Gestion d’entreprise : 5 bonnes raisons d’utiliser un outil de notes de frais

La gestion efficace des notes de frais est une problématique clé pour les entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Alors que cette tâche administrative semble à première vue anodine, elle peut rapidement devenir chronophage et comporter des risques. Heureusement, des outils et logiciels dédiés peuvent considérablement simplifier ces démarches.

Les notes de frais : incontournables mais parfois complexes

Une note de frais est un document interne utilisé par les collaborateurs pour obtenir le remboursement des dépenses effectuées avec leur propre argent dans le cadre professionnel. Ces dépenses comprennent généralement les frais de déplacement (transports, carburant, péages), les frais de restauration (repas, séminaires), les frais d’hébergement (nuits d’hôtel), ainsi que d’autres dépenses exceptionnelles (achats ponctuels pour l’entreprise). Chaque dépense doit impérativement être justifiée par un reçu ou une facture afin d’assurer la conformité comptable et fiscale.

Toutefois, gérer efficacement ces notes peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît initialement. Les entreprises font souvent face à plusieurs difficultés comme la perte ou la mauvaise gestion des justificatifs, des erreurs fréquentes dans la saisie des montants ou des dates, des retards dans les processus de validation, voire des risques de non-conformité vis-à-vis des règles fiscales en vigueur. Sans compter un volume élevé de demandes à traiter pour les structures de grande taille.

Afin d’éviter ces écueils, les entreprises peuvent désormais compter sur des outils dédiés spécifiquement à la gestion des notes de frais. Ils permettent de simplifier, automatiser et sécuriser l’ensemble du processus, du dépôt initial des justificatifs jusqu’au remboursement effectif des collaborateurs.

Les meilleurs outils pour la gestion des notes de frais

Neo

Notes de frais

Vertical Expense

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Spendesk

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Expensya

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5 bonnes raisons d’utiliser un outil pour gérer les notes de frais

Voici cinq avantages concrets qui démontrent pourquoi l’utilisation d’un outil dédié à la gestion des notes de frais facilite le quotidien des entreprises :

1. Un gain de temps considérable : les outils dédiés à la gestion des notes de frais permettent d’automatiser plusieurs étapes du processus. On pense notamment à la saisie simplifiée grâce à la reconnaissance automatique des reçus, la validation rapide par workflow automatisé et l’intégration directe aux logiciels comptables existants. Cette automatisation libère ainsi du temps précieux aux équipes administratives et financières.
2. Une réduction significative des erreurs et des risques : la gestion manuelle des notes de frais est souvent source d’erreurs, comme une saisie incorrecte de montants ou de la TVA, ou l’absence accidentelle de justificatifs. Les logiciels de gestion réduisent ces risques grâce des vérifications automatiques, tout en facilitant la conformité aux réglementations fiscales.
3. Une meilleure traçabilité des dépenses : avec un outil de gestion des notes de frais, chaque dépense professionnelle est clairement documentée, suivie et archivée électroniquement. Cette transparence facilite grandement les audits internes et externes en assurant une traçabilité complète et instantanée.
4. Une simplification du processus pour les collaborateurs : les salarié(e)s apprécient la simplicité d’utilisation des outils de gestion des notes de frais, souvent accessibles sur une application mobile intuitive. Ils peuvent photographier directement leurs justificatifs, saisir rapidement leurs dépenses et suivre en temps réel l’état d’avancement de leur remboursement.
5. Une optimisation des coûts et une meilleure maîtrise financière : enfin, la mise en place d’un outil dédié permet aux entreprises d’obtenir une visibilité complète et en temps réel sur leurs dépenses professionnelles. Grâce aux tableaux de bord intuitifs, il devient plus facile pour les responsables financiers d’analyser précisément les dépenses ou de détecter des sources potentielles d’économies.