Fiche de paie : checklist des mentions obligatoires et des éléments variables

Le bulletin de salaire est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à chaque salarié de l’entreprise. Il comporte de nombreuses informations relatives au salaire, à l’identité ou encore aux absences. Certaines mentions sont obligatoires, d’autres variables. Pour vous aider à mieux comprendre les fiches de paie, nous avons listé pour vous les mentions obligatoires, les mentions interdites et les éléments variables.

Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

Les mentions obligatoires à inscrire sur un bulletin de salaire sont parfois amenées à évoluer avec le temps. En 2022, voici la liste des mentions obligatoires :

Identité de l’employeur et du salarié

• Nom et adresse de l’employeur, ou désignation de l’établissement dont dépend le salarié,
• Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (correspond au code APE ou code NAF),
• Numéro Siret,
• Convention collective de branche applicable au salarié, ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail,
• Nom et emploi du salarié,
• Position du salarié dans la classification conventionnelle (coefficient hiérarchique),
• Période et nombre d’heures de travail, en distinguant les heures normales des heures supplémentaires, et en mentionnant les taux appliqués,
• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés au forfait,
• Nature de la base de calcul du salaire lorsqu’elle ne correspond pas à la durée du travail,
• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

Salaire

• Rémunération brute du salarié,
• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales avant déduction des exonérations et exemptions,
• Taux des cotisations et contributions sociales avant déduction des exonérations et exemptions,
• Nature et montant des autres versements et retenues,
• Montant reçu par le salarié,
• Date du paiement du salaire,
• Date de congé et montant correspondant à l’indemnité de congés payés si une période de congé annuelle est prise pendant la période de paie concernée.

Cotisations et contributions sociales

• Montant des cotisations de protection sociale (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage),
• Montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales,
• Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Net à payer et net imposable

• Montant net à payer avant impôt,
• Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

Impôt sur le revenu

• Montant net imposable, qui sert de base pour le calcul du prélèvement à la source,
• Cumul annuel des montants nets imposables qui servent de base pour le calcul du prélèvement à la source,
• Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source,
• Montant net des heures complémentaires et supplémentaires exonérées,
• Cumul annuel des montants net des heures complémentaires et supplémentaires exonérées.

Mentions finales

• Mention incitant le salarié à bien conserver le bulletin de salaire sans aucune limite de durée,
• Nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle,
• Mention finale : « pour plus d’informations, consultez le site Internet www.servicepublic.fr rubrique cotisations sociales ».

Pour n’oublier aucune mention obligatoire sur vos fiches de paie, vous pouvez utiliser un logiciel de paie, conçu pour éditer les bulletins de salaire, gérer les déclarations sociales ou encore tenir le registre du personnel.

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Les mentions interdites sur une fiche de paie

L’employeur ne peut pas faire figurer l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel sur le bulletin de salaire. En effet, la nature exacte et le montant de la rémunération qui correspondent à l’activité de représentant du personnel ne peuvent figurer que sur une fiche annexée au bulletin de salaire. Ce sont les seules mentions interdites sur une fiche de paie.

Les éléments variables du bulletin de paie

Lors de l’embauche d’un salarié, un salaire contractuel brut de base est défini. Il correspond à un montant fixe, mais peut parfois changer en raison de certains éléments variables. Ils sont divers, et regroupent de nombreuses primes, commissions, rappels de salaires, heures supplémentaires, absences rémunérées ou non, etc.

Les éléments liés au temps de travail

Les heures supplémentaires, qui interviennent en cas de dépassement du temps plein, constituent un élément variable. En effet, une majoration, qui dépend de plusieurs conditions, s’applique sur le salaire horaire de base. Les montants présents sur la fiche de paie évoluent selon les heures supplémentaires.

À noter que la rémunération des heures supplémentaires peut également être remplacée par du repos compensateur équivalent (dont la durée correspond à la rémunération majorée).

Les éléments liés à une absence

Pour prendre en compte cet élément, il faut bien dissocier les absences rémunérées des absences non rémunérées (hors congés payés et absence maladie) :

• Les absences non rémunérées : ces absences peuvent être diverses (entrée ou sortie du salarié pendant la période en cours, congé sans solde…). Elles font partie des éléments variables, car en cas de temps de travail inférieur au temps de référence, il faut déduire le montant de l’absence sur le salaire du salarié.
• Les absences rémunérées : elles concernent les absences qui ne font pas l’objet d’une déduction de salaire (RTT ou encore congés pour événements familiaux). Ces absences n’ont aucune incidence sur le salaire versé, et n’entraînent pas de modifications sur le bulletin de paie.

Les éléments liés aux congés payés

Au cours de l’année, un salarié qui travaille acquiert le droit de prendre des jours de congés payés. Lorsqu’il décide de les utiliser, il perçoit une indemnité de congés payés, qui doit figurer sur sa fiche de paie.

Les éléments liés à un arrêt maladie

En cas d’arrêt maladie du salarié, des indemnités journalières (correspondant à 50 % du salaire journalier de base, calculé sur les 3 derniers mois de travail et dans la limite de 1,8x le SMIC) lui sont versées à partir du 4ème jour par la Sécurité sociale. Les 3 premiers jours constituent un délai de carence, et le salarié ne perçoit rien.

La loi prévoit un complément de salaire, à la charge de l’employeur, qui permet d’assurer au salarié une grande partie de sa rémunération brute pendant les 60 premiers jours de son absence (chiffre évolutif selon l’ancienneté). Toutes ces modifications sont indiquées sur le bulletin de paie de la période concernée.