10 formules à connaître pour bien débuter sur Excel

1. Additionner plusieurs cellules avec =SOMME

Parmi les nombreuses formules et fonctions Excel qui existent, celle-ci vous permet d’additionner plusieurs données et d’obtenir un résultat de manière automatique. Pour l’utiliser, procédez comme ceci :

• Placez-vous sur la cellule où vous souhaitez entrer la somme (B6 dans cet exemple),
• Cliquez sur l’onglet Formules puis sur Somme automatique et Somme
• Sélectionnez les cellules que vous souhaitez calculer (B2 à B5) puis cliquez sur Entrer.

2. Calculer la moyenne de plusieurs données avec =MOYENNE

Pour calculer une moyenne de plusieurs données sur Excel :

• Rendez-vous sur la cellule où vous souhaitez calculer votre moyenne (B5 dans cet exemple),
• Cliquez sur l’onglet Formules puis sur Somme automatique et Moyenne
• Sélectionnez les données concernées (B2 à B4) et validez avec Entrer.

3. Comptabiliser les cellules qui ont des valeurs numériques avec =NB

Dans cet exemple, la formule NB vous aidera à connaître le nombre de jours et d’heures travaillés de vos collaborateurs, par exemple.

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx), choisissez NB puis validez avec OK,
• Dans la section valeur 1, sélectionnez la plage de cellule concernée (ici : C2:C8) puis cliquez sur OK,
• Vous obtenez le nombre de jours travaillés par Sandrine, c’est-à-dire 5.

4. Obtenir le plus petit nombre d’une plage de cellules avec =MIN

Dans Excel, pour obtenir le plus petit nombre d’une plage de cellules, vous pouvez vous servir de la fonction MIN. À l’inverse, la fonction MAX vous permettra de calculer le plus grand nombre de cette plage de cellules.

Pour connaître le nombre le plus petit d’une série de chiffres : sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparaître le résultat (B7 dans l’exemple ci-dessous), puis :

• Cliquez sur l’onglet Formules puis sur Somme automatique,
• Choisissez dans le menu déroulant la fonction MIN,
• Sélectionnez les données concernées (B3 à B6) et validez avec Entrer.

5. Rechercher des données dans plusieurs feuilles ou classeurs

Pour rechercher certaines données dans plusieurs feuilles et classeurs Excel, la formule RECHERCHE est idéale. Cette fonction vous permet de mettre en parallèle plusieurs plages afin de trouver la valeur d’une cellule liée à une autre. Dans l’exemple ci-dessous, l’objectif est de connaître le type de facture qui rassemble les ventes les plus faibles. Pour cela :

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx), choisissez RECHERCHE puis validez avec OK,
• Dans la section Valeur_cherchée, inscrivez le nombre de ventes le plus faible,
• Dans la section Vecteur_recherche, déterminez la plage de cellules relative aux ventes,
• Dans la section Vecteur_résultat, déterminez la place relative aux types de factures,
• Validez avec OK.

Il existe d’autres formules de recherches sur Excel :

• RECHERCHEH : elle se base sur une recherche horizontale et prend en considération les lignes du tableau.
• RECHERCHEV : cette formule permet d’isoler une information et de trouver l’élément qui correspond à cette information, sur une plage donnée, de manière verticale dans le tableau.
• RECHERCHEX : cette fonction réunit les avantages des autres formules de recherches en épargnant certains calculs.

6. Comparer une valeur avec un résultat avec la formule =SI

La formule SI, particulièrement populaire sur Excel, vous permet de comparer 2 résultats entre eux en intégrant une instruction. Pour utiliser la formule SI :

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx),
• Choisissez la fonction SI puis validez avec OK,
• Dans la section Test_logique : inscrivez la condition à vérifier,
• Dans la section Valeur_si_vrai : la valeur qui apparaît si la condition est respectée,
• Dans la section Valeur_si_faux : la valeur qui apparaît si la condition n’est pas respectée.
• Validez avec OK.

7. Supprimer les valeurs d’erreurs avec la formule =SIERREUR

Vous souhaitez masquer les valeurs d’erreur présentes dans certaines formules de votre tableur (ex : #DIV/0!, #NOMBRE! #N/A, #VALEUR!, ou #NOM) ? La formule SIERREUR permet d’afficher une valeur de votre choix en cas d’erreur :

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx), choisissez la fonction SIERREUR puis validez avec OK,
• Dans la section Valeur : indiquez les valeurs (ou les formules) à vérifier,
• Dans la section Valeur_si_erreur : indiquez la valeur qui doit apparaître si le résultat est un message d’erreur,
• Validez avec OK.

8. Indiquer l’heure et la date du jour grâce à la formule =MAINTENANT

Vous souhaitez ajouter la date du jour et l’heure à votre document Excel ? Une formule très simple existe pour ajouter ces informations automatiquement.

• Rendez-vous sur une cellule de votre document Excel,
• Inscrivez =MAINTENANT() puis validez par Entrer.

9. Extraire une partie d’une cellule avec la formule =STXT

La fonction STXT sur Excel vous permet d’extraire une partie d’une cellule dans une chaîne de caractères. Ici, par exemple, l’objectif est d’extraire le numéro qui se trouve dans la référence d’un produit.

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx), sélectionnez STXT puis OK,
• Dans la section Texte : sélectionnez le numéro de référence,
• Dans la section No_départ : précisez la position du 1er caractère à extraire,
• Dans la section No_car : indiquez le nombre de caractères à supprimer,
• Validez avec OK.

10. Combiner les éléments d’une cellule avec la formule =CONCAT

Pour combiner les valeurs de plusieurs cellules au sein d’une cellule unique, voici comment procéder :

• Rendez-vous dans l’assistant fonction d’Excel (fx), sélectionnez CONCAT puis OK,
• Dans la section Texte 1 : inscrivez le 1er texte que vous souhaitez regrouper,
• Dans le section Texte 2 : indiquez le 2e élément que vous souhaitez combiner.
• Complétez les différentes sections Texte autant de fois que nécessaire, puis validez en appuyant sur OK.

À noter que depuis 2016, la fonction CONCAT remplace la fonction CONCATENER.