des sprints hebdomadaires. Tout ce qui est plus long que 2 semaines semble trop long pour les startups en phase de démarrage qui cherchent à avancer rapidement. Nous consacrons généralement 30 à 45 minutes à la planification de notre sprint d’une semaine. La meilleure pratique consiste à le faire le jeudi ou le vendredi. Cela nous permet d’éviter le gaspillage et, surtout, de garantir la concentration de l’équipe.
• Quels sont les problèmes complexes que nous voulons résoudre ?
• Qui est le Scrum Master ? : Autrement dit, qui dirige les réunions de planification du sprint ? (généralement un fondateur, un EM ou un PM).
• Avons-nous une réunion de pré-planification ? : pour la plupart des équipes qui pratiquent Scrum, le Product Owner et le Scrum Master se rencontrent pour étoffer les détails du travail à venir avant de le présenter à l’équipe lors de la planification du sprint, ou organisent une réunion de pré-planification avec l’équipe pour discuter des prochains sprints. Chez Tara, nous appelons cela « Story Time ». C’est l’occasion pour tout le monde de s’asseoir et de passer en revue le travail à venir, afin que l’équipe de développement ait la possibilité de réfléchir. Chacun peut alors poser des questions sur les exigences, les spécifications de conception, le plan de mise en œuvre et travailler sur la répartition des tâches de développement.
• Que comprendra le sprint ? Comment définir la portée du sprint ? : l’objectif de ce processus est de décider quels éléments du backlog, estimés et classés par ordre de priorité, peuvent être livrés de manière réaliste au cours du prochain sprint.

La définition de l’objectif est également très importante lorsqu’il s’agit de planifier des sprints efficaces. Voici un exemple d’objectif de sprint hebdomadaire : déployer un nouvel onboarding pour réduire le temps moyen d’atterrissage dans le produit.

C’est un bon exemple d’objectif de sprint qui peut être hebdomadaire ou bihebdomadaire. Et ce sprint est aussi étroitement lié à nos objectifs de croissance.

Adopter les sprints dans notre culture

Ce qui est intéressant, c’est que les sprints ne concernent pas que nos équipes techniques. Nos équipes internes en charge de la croissance pratiquent également notre méthodologie de sprints. Et nous constatons que les sprints sont suffisamment polyvalents pour être utilisés par les équipes marketing & growth.

Notre équipe growth travaille maintenant de cette façon. Même la fonction Opérations, qui est complètement différente car les tâches et les objectifs sont beaucoup plus vastes et prennent plus de temps, fonctionne selon une cadence de deux semaines.

Actuellement, nous organisons des sprints simultanés dans toutes les équipes de Tara, et nous constatons que dans un environnement en remote, ces sprints aident à établir des priorités et à se concentrer.

Ce qu’il faut retenir au final

Nous avons découvert que, grâce à l’efficacité des sprints, nous avons désormais une cadence hebdomadaire de mises en production de notre produit. En prime, nous n’avons eu que très peu de difficultés à passer à une organisation en remote, car nos sprints en cours fournissaient déjà la structure temporelle, la priorisation et la discipline nécessaires pour continuer à délivrer le produit avec peu de perturbations.

N’oubliez pas que la méthodologie agile est centrée sur l’organisation, la flexibilité et l’amélioration continue. Ces rituels de sprint ne sont pas gravés dans la pierre, certains peuvent fonctionner pour vous, et d’autres non.

La plupart du temps, vous vous trouverez dans un état constant d’expérimentation et d’affinage. Cela fait partie du processus de constitution d’une équipe : à mesure que les équipes apprennent à communiquer et à se comprendre : le quoi, le pourquoi et le comment, qui sont essentiels à l’élaboration d’un plan solide, deviennent plus clairs.

Bon sprint 🙂

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