Gestion de projets : les conseils indispensables pour être plus efficace

La gestion de projets et la gestion des tâches sont des sujets importants dans de nombreuses entreprises et pour de nombreux métiers : web, marketing, communication, supply chain… Trop souvent, les entreprises sont encore mal équipées, et perdent en productivité car les outils ne sont pas adaptés. Bubble Plan est une solution française dédiée à la planification et à la gestion de projets. Ils nous donnent leurs conseils et tips pour bien vous lancer et gérer efficacement tous vos projets et vos tâches.

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Choisir la bonne méthode

Pour piloter un projet et être vraiment efficace, il est important d’utiliser un outil qui s’adapte à votre projet, et qui combine les avantages des différentes méthodes d’organisation. Bubble Plan est une solution très intéressante, qui propose plusieurs modèles et s’adapte aux méthodologies traditionnelles, comme aux méthodes Agiles.

Création de diagramme de Gantt

Ce diagramme vous permet de visualiser l’avancement des tâches à accomplir sous forme de frise chronologique. Ce planning rétroactif permet de visualiser toutes les tâches d’un projet, ainsi que leur durée prévue. Il donne une vision globale sur la durée attendue pour le projet, mais aussi sur l’interdépendance entre les tâches. Grâce au drag & drop, vous pouvez créer facilement des diagrammes de Gantt sur Bubble Plan. Les diagrammes créés sont par ailleurs très visuels, les tâches et les jalons sont en effet positionnés sur le planning. Vous ne perdez pas l’efficacité du diagramme, mais vous gagnez en confort.

Méthodes Agiles

Les méthodes ou approches Agiles sont couramment utilisées dans les projets web. Cette méthodologie est plus souple que les méthodes traditionnelles et se concentre sur les objectifs à court terme. Les projets sont organisés en « sous-partie » plutôt que dans leur totalité. Cette méthode est plus flexible, et se base sur une communication forte entre les membres d’une équipe. Les sprints permettent d’avancer rapidement et de mieux gérer les changements et les aléas.

Bubble Plan permet de s’organiser en mode agile facilement :

• modélisation des projets sous forme de sprints,
• collaboration aisée grâce aux commentaires sur chaque élément ou au chat projet,
• modification aisée de toutes les tâches et des jalons,
• vue consolidée du projet en entier avec le mode sous-projet.

Les méthodes plus traditionnelles

Bubble Plan offre aussi la possibilité de s’inspirer de méthodes plus traditionnelles et de profiter des avantages qu’elles peuvent présenter :

• la méthode waterfall ou en cascade : le projet est découpé en étapes, et l’équipe doit en terminer une avant de commencer la suite. C’est une méthode plus rigide que les méthodes Agiles, mais très pertinente pour des projets, donc les objectifs sont clairs et identifiés.
• la méthode cycle en V : cette méthode très spécifique est particulièrement adaptée pour suivre les exigences très précises d’un client, exprimées dès le début du projet.

Se lancer tout de suite et itérer

Un des freins à la gestion de projets est de vouloir « tout définir » avant de lancer le projet. Bubble Plan permet à l’inverse de se lancer tout de suite, même si vous n’avez pas défini les budgets, les équipes, les ressources… Vous gagnez du temps, et pouvez mettre en place une approche itérative : le projet est en mouvement et n’est pas figé.

Ne pas confondre gestion et planification de projet

Certains projets simples ne nécessitent pas d’organisation complexe, mais plutôt une planification des tâches. Bubble Plan est aussi un outil de planification simple, visuel et intuitif. Vous pouvez en quelques clics suivre les activités, et planifier toutes les tâches. Un simple drag & drop vous permet d’ajouter une tâche à une date, sur une échelle de temps paramétrable.

L’outil est totalement personnalisable, s’adapte à tous les secteurs et à tous les métiers. Vous pourrez aussi bien mettre en place sur Bubble Plan un plan de publication que le lancement d’un nouveau modèle de voiture !

L’importance du management visuel

Le management visuel constitue la grande force de Bubble Plan : tout est fait pour que l’outil soit impactant et que les informations importantes ressortent immédiatement. Tous les projets sont structurés autour de 4 éléments forts :

• Des codes couleurs impactant pour identifier les différentes modalités du projet,
• Des pictogrammes pour illustrer les tâches ou problématiques,
• Des marqueurs visuels pour symboliser les étapes,
• Une météo projet pour une remontée d’informations rapide et illustrée.

Le management visuel de l’information est primordial pour une bonne gestion de projets : il permet en effet d’assurer une transmission graphique des informations, mais aussi d’être alerté en cas de problème ou de délai.

Dans des projets complexes, une visualisation claire et bien construite des tâches, étapes ou informations, est indispensable. Un système d’alertes et de notifications permet aussi d’être tout de suite au courant dès qu’une tâche nécessite une action.

Collaborer et communiquer

La collaboration doit être au centre du projet : échanges, partage de documents, discussions, importance de la communication… Bubble Plan permet de centraliser tous les documents importants dans la vie du projet : cadrage, livrables, commentaires… Un chat est accessible pour chaque projet afin de pouvoir échanger en direct avec les différents membres de l’équipe.

Bien suivre le projet

Pour qu’un projet avance efficacement, il faut pouvoir le suivre et surveiller facilement son avancement. Avec une solution comme Bubble Plan, vous avez accès à un suivi de tous vos projets grâce à une vue Kanban. Toutes les informations sont structurées et vous savez tout de suite où se trouvent les urgences. Indispensable pour anticiper les retards et prendre les bonnes décisions.

Bubble Plan propose aussi un tableau de bord de synthèse pour la direction ou les managers. Il offre une vue rapide avec tous les indicateurs importants. Une fonctionnalité très pratique, qu’on ne retrouve chez aucun concurrent.

Bubble Plan : un outil complet et intuitif qui s’adapte à tous les besoins

L’une des principales forces de Bubble Plan est de s’adapter aux différentes problématiques des utilisateurs. L’outil est en effet totalement personnalisable, et sera aussi utile à des collaborateurs qui découvrent la gestion de projets ou de planning, qu’à des managers ou chefs de projets expérimentés, amenés à gérer des projets multiples, avec des équipes importantes, et de nombreuses contraintes.

On apprécie notamment le travail fait pour rendre l’outil accessible à tous.  À aucun moment Bubble Plan ne se transforme en « usine à gaz ». Vous pouvez vous lancer en quelques minutes, et créer vos premiers projets en quelques clics. Cette facilité de prise en main permet aussi d’intégrer des équipes hétérogènes sur un même projet, même les membres les moins à l’aise pourront facilement trouver l’information, et comprendre leur rôle sur le projet ainsi que leurs tâches. Tout est très intuitif, et un simple drag & drop permet de modifier un projet.

Autre gros atout de Bubble Plan : c’est une startup française qui propose un réel suivi de ses clients. Si vous avez besoin d’aide, vous serez accompagné par les équipes.

Une tarification claire et très abordable

En ce qui concerne les tarifs, Bubble Plan se montre très abordable. Il existe une version totalement gratuite pour vos projets personnels ou projets professionnels limités. Le plan Team revient à 12 euros par mois et par utilisateur collaboratif avec un nombre de projets illimités et 10 licences consultation. Le plan Business coûte lui 22 euros par mois et par utilisateur, et comprend 20 licences consultation, des paramétrages avancés et une gestion encore plus experte des projets et activités.

Un plan Entreprise avec une tarification sur mesure est aussi disponible pour les grands comptes, et permet notamment un déploiement multi-équipe. Il comprend en plus le module de reporting, un accompagnement dédié avec formation et conseils, des paramétrages spécifiques, la connexion SSO…

Pour prendre en main l’outil et vous faire une idée sur son intérêt, vous pouvez utiliser sa version Premium totalement gratuitement pendant 15 jours (et sans carte bancaire).

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